Tema 3. Organización y dirección de la empresa

Tema 3. Organización y dirección de la empresa

La palabra organización se utiliza en prácticamente todos los ámbitos de la sociedad, podemos dar una definición general que abarque todos esos campos, sería:[pic 1]

Organización es el mecanismo o estructura que hace posible que los seres vivos trabajen conjuntamente de forma eficaz, sabiendo cada uno la función que ha de llevar a cabo.

La historia nos demuestra su necesidad, así en los primeros tiempos las personas se organizaban para cazar, para protegerse de los fenómenos atmosféricos, etc..; a medida que la vida iba evolucionando se fueron desarrollando formas de organización que facilitarían una acción conjunta más completa y eficaz; hasta llegar a nuestros días. Antes de entrar a delimitar el concepto en el mundo empresarial, señalar que en toda organización son siempre necesarios tres aspectos:

División del trabajo: Todos los componentes del grupo realizan un trabajo determinado y necesario, cada uno de ellos tiene perfectamente delimitadas sus funciones, las cuales conjuntamente se dirigen al objetivo de la empresa

Existencia de una fuente de autoridad: La autoridad puede ser expresa o tácita, pero en cualquier caso es necesaria y que goce de aceptación por parte de los miembros de la organización, porque si no cada uno haría lo que quisiera y cuando quisiera.

Establecimiento de relaciones lógicas: Han de estar perfectamente claras las relaciones que ligan a los individuos de la organización, así como a otros grupos que cooperan con la organización; estas relaciones constituyen las reglas de trabajo en equipo

Dicho todo esto podemos concluir con que:[pic 2]

Organizar es dividir y distribuir el trabajo entre las personas que hayan de realizarlo, determinar las relaciones que deben existir entre ellos, fijar sus responsabilidades y delimitar el ámbito de autoridad que se ha delegado a esas personas.

Los objetivos empresariales no se consiguen con individualidades, la coordinación de esfuerzos supondrá un resultado más eficiente que el esfuerzo de cada uno por separado

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Autoevaluación

¿Por qué es necesaria la división del trabajo para que una organización funcione?

1. Porque es una obligación que marca la ley
2. Porque así los directivos pueden tener más tiempo para descansar y dedicarse al ocio propio
3. Porque los trabajadores necesitan dedicarse a cosas distintas para sentirse más motivados
4. Porque así cada miembro puede dedicarse a una actividad concreta en la que se puede especializar de modo que todos contribuyen a conseguir el objetivo empresarial

EL ORGANIGRAMA        [pic 4]

Es un documento que representa gráficamente la estructura de una empresa y permite conocer las distintas relaciones, dependencias y conexiones que pueden existir entre los departamentos y entre los integrantes de la empresa.

Presenta las siguientes características:

• Lo diseña la dirección de la empresa
• Es un esquema gráfico de la estructura formal de la empresa
• Indica relaciones jerárquicas y de dependencia entre departamentos y personas
• Establece la cadena de mando y las delegaciones de autoridad establecidas
• Indica la denominación de los departamentos y de sus responsables
• Puede llevar un informe complementario explicativo

La principal función del organigrama es la informativa, lo que permite alcanzar diversos fines:

• Para los mandos: es un medio que facilita el conocimiento de su campo de acción y de los cauces a través de los cuales tienen que desarrollarse sus relaciones con las restantes partes de la organización
• Para el personal de la empresa. Les permite conocer de forma clara su función dentro de la organización
• Para el público. Es el medio adecuado para tener una visión de conjunto de la estructura de la empresa con el fin de que toda persona que precise relacionarse con ella sepa dónde dirigirse[pic 5]

Autoevaluación

La principal función de un organigrama es.[pic 6]

1. Informar a directivos, empleados y terceros, que se relacionan con la empresa, de la estructura de la empresa
2. Servir de instrumento a los directivos para la toma de decisiones
3. Servir a los directivos para planificar líneas de actuación
4. Es utilizado por los empleados para valorar sus posibilidades de ascenso

Clases

Existen varios criterios para clasificar los organigramas.

Por la finalidad:

• Organigramas informativos: Pretenden dar una información global de la estructura de la empresa por lo que sólo comprende las grandes unidades que la integran
• Organigramas analíticos: da una información detallada sobre todas las unidades incluidas las más pequeñas y todas las relaciones entre ellas.

Por la forma:

• Organigramas verticales: pretenden destacar la jerarquía de mando. Las posiciones que tienen más autoridad se sitúan en los lugares más altos y debajo de ellas las subordinadas.
• Organigramas horizontales: Las unidades de mando se sitúan a la izquierda y las unidades subordinadas a su derecha
• Organigramas radiales: son poco frecuentes, intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección.

