El Directivo Eficaz

ANÁLISIS DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES

“EL PLANTEAMIENTO DE UN PROBLEMA ES MUCHO MÁS ESENCIAL QUE SU PROPIA SOLUCIÓN, ESTA PUEDE SER EL PRODUCTO DE UNA HABILIDAD MATEMÁTICA O EXPERIMENTAL”. EINSTEIN

La capacidad de tomar decisiones debe encontrar su máxima expresión en la capacidad de solucionar problemas. Una decisión no es tal mientras no se exprese en la acción. Todo el proceso de solución de problemas es un ejercicio de toma de decisiones, y estas habilidades adicionales deben desarrollarse para el liderazgo personal.

Los estilos en la toma de decisiones están directamente relacionados con características de la personalidad (impulsividad, inestabilidad emocional, obsesión). Las personas que toman mejores decisiones son aquellas que, tienen una estructura interna muy sólida y estable. Sus decisiones son fruto de sus convicciones.

Definición de toma de decisiones

Una decisión es una resolución o determinación que se toma respecto de algo. Se conoce como toma de decisiones al proceso que consiste en realizar una elección entre diversas alternativas.

El proceso de toma de decisiones permite resolver una gran variedad de desafíos a los que debe enfrentarse un individuo o una organización, además de que aparece en cualquier contexto de la vida cotidiana, a nivel profesional, sentimental, familiar, etc.

Uno de los asuntos que ocupa en mayor medida la mente humana que busca beneficios para la sociedad, la economía, el gobierno, la ciencia, etc. es precisamente el poder solucionar problemas eficientemente y tomar las decisiones más certeras. Cualquier proceso de toma de decisiones debería incluir un amplio conocimiento del problema que se desea superar, para así encontrar una solución adecuada.

Las dificultades se presentan cuando se intenta definir o identificar claramente el problema, es por esto que existen diferentes metodologías que ayudan a diferenciar un síntoma de un problema o una causa, ya que en muchas ocasiones determinar la mejor solución es lo complicado.

Proceso de análisis de problemas y toma de decisiones

Algunos autores como Kepner y Tregoe, Lebow y Simón establecen toda una metodología que incluye varios procesos para el análisis de problemas y la toma de decisiones.

Consideran un proceso de cinco pasos.

1. Obtener Información

Recopilar información adecuada relacionada con el problema, para definir los hechos en los que se basa la existencia del problema. Se debe dar respuesta al cuestionamiento; ¿Qué necesitamos saber? Definir qué información tiene mayor relevancia respecto a las consecuencias del problema y del objetivo a alcanzar.

Algunos denominan este paso como el hacer premisas.

2. Análisis del problema

Es un paso de relevancia, en el que se identifica con la mayor claridad posible el fondo del problema, por encima de los síntomas o las aparentes causas de la desviación esencial.

3. Obtención de alternativas

Regularmente los problemas tienen una vasta variedad de soluciones y en este paso se busca tener la mayor cantidad de alternativas viables para solucionar el problema, ya que la toma de decisiones estará basada en la elección de la mejor alternativa para solucionar el problema.

4. Elección de la mejor alternativa

Con varias alternativas de solución posibles, es necesario elegir la mejor, es decir, aquella que mejor equilibre el costo beneficio, la viabilidad, aminore los riesgos, y determine los efectos, etc.

Las decisiones pueden ser programadas o no programadas por lo que la selección de alternativas puede utilizar tres enfoques básicos; la experimentación, la investigación y análisis, o bien, el apoyo en el pasado.

5. Acción y seguimiento.

Es momento entonces de poner en práctica la decisión tomado y para ello se debe llevar a cabo una medición para obtener indicadores de avance que faciliten reorientar el rumbo cuando sea necesario y saber cuándo se ha alcanzado la meta final. En este paso el líder o supervisor estará al tanto de las acciones que se emprendan así como de sus efectos y resultados.

Los puntos clave de este proceso son el análisis del problema y la elección de la mejor alternativa, y además son los pasos que requieren técnicas, habilidades y destrezas definidos para incrementar la efectividad de la decisión tomada.

Técnicas para análisis de problemas

Existen varias técnicas para un análisis efectivo de problemas como el Análisis de Contraste, el Análisis del Iceberg y el Análisis Causa Efecto por mencionar algunos.

