Caso de comunicacion

INTRODUCCION

El Impacto de la reducción de los precios de Petróleo ha afectado severamente a la empresa de Servicios Petroleros Torres, lo que ha impactado en manera desproporcionada los costos de dicha empresa. Una de las soluciones concluidas aplicando el modelo racional de toma de decisiones fue la cancelación de las órdenes de compra no esenciales en esa empresa a fin de disminuir la exposición financiera y lograr reducir sus costos para adaptarlos al nivel de ventas mientras los precios del petróleo retoman un camino ascendente

Para lo cual el Director general de la empresa ha decidido comunicar las instrucciones claves que deberán ser llevadas a cabo por el personal de Compras de la empresa para cancelar las órdenes de compra identificadas como no esenciales, así mismo, en virtud de que este proceso involucra muchas rondas de negociación y trabajo arduo por el personal de compras, es parte del plan de trabajo el manejo de las quejas de los compradores ya que este proyecto de cancelación de las ordenes implicara largas horas de trabajo, trabajo en sobretiempo y dadas las condiciones limitadas de trabajo por le impacto de la pandemia del COVID 19, se les hace difícil acceder a las oficinas para atender reuniones con suplidores objeto de la cancelación de las ordenes de compra,

DESARROLLO DEL TEMA

Tipo de Comunicación:

Para este proceso que involucra la cancelación de las órdenes de compra activas se utilizaran los siguientes tipos de comunicación:

• Comunicación vertical: A ser establecida entre el director y el personal de compra a fn de determinar el proceso de cancelación, las expectativas y los criterios que aplicaran según el estado de la entrega de los materiales junto con los costos máximos de cancelación que deberán ser pagados por la compañía como penalidad por las cancelaciones de los pedidos.

• Comunicación Horizontal: A ser establecida entre el supervisor de compras y el supervisor de la Gerencia de finanzas en cuanto a los montos a pagar por cada una de las cancelaciones de los pedidos, de manera de que incluyan dichos montos en el presupuesto del mes

• Comunicación lateral: A ser establecida entre los empleados del departamento de compras a fin de compartir las mejores prácticas y lecciones aprendidas que vayan obteniendo de ese proceso de manera de que se maximicen los resultados

• Comunicación Diagonal: A ser establecida entre el supervisor de Recursos Humanos y el personal de compras cuando toque comunicar los lineamientos que aplicara la compañía para facilitar el trabajo del personal en sobretiempo, las bonificaciones especiales que se darán para motivación del personal y los beneficios excepcionales que dará la compañía en este evento especial en aras de resolver cualquier conflicto interdepartamental que pueda surgir

Planeación y transmisión de la Orden:

En virtud de que se visualizan tres escenarios de acuerdo donde se encuentre el material, se la orden se realizaran las siguientes acciones:

• Reunión presencial entre el director y los compradores: Donde se impartirá verbalmente la orden de cancelación, y se les distribuirá de manera impresa el listados de ordenes de compra a cancelar.

• Correo electrónico del directo a todos los departamentos: Con la siguiente información:

• instrucción de cancelación de las ordenes

• incluyendo la lista de ordenes a cancelar distribuidas en la reunión presencial

• Se establece el tiempo para cancelar las ordenes de dos semanas contadas a partir de la fecha de celebración de la reunión presencial

• Flujograma del plan de acción a realizar y las decisiones a tomar según sea el caso de localización y fabricación del material.

• Reuniones Inter diarias (Verificación posterior): Estas reuniones serán realizadas entre el director y los compradores donde se medirán las ordenes canceladas y los montos acordados como penalidad. Estas reuniones serán realizadas hasta completar las dos semanas o hasta llegar al 100% de las ordenes canceladas

Proceso de la Técnica de la Orden:

Elementos Acciones Funciones

Determinar • Distribuir y garantizar los recursos para implementar el plan de cancelación de las órdenes de compra

• Comunicación inicial del plan de cancelación de ordenes

• Establecimiento de los montos máximos de penalidad a gastar

Director de la empresa

Establecer • Implementar el plan de cancelación de las ordenes de compra

• Diseñar el flujograma de cancelación

• Reuniones de seguimiento de progreso del plan

• Establecer metricas de seguimiento Gerencia media de la empresa

Vigilar • Seguimiento del progreso

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