Distribucion De Los Espacio

DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE TRABAJO

1. CONCEPTO

2. OBJETIVOS

3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Factores que lo originan

2. Aspectos organizacionales

3. Responsabilidad de su ejecución

4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Principios

2. Guías fundamentales

3. Especificaciones por tipo de área

4. Modelos

5. Maquetas

6. Diseño asistido por computadora

5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Diagnóstico de la situación actual

• Análisis de la organización

• Revisión de los procedimientos

• Distribución actual del espacio

• Lista de mobiliario y equipo

2. Previsión de necesidades futuras

• Organización

• Procedimientos

• Mobiliario

• Personal

• Estimación de la superficie requerida

• Inventario del personal actual y necesidades de espacio

• Transformar la superficie neta en superficie bruta

3. Plan básico

• Ubicación de unidades

• Asignación de personal y equipo por unidad

• Métodos para preparar el plan de distribución

6. AMBIENTE FISICO

1. Iluminación

2. Color de las áreas

3. Temperatura ambiente

4. Insonorización

5. Mobiliario de trabajo

INTRODUCCIÓN

En la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto importante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad.

Este documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales, de atención a usuarios o clientes, y la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades, las orientaciones para el mejor uso, aprovechamiento, conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen.

1. CONCEPTO

La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes.

2. OBJETIVOS

• Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización.

• Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo, permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato, oportunidad y calidad.

• Procurar el arreglo del espacio de forma que facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo, reduciendo el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo.

3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

3.1 Factores que lo originan

El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realizan cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan:

a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas.

b) Cambios en la estructura de la organización.

c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo.

d) Como respuesta a las propuestas del personal.

e) Incremento del volumen de trabajo.

f) Aumento o disminución de personal.

g) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo.

h) Renovación del mobiliario y equipo.

i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente.

j) Para el aprovechamiento óptimo de recursos.

k) Por reformas al marco legal ambiental.

l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación.

m) Por disposiciones oficiales en materia económica.

3.2 Aspectos organizacionales

En función de la estructura de la organización, la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores:

• Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen.

• De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos.

• Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad, procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones.

• Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización.

• Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional, para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.

• Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles.

Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio, apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales, es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica, así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina.

• Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes.

• Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento.

• Contemplando la posibilidad de crecimiento.

3.3 responsabilidad de su ejecución

La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de:

a) Unidades de mejoramiento administrativo.

b) Áreas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento.

c) Consultores externos.

d) Grupo de trabajo integrado con ese propósito.

4. TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

4.1 Principios

Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia, la disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como:

• Integración total. Distribución que integra y coordina personas, equipo, máquinas y materiales para que funcionen como una unidad.

• Mínima distancia recorrida. Distribución que permita que los objetos, documentos, formas, materiales y piezas circulen lo menos posible, reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad, contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos.

• Circulación. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo.

• Flexibilidad. Distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos.

4.2 Guías fundamentales

La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema, han permitido el desarrollo de una serie de guías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. Entre las más sobresalientes tenemos:

1. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, y adaptabilidad al cambio.

2. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas, pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden, ruido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia.

3. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común, suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables, que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio.

4. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando, en lo posible, una línea recta, por lo que se debe evitar las idas y vueltas, los cruces y el movimiento innecesario de papeles. Asimismo dar preferencia

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