TEMA 1: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS.

TEMA 1: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS.

1. ¿QUIÉNES SON LOS GERENTES?

Antes solía ser muy sencillo definir quiénes eran los gerentes, ya que eran los miembros administrativos que les decían a otros qué hacer y cómo hacerlo, sin embargo, ya no es tan sencillo.

Un gerente es alguien que coordina y supervisa el trabajo de otras personas para que se logren los objetivos de la organización.

El trabajo de un gerente no tiene que ver con conseguir objetivos personales, sino ayudar a otros a realizar su trabajo.  Por ello, un gerente puede tener que coordinar a un departamento entero o incluso supervisar a una única persona.

También puede tener que coordinar a personas de distintos departamentos o a personas que sean ajenas a la organización, como empleados temporales o empleados que trabajan como proveedores de la organización.

Hay que tener presente que los gerentes también pueden realizar tareas distintas a la de coordinación y supervisión.

CLASIFICACIÓN DE LOS GERENTES.

Para clasificar a los gerentes nos vamos a regir en la estructura tradicional, la cual se representa mediante una pirámide, ya que se supone que hay siempre más empleados en los niveles de organización más bajos que en los superiores.

Antes de clasificar los gerentes, en el nivel más bajo de la pirámide se encuentran los empleados sin una posición gerencial, que suelen ser los más numerosos. Estos se encargan directamente de desempeñar una tarea concreta, y no tienen que encargarse de supervisar a ningún otro empleado.

Los tipos gerentes clasificándolos de menor a mayor nivel de organización son:

• Gerentes de primera línea: son aquellos que dirigen el trabajo del personal que normalmente está involucrado con la producción o con el servicio de atención a los clientes. Pueden ser conocidos como supervisores, gerentes de turno, gerentes de distrito, gerentes de departamento o gerentes de oficina.
• Gerentes de nivel medio: son aquellos que dirigen el trabajo de los gerentes de primera línea. Pueden ser llamados como gerente regional, líder de proyecto, gerente de tienda o gerente de división.
• Gerente de nivel alto o directivos: son los encargados de tomar las decisiones y establecer los planes y objetivos que afectan a toda la organización. Se pueden conocer como vicepresidente ejecutivo, presidente, director administrativo, director de operaciones, director ejecutivo…

Aunque normalmente en las empresas se suele seguir este modelo tradicional, hay empresas que se organizan de manera más flexible y menos rígidas. Por ejemplo, algunas empresas trabajan con empleados que se van cambiando de un proyecto a otro, por lo tanto no siempre es la misma persona el gerente. Lo que si nos queda claro es que siempre debe haber un gerente en cada proyecto para que supervise y coordine el trabajo de los otros empleados.

2. ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN?

La administración es a lo que se dedican los gerentes. Es la coordinación y supervisión de las actividades laborales de otras personas, de tal manera que estas actividades se realicen de forma eficiente y eficaz.

Eficiencia: se refiere a obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos, ya que estos recursos son escasos. Se le conoce como ``hacer bien las cosas´´ o como no desperdiciar recursos.

La administración no se ocupa solo de la eficiencia, sino también de que se sea eficaz.

Eficacia: se suele describir como ``hacer las cosas correctas´´, es decir, realizar aquellas actividades que ayudarán a la organización a alcanzar sus metas.

Mientras que la eficiencia tiene que ver  con los medios para que las cosas se hagan, con el uso de recursos; la eficacia tiene que ver con los fines o los logros de los objetivos de organización.

En organizaciones exitosas la alta eficiencia y la eficacia suelen ir cogidas de la mano, mientras que una mala administración, la cual da pie a un bajo rendimiento, generalmente implica ser ineficiente e ineficaz, o ser eficaz pero ineficiente.

3. ¿QUÉ HACEN LOS GERENTES?

Ya que definir que hace un gerente no es fácil, se han desarrollado tres criterios para poder examinar qué hacen.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN:

De acuerdo con el enfoque de las funciones, los gerentes realizan ciertas actividades mientras coordinan de manera eficaz y eficiente. Se distinguen cuatro:

• Planear: definir objetivos, establecer estrategias para lograrlos y desarrollar planes para coordinar las actividades.
• Organizar: determinar las tareas por realizar, quién las lleva a cabo, cómo se agruparán, quién les reportará a quién y dónde se tomarán las decisiones.
• Dirección: es cuando los gerentes motivan a sus subordinados, ayudan a resolver conflictos en los grupos de trabajo, influyen en los individuos o equipos cuando trabajan, seleccionan el canal de comunicación más efectivo o lidian de cualquier forma con asuntos relacionados con el comportamiento del personal.
• Control: una vez que ya se han llevado a cabo las funciones anteriores, se necesita comparar los objetivos establecidos con el resultado real. De esto se encarga el control, de ver si se ha logrado lo que se propuso y de la manera en la que se propuso; y de si no es así, de que ese gerente reajuste el trabajo para que se logren.

