SISTEMAS CONTABLES

NTRODUCCIÓN

Las empresas utilizan sistemas para el procesamiento de la información generada por todas sus operaciones. Estos sistemas podemos denominarlos, sistemas administrativos. Su principal función es ayudar a soportar las decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y muchas otras funciones que existen en una empresa. Estos pueden ser caracterizados como sistemas administrativos para el manejo de las funciones anteriormente nombradas. Una característica común a todos ellos e s la de no manejar directamente la información que se registra en la contabilidad, o que es procesada por un sistema de contabilidad. Podríamos afirmar que son sistemas administrativos orientados al manejo operativo de las transacciones y no a los aspectos financieros.

Como ya se ha dicho en el capitulo precedente, el sistema contable es el sistema alrededor del cual giran todos los demás. Es necesario identificar las relaciones entre los sistemas administrativos que operan en la empresa, y el sistema contable propiamente dicho. Al final de todos los procesos, el sistema contable recibirá en forma resumida los movimientos que tengan los demás. Aquí podemos encontrar la primera forma de comunicación entre esos sistemas. Desde el punto de vista conceptual, existe un solo sistema contable para cada compañía, es decir, aquel en el cual se registran todas las transacciones que de alguna manera tienen impacto en los estados financieros, o dicho de

otra forma, aquellas operaciones que sean medibles de alguna manera en términos monetarios. Una diferencia entre un sistema contable y no contable, es el registro de las operaciones y su centralización en una sola base de datos (1).

Si una empresa desea saber cuál es el monto de las ventas en un período, ésta debe consultar el saldo correspondiente a la cuenta de ingresos por ventas para el período requerido; en caso de querer saber el detalle de las ventas y a quiénes fueron realizadas, se debe acceder al subsistema de facturación y no al sistema de inventario, de tal forma que la información referente a distintos tipos de operaciones, se va parcelando. En la figura 3-1, se muestra un ejemplo de lo que representan los sistemas administrativos.

* SISCONT

* CONCAR

SIAF

SIGA

SISTEMAS INTEGRADOS

Sistema de información integrada implica el compartir información entre dos o más sistemas

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El concepto de sistemas de información integrados implica el compartir información entre dos o más sistemas. Esa relación se puede establecer por varias razones:

* Eliminar redundancia de información

* Facilitar el acceso a los datos o información

* Facilitar la elaboración de informes

Como se mencionó en el capitulo anterior, una empresa realiza más o menos las mismas operaciones, por lo que existe alguna forma de estandarizarlas. Cuando se habla de eliminar la redundancia de información, nos referimos a las transacciones que de alguna u otra forma pudieran ser registradas en forma duplicada. El objetivo principal de un sistema integrado, es reducir el trabajo que implica el registrar, por ejemplo. Toda la facturación mensual de una empresa en forma manual y luego, copiar de nuevo esas operaciones para obtener un listado de ventas por cliente y producto, ya que de una u otra forma los registros contables son mas o menos estándares.

Seguidamente se muestran los registros que un sistema de contabilidad, por las transacciones de un periodo, recibirá una forma resumida.

* Si un sistema de facturación va a resumir las ventas de un mes, el registro sería:

------------------------ x -------------------- DB CR

Cuentas por cobrar xxx.xxx.xxx,xx

Efectivo xxx.xxx.xxx,xx

Ventas xxx.xxx.xxx,xx

Para contabilizar el total de las ventas a contado y crédito del mes de marzo de 19xx.

Si la transacción a contabilizar, el registro sería:

--------------------------X-------------------------------- DB CR

Bancos xxxxxx

Descuento sobre ventas xxxxxx

Cuentas por cobrar xxxxxxxx

Para contabilizar los cobros de las ventas a crédito y su respectivo descuento del mes de marzo de 19xx.

Un sistema integrado de facturación, eliminará todos aquellos registros manuales por operaciones que resultan rutinarias y que de otra forma deberían ser elaboradas mediante asientos manuales.

Dentro del concepto de funcionamiento de un sistema integrado, deben distinguirse las siguientes etapas.

