Selección Y Control De Proveedores Relaciones Con Los Proveedores

I.- Investigación de Proveedores nacionales y extranjeros.

1.- Selección Preliminar de las fuentes de abastecimiento. El propósito de esta selección es establecer una lista de oferentes, de quienes puedan solicitarse cotizaciones.

A) Fuentes de Información:

a) Directorios telefónicos clasificados: Son útiles para identificar, servicios y artículos disponibles localmente.

b) Guías de compradores: Son de gran variedad, usualmente abarcan una industria en particular.

c) Registros: Son listados cuyo valor está en identificar fuentes para un contacto específico.

d) Proyección de datos filmados: Sistemas que utilizan un proyector y una pantalla en conjunción, ya sea con microfilms o transparencias.

c) Catálogo y literatura de publicidad: Este material es excelente para referencias específicas, está entre los mejores métodos de selección preliminar.

B) Fuentes de Contactos Personales y la Experiencia:

a) Entrevistas con vendedores y representantes de los fabricantes: Es la fuente más productiva posible.

b) Fuentes internas de Especialidad: Los departamentos de investigación deben ser los concentrados de conocimiento especializado, y su opinión debe ser considerado.

c) Índices del Archivo de Proveedores: Cuando están al día, resultan de gran ayuda para las compras, permitiendo hacer llamadas telefónicas con un mínimo de retraso.

d) Organizaciones de Compras: Son grupos especialistas que tiene gran experiencia.

e) Muestras y exhibiciones comerciales: Es propia para el área de interés del comprador, siendo el objetivo la obtención de conocimientos.

2.- Características de los artículos. Son ciertos hechos básicos que deben ser conocidos antes de que pueda tomarse la decisión de la selección de la fuente.

A) Clasificación de las industrias: Primero es necesario conocer, cuales son las industrias o las empresas que producen o venden el artículo requerido, tan pronto se conoce este dato, el número de proveedores se reduce a un grupo de compañías que integran esa rama.

B) Disponibilidad Comercial del Producto. Los catálogos de los productos indican entre los tamaños de stocks, que adicionalmente a su mayor disponibilidad, son casi siempre de menor precio.

C) Cantidad que ha de ser Comprada. Si la cantidad es pequeña, moderada o grande, influirá decisivamente para escoger el tipo de fuente que debe ser considerada, si va a ser un distribuidor o un fabricantes.

D) El Tiempo como Elemento de Compra. Cuando el tiempo disponible para la producción, es igual o mayor al mínimo necesario para su transformación la fuente potenciales lógicas serán los elaboradores.

3.- Fuentes de Información respecto a los Proveedores. El siguiente paso es cerciorarse de qué las fuentes de abastecimiento se tienen disponibles, el conocimiento de ello es un prerrequisito para cualquier compra efectiva.

A) Catálogos: Los catálogos de las fuentes de abastecimiento más reconocidas, y que contienen los materiales más importantes en los cuales están interesadas determinadas empresas, son esenciales para el departamento de compras debidamente administrado.

B) Revistas Profesionales: Constituye una fuente de información muy importante, en cuanto a proveedores potenciales.

C) Directorios de Empresas: Es otra fuente importante de información, pero varían ampliamente en cuanto a su precisión y su utilidad, debiendo extremar cuidados para su uso.

D) Representantes de Ventas: Un funcionario de compras sagaz, se propondrá en los tiempos actuales, visitar diariamente el mayor número de agentes de ventas, sin llegar a descuidar sus demás acciones.

E) Visitas a las Plantas de los Proveedores: En algún caso, un representante de Compras podrá a un proveedor potencial, con el fin de formarse una opinión mediante la observación directa.

F) Muestrarios: Se refiere a examinar algunas muestras del producto del Proveedor, lo cual es muy conveniente para comprobar que lo que ofrece se cumple.

4.- Localización Geográfica de la Fuente. La primera base es que una fuente local puede frecuentemente, ofrecer un servicio más confiable que otra que se encuentra localizada a grandes distancias, es factible señalar que las entregas a tiempo, serían en oportunidad y cómodas, tanto debido a la distancia sea más corta, porque se reduce el riesgo de interrupción en el servicio de transporte. La segunda base, es para preferir fuentes de abastecimiento locales de abastecimiento, descansa sobre aspectos bastantes razonables, pero menos evidentes, ya que la empresa le debe mucho a la comunidad regional, que es en esta donde vive la mayor parte de sus empleados y donde desarrolla sus actividades.