Es probable que estas funciones no se llevan siempre acabo en este orden, pero los gerentes sí que deben llevar a cabo estas funciones en su administración.

Este enfoque se utiliza mucho para describir lo que hacen los gerentes, pero algunos argumentan que no es apropiado.

ROLES GERENCIALES.

Henry Mintzberg estudió a gerentes reales en sus centros de trabajo y llegó a la conclusión de que la mejor manera de describir lo que hacen es observando los roles que desempeñan en el trabajo.

El término roles gerenciales se refiere a las acciones o comportamientos específicos que se esperan de un gerente.

Los gerentes desempeñan diez roles que se agrupan en tres grupos:

• Roles interpersonales: son aquellos que involucran personas (subordinados y personas ajenas a la organización) y tienen deberes de naturaleza ceremonial y simbólica (firmar documentos legales). Se encuentran:

• Líder (tiene que ver con el personal)
• Representante (firmar papeles)
• Enlace (mejorar la comunicación del personal)

• Roles informativos: son los encargados de reunir, recibir y transmitir información. Se encuentran:

• Monitor.
• Difusor.
• Portavoz.

• Roles decisorios: conlleva la toma de decisiones o de elecciones. Están:

• Emprendedor.
• Manejador de problemas.
• Asignador de recursos.
• Negociador.

Un gerente en su actividad debe relacionarse con los demás, con la organización en sí misma y con el exterior. Además debe usar tanto la reflexión (razonamiento) como llevar a cabo la acción (ejecución).

En cualquier organización o nivel de organización los gerentes desempeñan roles parecidos, aunque el énfasis cambia según su nivel. Por ejemplo, en los niveles más altos, el rol de difusor, representante, enlace, negociador y portavoz son más importantes; mientras que el rol líder es más importante para gerente de nivel inferior.

A la hora de comparar el sistema de clasificación de funciones con el de roles gerenciales, hay que decir que, aunque ambos describan lo que hacen los gerentes, a la hora de compararlos, el método de funciones parece ser mejor por ser más claro; sin embargo, el enfoque de los roles ofrece otra visión, pero ambos están relacionados.

HABILIDADES DE LOS GERENTES.

Robert L. Katz desarrolló un enfoque para describir las habilidades gerenciales; concluyó en que los gerentes necesitan tres habilidades básicas:

• Habilidades técnicas: son el conocimiento específico del trabajo y las técnicas necesarias para realizar las tareas laborales. Suele ser más importante para los gerentes de primera línea, ya que por lo general manejan empleados que utilizan herramientas y técnicas para fabricar los productos de la empra o para dar servicio a los clientes.
• Habilidades humanas: es la capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto de manera individual como en grupo. Debido a que todos los gerentes tienen que ver con personas, ésta habilidad es muy importante para todos los niveles. Aquel gerente que tenga buenas habilidades humanas sabrá sacar lo mejor de su gente.
• Habilidades conceptuales: capacidad de pensar y conceptualizar situaciones abstractas y complejas. Los gerentes que tienen estas habilidades, acaban viendo la organización como un todo. Son importantes para los gerentes de alto nivel.

Otras habilidades gerenciales importantes son:

• Delegar eficazmente.
• Comunicar eficazmente.
• Razonar críticamente.
• Administrar la carga de trabajo/tiempo.
• Identificar los roles de los empleados.
• Crear un entorno de apertura, confianza y reto.

CÓMO ESTÁ CAMBIANDO EL TRABAJO DE UN GERENTE.

En el mundo actual, los gerentes lidian con nuevos cambios que han hecho cambiar también su forma de dirigir. Esos cambios son:

• Cambios tecnológicos (desplazamiento de los límites de organización, centros de trabajos virtuales, fuerza de trabajo más móvil, acuerdos laborales flexibles, empleados con mayor potencial, equilibrio entre la vida laboral y la persona…).
• Cambios relacionados con amenazas a la seguridad (administración de riesgos, incertidumbre con respecto a ciertas fuentes de energía y precios, centros de trabajo reestructurados, preocupaciones relacionadas con la discriminación, preocupaciones sobre la globalización, ayuda a los empleados…).
• Mayor énfasis en la ética de la organización y de los gerentes (redefinición de los valores, recuperación de la confianza, mayor responsabilidad…).
• Mayor competitividad (servicio al cliente, innovación, globalización, eficiencia y productividad…).

Dos de los cambios más importantes son la creciente importancia de los clientes y la innovación.

- IMPORTANCIA DE LOS CLIENTES PARA EL TRABAJO DE LOS GERENTES.

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