Sistema De Informacion Para La Adminsitracion

Sistemas de Información para la Administración. (SIA).

Los sistemas de información para la administración tienen como objetivo principal mostrar una visión general de la situación de la empresa. Consecuentemente, estos muestran la situación de las operaciones regulares de la empresa para que los directivos puedan controlar, organizar, planear y dirigir.

Proporcionan a los administradores informes y acceso en línea a los registros ordinarios e históricos de la institución. Sirven principalmente a las funciones de planeación, control y toma de decisiones al nivel de administración gerencial. Toman la información obtenida de los SPO y la presentan en forma de resumen rutinario y de informes de excepción. Emplean modelos muy sencillos para presentar la información. Son orientados casi exclusivamente a hechos internos y no externos.

Las necesidades. Este proceso también se denomina e licitación de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de algún método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante para el SI que se propondrá.

Fuentes de información a diversos tipos de documentos que contienen datos útiles para satisfacer una demanda de información o conocimiento.

Conocer, distinguir y seleccionar las fuentes de información adecuadas para el trabajo que se está realizando es parte del proceso de investigación.

El administrador como parte del procesamiento de la información

El Administrador de procesos le permite revisar los procesos que se estén ejecutando y comprobar el rendimiento del sistema. Después de diagnosticar el sistema, puede elegir finalizar procesos que considere no deseados para mejorar la velocidad de procesamiento del equipo, optimizar los procesos o ignorar procesos en próximos análisis.

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario efectuar las siguientes etapas o pasos:

1. Preparación del estudio.

2. Registro de datos.

3. Análisis de los hechos.

4. Desarrollo de la mejor solución.

5. Implantación del nuevo procedimiento.

6. Mantenimiento de los procedimientos.

Características de los Administradores

Se dice que el administrador pone en práctica sus conocimientos adquiridos al servicio de las organizaciones. El administrador es el encargado de acomodar y darle orden a las entradas y salidas de una empresa, con esto se refiere a dinero, personas, materiales, equipos, maquinaria, etc. Este es el encargado de agrupar todo de tal manera que algo el desorden, después de que el administrador lo revise y lo acomode, haga armonía empresarial.

Existen dos características básicas de los administradores

Los administradores deben tomas sus decisiones basándose en la manera de cómo las personas a su cargo dan uso a los recursos. En esta característica, se ve como un buen administrador parte de la aptitud de un buen obrero o trabajador y así le asigna recursos para laborar. Es el caso de cuando se reemplazan equipos tecnológicos en una empresa. Un buen administrador deberá conocer a sus trabajadores para así tener la plena capacidad de decidir a quien se le asignara el nuevo recurso.

Los administradores deben responder ante un superior por las actividades de sus trabajadores. En este caso, un administrador deberá estar en la capacidad de responder ante un jefe superior a el por todas las actividades desarrolladas por las personas a su cargo. Para esto, se rinden cuentas de la eficiencia y la eficacia con la que se realiza las labores.

La información y la organización

La información que se distribuyen con los sistemas es considerada como uno de los recursos valiosos de las organizaciones, en el sentido de que ésta es utilizada para darle seguimiento a las actividades diarias. Debe tenerse en cuenta entonces, que los Sistemas de Información ayudan a las organizaciones al trabajador más inteligentemente, no más complicadamente.

De hecho, nadie pone en duda que la “información es poder” por lo que muchas organizaciones disponen los recursos necesarios para su obtención y control, ya que ésta y la tecnología de información ayudan al desarrollo competitivo de las mismas, diferenciándolas de la competencia, creando nuevos productos y servicios, nuevas barreras de entrada, etc.

Así, se deriva que el papel fundamental de los sistemas de información en las empresas, se orienta a tres áreas:

• Soporte de los procesos empresariales mediante:

o Sistemas de Procesamiento de Transacciones

1. o Sistemas de control de procesos industriales

o Sistemas de colaboración empresarial

2. • Soporte de la toma de decisiones gerenciales mediante:

o Sistemas de Información Gerencial con informes especificados con anterioridad para los gerentes

3. o Sistemas de Apoyo a las Decisiones

o Sistemas de Información Ejecutiva

• Soporte a la estrategia para generar ventaja competitiva

Procesamiento de Información.