* Definición de parámetros

* Captura de la información

* Transferencia de la información

* Controles sobre la transferencia

DEFINICIÓN DE PARÁMETROS

La primera etapa en el funcionamiento de un sistema integrado, corresponde a la definición de parámetros. Consiste en una definición inicial que se le da a un sistema para que seas tomada en cuenta para su funcionamiento. Esta definición inicial determinará claramente diferentes aspectos tales como: grado de integración entre módulos, niveles de seguridad, tipos de operaciones a realizar, códigos de cuentas y otras más.

Para establecer el grado de integración de un sistema respecto a otro, se debe establecer cuales operaciones pueden ser predefinidas y transferidas automáticamente al sistema contable.

Los parámetros de integración establecen la forma como será pasados los registros al sistema contable.la definición de parámetros debe especificar claramente todas las operaciones que será tratadas en forma integral y los códigos contables en los cuales se deberá registrar las operaciones. Por lo general, al información a transferir deberá ser traspasada al sistema contable en forma resumida, debido a que de otra forma, el sistema contable se convertiría en otro sistema auxiliar, pero con al variante de manejar la información bajo códigos contables.

CAPTURA DE LA INFORMACIÓN:

La etapa de captura de la información en un sistema integrado se refiere al momento en el cual se transfieren las operaciones de un sistema a otro. Para que exista la captura de información, los movimientos deben estar parametrizados totalmente. En la figura 3-2 tomando en cuenta un ejemplo de un proceso de una empresa fabril, se muestran los registros que se generan automáticamente al momento de efectuarse una operación.

OPERACIÓN:

SE VENDE UN PRODUCTO TERMINADO

OPERACIÓN:

COMPRA DE MATERIA PRIMA

SISTEMA EN PLANTA

OPERACIÓN:

TRANSFERENCIA DE M.P. A PRODUCCIÓN

OPERACIÓN:

SE TERMINA UN LOTE DE PRODUCTOS

Sistema contable en

Inventario de materia prima

Inventario en productos en proceso

Inventario en productos en procesos

Oficina central

Productos terminados

Costo de venta

Productos terminados

Inventario de materia prima

Cuentas por pagar

Es probable que la fase de captura de la información y la transferencia de esta, que es el siguiente paso a explicar, se vean un tanto solapadas en razón a que ocurrir casi inmediatamente; sin embargo, es bueno aclarar que la fase de captura de información se refiere únicamente hasta el punto en que una operación fuente es registrada y aceptada por un sistema auxiliar.

TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN

Para que un sistema pueda ser llamado sistema integrado, Debe existir alguna transferencia de información desde el lugar donde se originan los datos, hasta el sitio en el cual serán centralizados conjuntamente con otra información y/o movimientos.

Se realiza en forma automática o iniciada por algún usuario.

TRANSFERENCIA DE INFORMACION

La transferencia de información puede ser en forma automática o iniciada por algún usuario autorizado. En el primer caso, es decir, cuando la transferencia de información es realizada en forma automática, previamente debe haberse definido los parámetros correspondientes en la primera etapa; en este caso, el proceso es transparente para el usuario. La segunda forma en la cual se puede transferir la información es a través de un proceso iniciado por un usuario; esto ocurre al final del día, semana o mes, cuando los movimientos de cualquier sistema son acumulados y actualizados en los archivos maestros de datos .Previa a la transferencia de información, debe hacerse una relación de los datos que serán actualizados a fin de asegurar que se transfieran únicamente movimientos validos.

CONTROLES SOBRE LA TRANSFERENCIA

CONTROLES SOBRE LA TRANSFERENCIA

En un sistema integrado pueden clasificarse dependiendo si la transferencia es inmediata o al final de un periodo

Los controles sobre la transferencia de la información en un sistema integrado, se pueden clasificar dependiendo de si la transferencia es inmediata, o al final de un periodo. En el primer caso, es decir, si la información es transferida y actualizada en el momento en que ocurren las operaciones, los controles sobre el ingreso de datos deben ser lo suficientemente fuertes, de tal forma que no permitan el ingreso de datos inconsistentes, incompletos o no validados. En el segundo caso, es decir, cuando la información es transferida a posteriori, los datos son validados o controlados generalmente en el momento en que se corre el proceso

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