CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UNESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO

INTRODUCCION

1.CONCEPTO2.OBJETIVOS3.CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UNESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO

3.1.Factores que lo originan3.2.Aspectos organizacionales3.3.Responsabilidad de su ejecución

4.TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DELESPACIO

4.1.Principios4.2.Guías fundamentales4.3.Especificaciones por tipo de área4.4.Modelos4.5.Maquetas4.6.Diseño asistido por computadora

5.PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

5.1.Diagnóstico de la situación actual

5.1.1.Análisis de la organización5.1.2.Revisión de los procedimientos5.1.3.Distribución actual del espacio5.1.4.Lista de! mobiliario y equipo

5.2.Previsión de necesidades futuras

5.2.1.Organización5.2.2.Procedimientos5.2.3.Mobiliario5.2.4.Personal5.2.5.Estimación de la superficie requerida5.2.6.Inventario del personal actual y necesidades de espacio5.2.7.Transformar la superficie neta en superficie bruta

5.3.Plan básico

5.3.1.Ubicación de unidades5.3.2.Asignación de personal y equipo por unidad5.3.3.Métodos para preparar el plan de distribución6.AMBIENTE FISICO

6.1.Iluminación6.2.Color de las áreas6.3.Temperatura ambiente6.4.Insonorización6.5.Mobiliario de trabajo

7.EDIFICIOS INTELIGENTES7.1.Concepto

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7.2.Objetivos7.3.Altemativas de servicio7.4.Trabajo Inteligente7.5.Aspecto humano8.TIPOS DE DISTRIBUCIÓN

INTRODUCCIÓN

En el ámbito de la práctica administrativa el análisis de la distribución del espaciopara áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto relevanteen el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación queexiste entre las condiciones físicas que conforman el medio el medio en que undirectivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización,con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes delpersonal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambientefavorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor deproductividad.El presente documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales paraorientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo,brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar másracionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, no se propone, por lomismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de estanaturaleza sino destacar sino destacar los aspectos más representativos que hande considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentanlas oficinas y consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y defuncionalidad de las áreas laborales y de atención a usuarios o clientes.Por último, es necesario aclarar que las condiciones físicas de algunasinstalaciones que se ocupan para oficinas o áreas de trabajo cuya construcción nose hizo con este propósito, no podrán observar todos los criterios que se planteanen este documento, sin embargo tienen la posibilidad de aplicar en la medida desus necesidades, las orientaciones para el mejor uso, aprovechamiento,conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen.

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1. CONCEPTO

La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de lospuestos de trabajo, de sus componentes materiales ya la ubicación de lasinstalaciones para la atención y servicios al personal y clientes.

2. OBJETIVOS

•

Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan lasunidades que conforman una organización.

•

Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuadopara desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo, permitirá a losclientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandanen las mejores condiciones de trato, oportunidad y calidad.

•

Procurar el arreglo del espacio deforma que facilite la circulación de laspersonas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo así como el usode los elementos materiales del mismo, reduciendo el tiempo y costonecesarios para lievario a cabo.

3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UNESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

3.1 Factores que lo originan

El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de unaorganización se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones quea continuación se mencionan:a)Establecimiento de nuevos objetivos y programas.b)Cambios en la estructura de la organización.c)Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo.d)Como respuesta a las propuestas del personal.e)Incremento del volumen de trabajo.f)Aumento o disminución de personal.g)Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo.h)Renovación del mobiliario y equipo.i)Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. j)Para el aprovechamiento óptimo de recursos.k)Por reformas al marco legal ambiental.l)En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación.m)Por disposiciones oficiales en materia económica.

3.2 Aspectos organizacionales

En función de la estructura de la organización, la distribución del espacio debetener en cuenta los siguientes factores:1.Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que lacomponen.

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2.De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicaciónestablecidos.3.Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funcionesasignadas a cada unidad, procurando seguir una secuencia lógica en lasoperaciones.4.Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en surealización.5.Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional, paradistribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificacionesfácilmente.6.Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares másaccesibles.Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio dedomicilio, apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales, esconveniente tener en cuenta los siguientes aspectos.

•

Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con laplaneación urbana y ecológica, así como con las actividades que se desarrollaránen el ámbito donde se desea ubicar la oficina.

•

Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de laorganización y de sus clientes.

•

Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento.

•

Contemplando la posibilidad de crecimiento.

3.3 responsabilidad de su ejecución

La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de losrecursos de una organización puede implementarse a través de:a)Unidades de mejoramiento administrativo.b)Areas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento.c)Consultores extemos.d)Grupo de trabajo integrado con ese propósito.

4.3 Especificaciones por tipo de área

El despacho privado

Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados, por razones delnivel jerárquico, trabajo confidencial y/o necesidad de concentración.Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo deempleados, hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren:

•

Estar protegidos de distracciones visuales, como lo es el tránsito normal de laoficina.

•

Prevenir distracciones causadas por el sonido, como son las conversaciones dela oficina.

•

Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono opersonales.

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Contar con una atmósfera tranquila, propicia para el estudio y la reflexión quedemanda el desarrollo de ciertos trabajos.

Relación de ubicación entre despachos generales y privados.

El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizadapreviamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio, debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán losdespachos generales y los privados, en estos casos es aconsejable:

•

Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando, segúnel caso, hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal ounidades administrativas que desarrollen funciones comunes.

•

Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cadaoficina general y si es necesario, ubicar los despachos privados en la paredinterior para dejar la posición exterior al área de la oficina general.

•

Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismofondo para que estén alineados.

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Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a sugrupo, y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia, su escritorio se pondrá cerca de laentrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con elmínimo de distracción.Disposición de mobiliario y equipoDefinida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario yequipo tomando en cuenta que:

•

Los escritorios se orienten, en la medida de lo posible, con el frente en lamisma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera, tratar deque no estén uno frente a otro.

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•

Es preferible

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