ASUNTO. OBLIGACIONES CON EL SICE

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Bogotá, D.C., 27 de Julio de 2005

Concepto 41321

Doctora:

ANTONIO JIMÉNEZ LARRARTE

Gerente

Hospital San Jerónimo

Montería Córdoba

ASUNTO.  OBLIGACIONES CON EL SICE.

Respetado Doctor Jiménez:

Conocemos su oficio DGGRCE 00128 de 2005, radicado en esta Oficina con el número 2005ER37507 de fecha 14 de junio, mediante el cual nos consulta acerca de las obligaciones que debe cumplir el Hospital San Jerónimo, con el SICE,en los siguientes términos:

"...Se sirva ordenar a quien corresponda, emitir concepto sobre las obligaciones que tiene esta empresa y sus proveedores de bienes y servicios, especialmente los servicios Médicos y Jurídicos, con relación a la Ley 598 de 2000, el Decreto3512 de 2003 y los Acuerdos 03, 04 y 005 de 2005".

Para responder, consideramos:

1. Mediante la Ley 598 de julio 18 de 2000, se crea el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia RUPR de los Bienes y Servicios de Uso Común en la Administración Pública.

Con la disposición anterior, se implantan tres instrumentos para el ejercicio de la función de vigilancia a la contratación del Estado. Estos tres elementos son los siguientes: 1) El SICE, como su nombre lo indica, es un sistema que contiene la información relevante sobre la contratación. 2) El CUBS que constituye un conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios que regularmente adquiere el Estado, y 3) El RUPR, definido también como un sistema que contiene los precios de los bienes y servicios que se ofrecen al Estado,

La estructura del Sistema está planteada en cuatro conceptos básicos:

-La demanda, que referencia los bienes y servicios que requiere el Estado, al consolidar los planes de compras y la ejecución de los presupuestos. A través de la demanda se conoce quién, qué, cuándo y a través de que proceso, comprarán las entidades públicas o los particulares que administran recursos públicos.

-La oferta que contiene el registro de los precios de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra de los interesados en vender al Estado. Este registro da cuenta de quién, qué, a qué precio y en donde se le oferta al Estado, constituyéndose en la herramienta que señala los precios de referencia y precios indicativos de los bienes por ciudad, por departamento, por región y a nivel del país.

-El concepto de control básico, que se ejerce mediante la publicación y registro de los contratos. Este concepto permite conocer quienes, qué, a qué precio, cuánto y en dónde se contrató efectivamente.

-El control inteligente, que interpreta las diferentes variables que el sistema provee en función de la demanda, la oferta y la determinación de riesgos. Aquí se comparan los anteriores elementos y especialmente los precios de referencia, para verificar el nivel de distorsión entre el precio indicativo y el precio final de contratación. Este último elemento será el criterio orientador cuando se defina el umbral de precios para contratar.

Los anteriores elementos y conceptos relacionan todas las cifras relevantes en el proceso de contratación estatal, permitiendo que los actores privados y los públicos conozcan en tiempo real, toda la información sobre los bienes y servicios que adquiere el Estado, facilitándole el ejercicio del control en el ámbito de sus respectivas competencias, a la administración y a las céntralo rías.

En aras de la efectividad del SICE, el artículo 4o. de la Ley 598 le otorgó al Contralor General de la República, en condición de operador, la facultad de contratar la administración de los subsistemas o componentes, dada la complejidad técnica de los mismos. En tal virtud la Contraloría contrató la operación  del  SICE  con  TELECOM,  hoy  empresa  "Colombia Telecomunicaciones, S.A., E.S.P.", quien hace las veces de administrador del Sistema y cuyas obligaciones seextienden hasta el año 2012.

El mecanismo de publicidad que está aplicando el operador para dar a conocer a sus usuarios los contenidos del Sistema,  el Portal del SICE (www.sice-cgr.gov.co).

2. Mediante Decreto número 3512 de 5 de diciembre de 2003, "Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones" se establecieron las obligaciones de todos los actores del sistema.

Los artículos 13, 14 y 15 del mencionado decreto preceptúan:

"Art. 13. OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES ESTATALES QUE CONTRATAN CON SUJECIÓN A LA LEY 80 DE 1993. Las entidades estatales que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, deberán cumplir las siguientes obligaciones;

a. Inscripción. Las entidades se vincularán al SICE, de acuerdo al plan de ingreso progresivo establecido por el Comité para la Operación del SICE y a las instrucciones publicadas en el Portal del SICE. Surtido este trámite, el operador entregará al representante Legal el password, según los procedimientos determinados en el Portal.

b. Elaboración de Planes de Compras. A partir de la fecha de ingreso de las entidades al SICE, éstas deberán elaborar, registrar y actualizar sus respectivos planes de compras en el Portal del SICE, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas.

c. Exigencia del Certificado de Registro. Las entidades deberán exigir en los procesos contractuales de cuantía superior a 50 SMMLV, que el proveedor referencien en su oferta el número de certificado de registro del bien o servicio ofrecido, generado por el Portal del SICE. Adicionalmente las entidades deberán verificar dicho registro mediante la respectiva consulta en el Portal.

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