Reto De Cuentas Por Cobrar.

EL RETO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Cuando compre mi negocio hace casi 6 años, las cuentas por cobrar se negociaban a 53 días. En un año, de mi brillante administración, ese número se había aumentado a 60 días. Luego, teníamos valores incobrables de más de $100,000. um. Como es de imaginarse esto capto mi atención.

Habíamos puesto en práctica sistemas eficaces en otros aspectos de las operaciones durante el primer año. Sin embargo, fuimos negligentes con las cuentas por cobrar, y había una razón para ello. Primero que nada, era una parte de la administración en la que yo no tenía experiencia. Segundo, mi optimismo y mi impaciencia por hacer crecer la empresa me llevaron a tomar decisiones poco prudentes en la extensión del crédito. Por ultimo, hay que afrontarlo: el manejo de las cuentas por cobrar es uno de los aspectos más desagradables del manejo de una empresa. De hecho, es bastante ingrato.

A pesar de esto, tener $100,000 um de cuentas incobrables nos llevo a un análisis básico de todo lo que habíamos hecho.

Aquí esta lo que había influido:

Análisis del personal. He descubierto con frecuencia que el primer paso hacia el progreso es colocar a alguien diferente en los puestos clave. Esto fue así en este caso. Nuestro gerente de crédito no seria la persona adecuada para el puesto en cuanto se modernizara el sistema de crédito. Lo sustituimos con una mujer que empezó de recepcionista en la empresa y había progresado en esta. Aunque no contaba con experiencia académica ni en cuentas por cobrar, tenía cierta energía y personalidad que parecían las apropiadas. Y así fue. También le dimos un incentivo, se le daría una comisión de $20 um a $100 um cada mes con base en el número de días que disminuyeran los valores por cobrar. Y fue muy eficiente presionando a los morosos y limitando nuestra posibilidad de perdidas.

No participe en forma personal. Por ultimo, fue claro —aun para mí— que mientras no me desligara de la actividad cotidiana del área de crédito, no progresaríamos. Los propietarios son optimistas. Estamos interesados en los clientes. Y ambas características son fatales en el proceso de aprobación de un crédito. Así fijamos las reglas, yo ya no aprobaría personalmente las peticiones de crédito.

Establezca desde el principio el perfil de sus deudores. Existe una vasta bibliografía al respecto, en consecuencia, no voy a ser redundante, excepto en la recomendación: hágalo. Muchas empresas lo comprenden, pero fracasan al establecer los procedimientos y políticas necesarios. Nosotros no fuimos la excepción, no obstante, ahora estamos convencidos de su necesidad.

Una técnica que aplicamos recibió la bienvenida de nuestros vendedores y deudores. Con bastante frecuencia, para cerrar la venta de un cliente que requería entrega rápida, le abríamos un crédito puente. Así, no podíamos continuar entonces, mientras tanto instituimos la aprobación de crédito, "inmediato". El vendedor debería proporcionarnos una referencia bancaria y dos personales del cliente, y nosotros daríamos respuesta en medio día para el primer envió —en el entendido de que después se aprobaría el crédito por completo.

Verifiqué el crédito antes del envío. Nuestro sistema de cómputo tenía bastante capacidad para verificar el crédito en el momento en que llegaba la orden, al menos en teoría. El problema era, en parte, por el sistema y porque se

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