El Registro Notarial

EL REGISTRO NOTARIAL

Es necesario diferenciar los registros notariales de los registros públicos ya que los primeros no producen cognoscibilidad general y los registros públicos sí. Asimismo, a los registros públicos pueden tener acceso cualquier persona conforme al primer párrafo del artículo II del Título Preliminar del Reglamento General de los Registros Públicos, en el cual se establece que la publicidad registral formal garantiza que toda persona acceda al conocimiento efectivo del contenido de las partidas registrales y, en general obtenga información del archivo registral. En el segundo párrafo del mismo artículo se establece que el personal responsable del registro no podrá mantener en reserva la información contenida en el archivo registral, salvo las prohibiciones expresas establecidas en los Reglamentos del Registro. A diferencia de lo que ocurre en el artículo 93° de la Ley del Notariado en la cual se establece que el Notario está obligado a manifestar los documentos de su archivo a cuantos tengan interés de instruirse de su contenido. En el segundo párrafo del mismo artículo se establece que esta manifestación se realizará bajo las condiciones de seguridad que el notario establezca. Los Registros Notariales no tienen los mismos efectos que los Registros a cargo del Sistema Nacional de los Registros Públicos, por ejemplo los Registros Públicos se rigen por los principios registrales, lo que no ocurre con los Registros Notariales.

 El Protocolo

1. Antecedentes Históricos

Los antecedentes de los notarios los hallamos en los Tabularii romanos. En la alta Edad Media aparecen los scriptores, expertos en la redacción de documentos, pasando a denominarse “escribanos” en el s. XIII.

La institución del notariado aparece en los reinos ibéricos en el s. XIII. Con el Fuero Real el notario deja de ser un escritor profesional y se convierte en oficial público nombrado por el rey, que le confiere facultad autentificadora; los documentos adquieren la calidad de instrumentos públicos (Fe Pública). El “Código de las Partidas” del rey castellano Alfonso X El Sabio, consagra la institución notarial, regulando las funciones de los escribanos, distinguiendo dos clases: los que redactan los privilegios y cartas reales, y los que refrendan los documentos entre particulares (origen de los protocolos notariales), denominándose estos últimos escribanos públicos.

En el momento de la conquista cristiana del Reino de Valencia, la institución notarial ya está plenamente configurada en nuestro territorio.

La Pragmática de Isabel La Católica (7 de junio de 1503) puso orden en el funcionamiento de la institución notarial. Ningún escribano público podía ejercer sin el pertinente título. Y también establecía las clases de escribanos: escribanos públicos de número (en ciudades, villas o cabezas de jurisdicción), con función exclusiva en sus distritos; escribanos del rey, escribanos reales y escribanos de Corte, Hermandad, Rentas, etc. Pero quizá la novedad más importante sea la obligación de que la nota previa, base para la redacción del documento y que los escribanos públicos registraban, incluyera el texto completo del mismo, se leyera a los otorgantes y, previa su conformidad, fuese firmada por éstos. Nacía así el protocolo propiamente dicho.

En 1566 Felipe II fija la edad para poder ejercer el oficio de escribano público en 25 años, y en el transcurso de los siglos XVII al XIX surgen nuevas clases de escribanos: escribanos de ayuntamiento, escribanos al servicio de las administraciones de justicia, militar y fiscal.

En 1637 se introduce la importante modalidad de que todas las escrituras e instrumentos públicos que autorizan los escribanos, debían de estar escritos en un papel sellado con el escudo real y la indicación del año y precio.

Con la creación de las Contadurías de Hipotecas en 1768, en las cabeceras de los partidos judiciales, su funcionamiento fue encomendado a los escribanos de los ayuntamientos respectivos. En 1861 se suprimen las contadurías, apareciendo en su lugar los Registros de la Propiedad.

El Protocolo surge de la necesidad de los hombres de materializar en un escrito la voluntad creadora de sus derechos, de materializar la prueba, de recurrir a la grabación gráfica sobre un elemento físico que hiciera visible y perpetua su consideración, de esa manera los hombres idearon que al emitirse la voluntad se hiciera entre solemnidades y quedara grabada gráficamente sobre un objeto material impregnado de la voluntad creadora, guardador de una primera decisión del espíritu, conservador de una creación del hombre; a esa primera fuente de la génesis del acto jurídico llamaron Protocolo.