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.

Generalidades de los sistemas de información

• En teoría de sistemas: un sistema de información es un sistema, automatizado o manual, que abarca personas, máquinas, y/o métodos organizados de recolección de datos, procesamiento, transmisión y diseminación de datos que representa información para el usuario.

• En seguridad computacional: un sistema de información está descrito por tres componentes:

• Estructura:

• Repositorios, que almacenan los datos permanentemente

• Esto o temporalmente, tales como "buffers (memoria de acceso aleatorio), discos duros, caché, etc.

• Interfaces, que permiten el intercambio de información con el mundo no digital, tales como teclados, altavoces, monitores, escáneres, impresoras, etc.

• Canales, que conectan los repositorios entre sí, tales como "buses", cables, enlaces inalámbricos, etc. Una red de trabajo es un conjunto de canales físicos y lógicos.

• Comportamiento:

• Servicios, los cuales proveen algún valor a los usuarios o a otros servicios mediante el intercambio de mensajes.

• Mensajes, que acarrean un contenido o significado hacia los usuarios internos o servicios

• Mensajes, que acarrean un contenido o significado hacia los usuarios internos o servicios

Definición de Sistema una serie estructurada o integrada de procesos para manejar información o datos caracterizada por un procesamiento repetitivo de inputs , actualización de datos y generación de outputs.

Los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes, y otras salidas.

Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos. El conjunto particular de subsistemas utilizados (equipo especifico, programas, archivos, y procedimientos) es lo que se denomina una aplicación de sistemas de información. De esta forma, los sistemas de información pueden tener aplicaciones en ventas, contabilidad o compras.

La estructura de la organización " es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.

Es el entramado de puestos de trabajo y departamentos que orienta la conducta de los individuos y grupos hacia la consecución de los objetivos de la organización".

La estructura permite la existencia de un orden metódico entre las distintas funciones de la organización lo que permite conseguir los objetivos fijados.

Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada individuo al logro de los objetivos de la empresa.

• Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtención de los objetivos deseados con el mínimo coste posible.

• La organización formal: es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y con el propósito de establecer un objetivo específico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerárquica que ordenan las relaciones entre sus miembros.

• La organización informal: son las relaciones sociales que surgen de forma espontánea entre el personal de una empresa. La organización informal es un complemento a la formal si los directores saben y pueden controlarla con habilidad.

Funciones del SI son:

• Recogida de la información: es la actividad de registrar o captar información para que pueda utilizarse con posterioridad. El problema principal radica en la creación de un soporte físico adecuado y la elección de un código eficiente para su representación.

• Acopio o acumulación: consiste en la agrupación de la información recogida en lugares y momentos diferentes.

• Tratamiento de la información: en él se pueden distinguir tres operaciones fundamentales: de ordenamiento, de cálculo aritmético-lógico y de transferencia de información. Una vez transformada la información, ella debe cumplir con una serie de requisitos de los cuales los más relevantes son: claridad, precisión, ser oportuna, directamente utilizable, coordinada, completa, jerarquizada, sintética y necesaria. Aunque, en la mayoría de los casos, la información adolece de defectos, de los cuales los más comunes son: proliferación excesiva, anarquía, lentitud de avance y tendencia a la aproximación.

• Difusión de la información: el problema de la difusión consiste en dar respuesta a tres preguntas fundamentales: cómo, cuándo y a quién.

Los elementos del sistema de información

(1) Base de Datos: Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables;

(2) Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información;

(3) Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos.

Los restantes elementos de un sistema de información son:

(4) Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahi que aparezca en línea de puntos);

(5) Usuario: Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema y

(6) Procedimientos Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos.

Tipos de sistemas de información

Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organización con el fin de ser más productivos y obtener ventajas competitivas, en primer término, se puede clasificar a los sistemas de información en:

• Sistemas Competitivos

• Sistemas Cooperativos

• Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio

Esta clasificación es muy genérica, y en la práctica no obedece a una diferenciación real de sistemas de información reales, ya que en la práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos o las tres) de las características anteriores. En los sub apartados siguientes se hacen unas clasificaciones más concretas (y reales) de sistemas de información.

