Sena Guia 5

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No.1

http://prezi.com/ibh3bcbq4ul2/documentos-contables-y-no-contables/

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No.2

El archivo

1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya trasmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventario, conservación y servicio de los documentos.

3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

Es decir, “archivo” es una palabra polisémica que se refiere tanto a:

 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

 La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

 El edificio o local donde se custodia dicho fondo.

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.

Clases de archivos

- Archivos de gestión o de oficina

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en este depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir di traslado al archivo central. Las oficinas deberán transferir el archivo central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados –respetando la secuencia de si producción- y previamente depurados –extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-. Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionaran las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estos trasferencias no solo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los archivos de gestión y el archivo central. El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el jefe del archivo central.

- Archivo central o intermedio

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en un segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibido los documentos en el archivo central, el jefe de esta deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina. La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD. Antes de transferir el archivo histórico se aplicara la disposición final y procedimientos previstos en la TRD.

- Archivo histórico o permanente

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.

Características:

- Gestiona la administración de instituciones, contactos, empleados y demás tipos de sujetos con los cuales se establece el manejo de la gestión documental

- Permite el manejo de correspondencia recibida y despachada.

- Realiza seguimiento a la correspondencia que debe tener respuesta en un tiempo establecido, tales como derechos de petición y tutelas, estableciendo los responsables

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