Sistemas Contables

PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS CONTABLES

El sistema contable debe suministrar toda la información que la organización necesita. El tipo de sistema contable utilizado depende de la información que necesite la organización, pero todos deberían contar con las siguientes características:

1) eficiencia,

2) controles internos adecuados,

3) flexibilidad ante un entorno cambiante, y

4) compatibilidad y adaptabilidad a la estructura de la organización.

INSTALACIÓN Y REVISIÓN DE LOS SISTEMAS CONTABLES

La instalación y revisión de un sistema contable exige una comprensión total de las operaciones de la empresa. Para instalar o cambiar un sistema contable son necesarios los siguientes pasos:

1)- Análisis de los sistemas: esta etapa determina la información que se necesita, las fuentes de dicha información y los problemas al procesar la información actual.

2)- Diseño del sistema: esta etapa comprende el diseño de un nuevo sistema contable o la revisión del actual, basándose en los resultados del análisis de los sistemas.

3)- Implementación del sistema: esta etapa final instala y evalúa el sistema contable nuevo o revisado.

CONTROLES INTERNOS

Los controles internos se diseñan para proteger los activos, comprobar la exactitud de la información contable, acrecentar la eficiencia y estimular la lealtad a las políticas de la empresa. El control contable interno se ocupa específicamente de la protección de los activos y la fiabilidad de la información contable. El control administrativo interno se encarga de la eficiencia operativa y ayuda a determinar si se están alcanzando los objetivos de la empresa.

LIBROS MAYORES SUBSIDIARIOS

Los mayores subsidiarios tienen un gran número de cuentas individuales con características comunes. Los mayores subsidiarios se usan generalmente para las cuentas pendientes de cobro y de pago ya que ambas se componen de un gran número de cuentas menores. El mayor general contiene las cuentas del balance y las cuentas del estado de resultados. Cada mayor subsidiario tiene una cuenta de control que se encuentra en el mayor general. La suma de los saldos de los mayores subsidiarios debe ser igual al saldo de la cuenta de control.

DIARIOS ESPECIALES

Los diarios especiales están diseñados para registrar un tipo específico de transacción que se produce con frecuencia. El siguiente es un resumen de los cuatro diarios más comúnmente utilizados:

1)- diario de compras: para registrar las compras a crédito,

2)- diario de ventas: para registrar todas las ventas a crédito,

3)- diario de pagos en efectivo: registra todos los desembolsos de efectivo, y

4)- diario de ingresos en caja: registra todos los ingresos en efectivo.

En ciertos casos se utilizan documentos tales como facturas de compras y ventas en lugar de diarios para reducir los gastos.

DIARIO DE COMPRAS

Los artículos que normalmente se adquieren a crédito son los bienes que se mantienen en existencia para su venta, los bienes de abastecimiento y los de equipamiento. Siempre se acredita la cuenta cuentas a pagar, y se debita una cuenta de activo. Los activos comprados de forma recurrente tienen su propia columna en el diario. Los activos adquiridos con menor frecuencia se registran en la sección de gastos varios del diario. Siempre el total de débitos debe ser igual al total de créditos. Al finalizar un período contable, todos los asientos deberán transferirse al mayor general o al mayor subsidiario.

DIARIO DE PAGOS EN EFECTIVO

Cuando se utiliza el diario de pagos en efectivo, siempre se acredita la columna de efectivo en el momento de realizar el pago. Cuando un pago se realiza por bienes adquiridos anteriormente a crédito, se acredita la columna de cuentas pendientes de pago. Si se ofreciera un descuento por

...