Por la extensión:

• Organigramas generales: Reflejan la estructura global de toda la empresa a la que se refieren
• Organigramas detallados: Informan sobre la organización de un departamento concreto de la empresa

Por el contenido:

• Organigramas estructurales: Sólo representan las distintas unidades de la empresa y las relaciones entre ellas
• Organigramas de personal: Representan las personas, con su nombre y cargo, que ocupan las diferentes unidades
• Organigramas funcionales: Representan los contenidos de cada una de las unidades representadas

Autoevaluación[pic 7]

Si queremos que en el organigrama se representen los nombres de las personas con el cargo que ocupan, estaremos ante un organigrama:

1. Funcional
2. Estructural
3. Radial
4. De personal

MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Existen diversos modelos de estructura organizativa de modo que cada empresa se adaptará al más adecuado a sus necesidades; según la naturaleza de las relaciones de autoridad podemos distinguir los siguientes.

• [pic 8]Modelo lineal o jerárquico: Es el modelo más sencillo y antiguo que existe, se basa en la autoridad directa del jefe sobre sus subordinados. Se basa en el principio de unidad de mando, las órdenes nacen de la alta dirección y luego van descendiendo hasta llegar a los niveles inferiores, por tanto cada persona está subordinada a un inmediato superior. Es un modelo válido para empresas pequeñas o empresas con explotaciones simples o procesos de un solo producto pues se trata de un modelo muy rígido en el que las comunicaciones son muy lentas.

• Modelo en línea y staff (asesoramiento): En este modelo se combinan las relaciones de autoridad directa, propias de la estructura lineal con relaciones de consulta y asesoramiento que se mantienen con los departamentos denominados staff. Los departamentos en línea se ocupan de las operaciones de la organización, y los departamentos staff realizan una labor de asesoramiento y apoyo técnico pero no tienen ningún tipo de autoridad dentro de la organización pues no tienen derecho a mandar ni a exigir obediencia a otros departamentos que estén por debajo de ellos en la organización.[pic 9]

• Estructura en comité: Es aquella en la cual la autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de personas en lugar de asumirlas una sola. Para tomar una decisión se reúnen los jefes de las distintas áreas para obtener una visión global de la situación, intercambian puntos de vista y llegan a una decisión final. Puede utilizarse conjuntamente con las estructuras en línea y staff para la toma de algunas decisiones en concreto.

• Estructura matricial o de malla: En ella los especialistas de diferentes partes de la organización se unen para trabajar en proyectos específicos. Existe una doble autoridad, por una parte está el director del proyecto y por otra la autoridad de su departamento funcional, siendo normalmente autoridad superior la primera con el fin de evitar problemas. Esta estructura tiene la vida limitada a la duración del proyecto.

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• Estructura funcional: En ella existen especialistas sobre una tarea concreta y en ella se sitúan al más alto nivel; en la empresa existen varias funciones ( marketing, finanzas, recursos humanos, compras, etc..) y al frente de cada una de ellas se sitúa un especialista. Jerárquicamente por encima de ellos puede haber varios jefes o directivos

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Principios de organización

Toda organización tanto empresarial como de cualquier otro tipo debe cumplir una serie de principios organizativos por los que regirse en su funcionamiento para poder cumplir con sus objetivos, a su vez sirven para el diseño de su estructura. Señalamos como los más importantes los siguientes:

• Principio de unidad de objetivo: La consecución del objetivo empresarial ha de ser la guía de actuación de todos los componentes de la organización, de modo que todos contribuyan desde su puesto concreto a alcanzarlo.
• Principio de autoridad y jerarquía: Deben existir diferentes niveles de autoridad en la empresa ordenados de forma jerárquica según el grado de responsabilidad y autoridad
• Principio de unidad de dirección: Debe existir una dirección única encargada de definir los objetivos generales y las estrategias a seguir
• Principio de unidad de mando: Cada subordinado debe tener un solo superior directo; las instrucciones de dos o más pueden entrar en conflicto
• Principio de delegación: Consiste en que un superior asigne a un subordinado unas funciones determinadas junto a la autoridad y los poderes necesarios para desempeñarla; a su vez se convierte en el responsable de dichas funciones
• Principio de descentralización: Consiste en una sistemática delegación de autoridad par ala toma de decisiones con carácter permanente
• Principio de división del trabajo y especialización: Consiste en descomponer una actividad en tareas más simples que serán realizadas por diferentes personas con la finalidad de ser más eficientes y que se conviertan en expertos en la realización de esas funciones
• Principio de departamentalización: Consiste en agrupar las diferentes tareas o funciones en áreas funcionales, departamentos o divisiones de modo que estas áreas coordinen y lleven a cabo todo lo relativo, tanto en línea como en staff, a una misma actividad.
• Principio de reparto de funciones: Una misma función no debe ser cumplida por varios órganos distintos, el reparto de funciones debe ser claro, preciso y muy definido
• Principio de coordinación: debe existir coordinación entre las personas o áreas funcionales de un mismo nivel jerárquico, o entre personas o áreas funcionales de distinto nivel jerárquico relacionados
• Principio de motivación y participación: Deben existir en la empresa métodos para motivar a los trabajadores, así como fomentar el grado de participación de dichas personas en cuanto a su contribución y compromiso al logro de los objetivos de la empresa

Autoevaluación[pic 13]

Cada subordinado debe tener un solo superior directo; las instrucciones de dos o más pueden entrar en conflicto"; es la definición del principio de:

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