2. Concepto

La actuación del notario no solo se materializa en "el protocolo" como colección o conjunto ordenado de documentos notariales matrices. Como expresa Leonardo B. Pérez Gallardo, en su obra "Ensayos de Derecho Notarial", "El protocolo es el reservorio de las más disímiles manifestaciones de voluntad y de hechos o circunstancias con relevancia jurídica que hacen fe pública y que tiene a su cargo un Notario".

La finalidad del protocolo es conservar esos documentos para que tengan circulación, la copia en el tráfico jurídico y sirva como prueba pre-constituida o como instrumento forma.

La ley peruana considera el "protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a ley" en concordancia con el artículo 18 del Texto Único Ordenado del Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1049 - Decreto Supremo 010-2010-JUS, cuando expresa "La matricidad de los instrumentos públicos protocolares a los que se refiere el artículo 25 del Decreto Legislativo, implica que las escrituras públicas, actas, y otros instrumentos notariales extendidos en el Protocolo Notarial, sean llevados bajo la forma de registro físico en soporte papel, con la sola excepción del medio magnético en el caso del Registro de Protesto, cuando así se utilice.

En el caso del registro de protestos, cuando se lleva en soporte magnético, las condiciones para su formación y conservación serán establecidas por cada colegio de notarios, con conocimiento del Consejo del Notariado. No está permitido que el notario utilice papel que no sea autorizado por su respectivo colegio".

La ley del notariado peruano expresa en el título II capítulo I, capítulo II, sección primera, segunda, tercera, cuarta y quinta, concordante con el capítulo VII, VIII, IX, respecto a la manera cómo se debe extender, conservar, emitir las reproducciones de los actos que son parte del protocolo del notario.

En el capítulo III que comprende desde los artículos 94 a 116, concordante con el capítulo X, XI, XII, del Texto Único Ordenado del Reglamento del Decreto Legislativo del Notariado Nº 1049 – Decreto Supremo 010-2010-JUS, se establecen las normas respecto a los actos extra protocolares; es decir, de aquellos actos que no forman parte del protocolo. No existe disposición normativa por la que se obligue la conservación de una copia del instrumento o documento que lo originó.

El artículo 26 del Decreto Legislativo del Notariado expresa que son instrumentos públicos extra protocolares las actas y demás certificaciones notariales que se refieren a actos hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario, disposición que en concordancia con el artículo 19 del Texto Único Ordenado del Reglamento del Decreto Legislativo del Notariado Nº 1049 – Decreto Supremo 010-2010-JUS, expresa que en el caso de estos instrumentos extra protocolares, los medios de seguridad, quedan al criterio de cada notario sin perjuicio de los lineamientos que determine cada Colegio de Notarios.

Consideramos que la obligación de cómo deben ser extendidos, conservados, aquellos actos o negocios, contenidos en el documento notarial, son acertadas al determinar cómo se debe ejercer la función técnicamente. Todo ello con el propósito de materializar el cumplimiento del derecho deber que tiene el notario, guardar y conservar en secreto la manifestación de voluntad de los comparecientes.

Queda claro que el protocolo de un notario, se forma con los documentos notariales originales (escrituras públicas y actas notariales), que contienen los derechos que crean, modifican, trasmiten o se extinguen. Matrices que el notario no entrega más bien los conserva, para facilitar su reproducción, porque, la propiedad de éstos corresponde al Estado. El notario conserva este protocolo por un tiempo razonable para exhibir, entregar los traslados (reproducciones que se materializan en partes notariales, testimonios. boletas notariales) con los cuales se otorga la fe de la reproducción, contrastando con el original que mantiene. Después de un tiempo esta función de conservación o reproducción se trasmite a la autoridad encargada del Archivo de la Nación.

En la legislación peruana, se advierte que si el Colegio de Notarios es quien está encargado del archivo, éste designará a un notario para que autorice los traslados. Además los Colegios de Notarios, pueden celebrar convenios con el Archivo General de la Nación y/o archivos regionales, para conservar los archivos y protocolos de los notarios.

Otra definición de protocolo, es el conjunto de libros que el Notario tiene a su cargo los cuales se conforman por hojas, si es cerrado o por folios, si es abierto,

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