5.- Fuentes de Abastecimiento en el Extranjero. Existe un gran número de obstáculos y restricciones importantes respecto al comercio internacional, como son los idiomas, costumbres, trámites burocráticos, impuestos, tiempos de espera, formas de transportación, la incertidumbre del mercado monetario internacional. Se recomienda la utilización de los servicios de un importador para resolver dudas respecto a calidad, disponibilidad, aceptación de la corporación, o bien, negociar directamente con las fuentes del extranjero.

6.- Compras de Importación. Ha habido una persistente tendencia a estimular las importaciones con la reducción de tarifas aduanales, mediante convenios mercantiles recíprocos, en el Comercio Internacional, alimentan y facilitan el aumento de las importaciones y la necesidad que se tomen en consideración. Es evidente el crecimiento en el volumen, diversidad de materiales y productos procedentes de países extranjeros, lo que demanda la inclusión de fuentes extranjeras de abastecimiento.

A) Aspectos Inusitados Son los problemas peculiares de las compras de importación, se relacionan en mucho mayor grado, en el caso de las compras nacionales, con la naturaleza y las costumbres del extranjero, pues la moneda y el cambio, la documentación, condiciones de pago, calidad, etc., con elementos esenciales.

a) Cambios de Tipos Fluctuantes. Las divisas extranjeras, incluyendo el riesgo de devaluación inesperada, cargos por intereses o cambios, su influencia en los métodos, costos, y de los pagos, no tienen paralelo en las compras nacionales.

b) Seguros Contra el Riesgo de Guerra. Es una protección parcial, pero no ampara contra la imposibilidad del Exportador de embarcar o de recibir las mercancías por el Importador, con motivo, quizá de acción gubernamental.

c) Reglamentación Gubernamental. El gobierno impone ciertos controles a la importación de mercancías, tanto para hacer cumplir restricciones aplicadas de cuando en cuando, como para cobrar derechos de importación por las mercancías que no estén exentas.

d) Documentación. Es costumbre que se requieran documentos no usuales en las transacciones nacionales, respecto a las de importación con Cartas de Crédito, con la cual el vendedor extranjero gira y obtiene pago en el país de origen.

e) Conocimiento del Embarque. Debe ser limpio de carga a bordo, emitido por la compañía de navegación, aceptando el embarque y detallando la cantidad, descripción y marcas de las mercancías que se van a transportar.

f) Certificado de Origen. Es una declaración para fines de entrada en las aduanas del país importador, certificado en el país donde se han originado las mercancías.

g) Certificado de Peso. Cuando el kilaje ha sido determinado por un pesador independiente autorizado, una oficina de Gobierno, etc., como base para determinar la cantidad embarcada.

h) Certificado de Análisis. Los artículos que se compran en base a análisis químicos, también de especificaciones de una analista oficial, lo cual será base para determinar la calidad para la aceptación según se haya dispuesto en el contrato de compra.

i) Certificado de Inspección. Identifica el material exacto embarcado, contra los otros documentos o el contrato.

j) Póliza o Certificado de Seguro. Este documento es importante para todos los requisitos de embarque de importación, el tipo de seguro y su importe, se harán de acuerdo a lo convenido por comprador y vendedor.

k) Marcas de Bultos. Los importadores deben de familiarizarse con las marcas que exigen las autoridades portuarias o aduaneras, que deben transmitir información, en detalle al embarcador, para que le sirva de guía y como inclusión en las facturas.

l) Pagos. El comprador debe tener conocimiento de las monedas extranjeras y familiarizarse con los procedimientos de algunos métodos de pago de mercancías de importación.

II.- Selección de Proveedores y Cotizaciones

1.- Decisión de seleccionar a los proveedores. La decisión siempre debe estar respaldada, ya que la compra se deber realizar de la manera más adecuada, descansa en un razonamiento que justifique tal decisión.

2.- Características de lo que es un buen proveedor. Un adecuado proveedor será aquel que realice lo siguiente para sus clientes, venda productos de calidad especificada y haga entrega de ellos, en las fechas establecidas, ofrezca precios aceptables, sea capaz de atender necesidades imprevistas.

3.- Selección de Cotizaciones. Los factores a ser considerados, en la acción preliminar son:

A) Número de Oferentes Deseado. El número de fuentes potenciales seleccionadas para cotizar precios, deben ser suficientes para asegurar la competencia, esta lista es conveniente que sea tan amplia, como necesaria para asegurar que se tomen en cuenta, todos

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