2.2 GESTION EFICAZ DEL TIEMPO

“QUIEN NO SABE ADMINISTRAR SU TIEMPO NO SABE ADMINISTRAR NINGUNA OTRA COSA”. PETER DRUCKER

DEFINICION DE GESTION DE TIEMPO

La gestión del tiempo es una herramienta básica en la formación de directivos ya que va a permitirle conseguir la eficacia máxima esperada por la organización, al manejar y disponer plenamente de su tiempo de trabajo, evitando en lo posible toda interrupción que no aporte nada a los objetivos organizacionales.

Las consecuencias de una deficiente organización de nuestro tiempo son múltiples: Consecuencias profesionales, para su equipo, para la empresa, y personales.

La gestión de tiempo

Existen diversas formas de gestionar eficientemente nuestro tiempo como.

1. Definir Objetivos

Fijar objetivos y establecer prioridades. Conocer las funciones y responsabilidades en la empresa y establecer objetivos de trabajo claves que permitan desarrollar esas responsabilidades. Los objetivos permiten la auto-motivación y auto-disciplina, dan razón de ser a las acciones y permiten la planeación efectiva. Con los objetivos claros se pueden distinguir las tareas que aportan valor a los resultados y cuales frenan el desarrollo.

2. Tareas Activas y Tareas Reactivas

Analizar las tareas en las que se emplea mayor tiempo, aquellas dirigidas a la misión del puesto, las responsabilidades y objetivos son las llamadas tareas activas, y por lo tanto más importantes y a las que debería dedicar más tiempo.

Las tareas que no aportan a la función del puesto, que forman parte de lo que se denomina cotidiano se denominan tareas reactivas.

Se deben listar y fijarse en todas las tareas que se realizan a lo largo de la jornada, y al mismo tiempo tener claro cuál es la función principal en el puesto, las principales responsabilidades y objetivos. Las tareas relacionadas con la función principal del puesto son aquellas a las que debe dedicar más tiempo. El resto de tareas y que no tienen que ver directamente con las principales responsabilidades esas son las denominadas tareas reactivas.

Regularmente el individuo cumple con el principio de Pareto.

Pasa la mayor parte del tiempo dedicado a problemas secundarios en lugar de centrarnos en las pocas actividades de vital importancia. Se vuelve a cumplir la Gestión Eficaz del Tiempo y Técnicas de Delegación, regla de Pareto el 20% de nuestro tiempo nos da el 80% de los resultados.

3. Reconocer lo Importante Frente a lo Urgente.

Lo urgente no es normalmente lo importante

La labor del individuo se debería centrar realmente en trabajar sobre lo importante, solucionando a primera hora de la mañana aquello que es importante y urgente, y posteriormente, dedicarle tiempo a trabajar de forma centrada en lo importante y no urgente.

4. Priorizar

Priorizar el empleo del tiempo se convierte en la piedra angular de la gestión de un directivo. Priorizar es establecer un orden en las tareas diarias, con el fin de evitar la tiranía de lo urgente y concentrase en lo importante.

En este sentido se puede utilizar la Tabla de Análisis ABC como indicadora del valor de las tareas.

Para poder establecer una clara prioridad de las actividades planificadas se pueden clasificar las tareas en: Las tareas A o muy importantes son las que tienen un mayor efecto sobre los objetivos. Sólo pueden ser llevadas a cabo por la persona en cuestión, bien ella sola o en colaboración con su equipo. Las tareas B o importantes son actividades de una importancia intermedia sobre el objetivo, son, por lo general, tareas también importantes pero que pueden ser delegables. Las tareas C o rutinarias son las de menos valor y las que más tiempo de trabajo consumen.

Un análisis ABC no significa ocuparse sólo de las tareas A y renunciar a las C, sino ordenar todas ellas asignando tiempo según prioridades. Esta decisión significará asignar más tiempo a las tareas importantes y llevar esta decisión a la práctica:

2.3. COMUNICACIÓN INTERPERSONAL

Comunicación: Proceso por el cual la gente trata de transmitir el significado a través de la transmisión de mensajes simbólicos.

Comunicación interpersonal

1. La comunicación incluye personas, y para comprenderla se necesita entender cómo se relacionan las personas entre sí.

2. Consiste en compartir un significado

3. La comunicación es simbólica, los sonidos, gestos, letras, números y palabras sólo representan o son una aproximación de las ideas que pretenden comunicar

Proceso de comunicación

Emisor Mensaje Receptor. Estos son los tres elementos esenciales en la comunicación, si falta uno de ellos no se realizará la comunicación.

De todos modos este es un modelo muy simplista ya que en una comunicación intervienen otros factores.

Emisor: Se le denomina también fuente del mensaje. Es quien inicia la comunicación.

Codificación: La misma se lleva a cabo cuando el emisor traduce en una serie de símbolos la información que debe transmitirse.

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