Características del sistema de información

Sistemas transaccionales. Su principal característica es:

• A través de estos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

Sistemas de apoyo a las decisiones. La principal característica de estos es:

• Apoyan la toma de decisiones, por su misma naturaleza, son repetitivos y soportan decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etcétera.

Sistemas de apoyo de las decisiones. La principal característica de estos es que:

• Suelen introducirse después de la implantación de los sistemas transaccionales más relevantes de la empresa, porque estos últimos constituyen su plataforma de información.

Sistemas estratégicos. Su principal característica es:

• Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

Ahora bien, los sistemas de gestión de información (SGI) permiten:8

• Comprender la marcha de las organizaciones desde un enfoque analítico (donde queremos estar), evaluador (donde estamos) y creativo (donde podríamos estar).

• Develar oportunidades que merezcan ser explotadas y contrarrestar amenazas.

• Establecer los factores que resulten críticos y las necesidades asociadas con el SGI.

• Estudiar el impacto de los SGI en la posición del negocio y buscar nuevas oportunidades.

En el caso del diseño de un SGI precisa de:

• Un análisis previo de las necesidades de información de la organización.

• Un diagnóstico de la situación.

• Una auditoría de información que permita conocer los recursos de información disponibles y los que faltan, para qué y quiénes lo utilizan, qué valor se le añade en su uso, entre otros.

Definición

Las TIC son aquellas tecnologías que permiten transmitir, procesar y difundir información de manera instantánea. Son consideradas la base para reducir la Brecha Digital sobre la que se tiene que construir una Sociedad de la Información y una Economía del Conocimiento.

Tipos de TIC

Más media o medios de comunicación masivos:

Son los medios de comunicación recibidos simultáneamente por una gran audiencia, equivalente al concepto sociológico de masas o al concepto comunicativo de público.

La finalidad de estos medios de comunicación podría ser, según la fórmula acuñada específicamente para la televisión, formar, informar y entretener al público que tiene acceso a ellos. Atendiendo a los intereses que defienden, buscan el beneficio económico del empresario o grupo empresarial que los dirige, habitualmente concentrado en grandes grupos de comunicación multimedia, e influir en su público ideológicamente y mediante la publicidad.

La comunicación de masas es el nombre que recibe la interacción entre un emisor único (o comunicador) y un receptor masivo (o audiencia), un grupo numeroso de personas que cumpla simultáneamente con tres condiciones: ser grande, ser heterogéneo y ser anónimo.

Efectos de las TIC en la opinión pública

La tecnología y sus avances, al cambiar el estilo de vida de los humanos, han cambiado también la forma de comunicación entre los mismos. Es así que la tecnología, a través de los medios de comunicación, ha desempeñado un papel relevante en la formación de la opinión pública y en los temas que ésta debate. De tal suerte que hoy en día se ha generado una relación de dependencia entre la sociedad y los medios. Sin embargo, esta relación no es tan simple, pues se encuentra estrechamente vinculada al tipo de régimen político en el que se presente. Así mismo, la importancia de la opinión pública tendrá un enfoque distinto en los regímenes autoritarios y en los democráticos. Este último dará mayor espacio a la tecnología y a los medios de comunicación, fomentando con ello la comunicación de masas y al mismo tiempo, la generación de una nueva opinión pública.

Las nuevas tecnologías de la Información y la Comunicación están influyendo notoriamente en los procesos de creación y cambio de las corrientes de opinión pública. Objetos tan habituales como la televisión, el móvil y el ordenador, además de la radio, están constantemente transmitiendo mensajes, intentando llevar a su terreno a los oyentes, telespectadores o usuarios de estos medios. A través de mensajes de texto, correos electrónicos, blogs, y otros espacios dentro de internet, las personas se dejan influir sin apenas ser conscientes de ello, afirmando que creen esa versión porque «lo han dicho los medios» o «viene en internet».

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