El Registro Notarial

EL REGISTRO NOTARIAL

Es necesario diferenciar los registros notariales de los registros públicos ya que los primeros no producen cognoscibilidad general y los registros públicos sí. Asimismo, a los registros públicos pueden tener acceso cualquier persona conforme al primer párrafo del artículo II del Título Preliminar del Reglamento General de los Registros Públicos, en el cual se establece que la publicidad registral formal garantiza que toda persona acceda al conocimiento efectivo del contenido de las partidas registrales y, en general obtenga información del archivo registral. En el segundo párrafo del mismo artículo se establece que el personal responsable del registro no podrá mantener en reserva la información contenida en el archivo registral, salvo las prohibiciones expresas establecidas en los Reglamentos del Registro. A diferencia de lo que ocurre en el artículo 93° de la Ley del Notariado en la cual se establece que el Notario está obligado a manifestar los documentos de su archivo a cuantos tengan interés de instruirse de su contenido. En el segundo párrafo del mismo artículo se establece que esta manifestación se realizará bajo las condiciones de seguridad que el notario establezca. Los Registros Notariales no tienen los mismos efectos que los Registros a cargo del Sistema Nacional de los Registros Públicos, por ejemplo los Registros Públicos se rigen por los principios registrales, lo que no ocurre con los Registros Notariales.

 El Protocolo

1. Antecedentes Históricos

Los antecedentes de los notarios los hallamos en los Tabularii romanos. En la alta Edad Media aparecen los scriptores, expertos en la redacción de documentos, pasando a denominarse “escribanos” en el s. XIII.

La institución del notariado aparece en los reinos ibéricos en el s. XIII. Con el Fuero Real el notario deja de ser un escritor profesional y se convierte en oficial público nombrado por el rey, que le confiere facultad autentificadora; los documentos adquieren la calidad de instrumentos públicos (Fe Pública). El “Código de las Partidas” del rey castellano Alfonso X El Sabio, consagra la institución notarial, regulando las funciones de los escribanos, distinguiendo dos clases: los que redactan los privilegios y cartas reales, y los que refrendan los documentos entre particulares (origen de los protocolos notariales), denominándose estos últimos escribanos públicos.

En el momento de la conquista cristiana del Reino de Valencia, la institución notarial ya está plenamente configurada en nuestro territorio.

La Pragmática de Isabel La Católica (7 de junio de 1503) puso orden en el funcionamiento de la institución notarial. Ningún escribano público podía ejercer sin el pertinente título. Y también establecía las clases de escribanos: escribanos públicos de número (en ciudades, villas o cabezas de jurisdicción), con función exclusiva en sus distritos; escribanos del rey, escribanos reales y escribanos de Corte, Hermandad, Rentas, etc. Pero quizá la novedad más importante sea la obligación de que la nota previa, base para la redacción del documento y que los escribanos públicos registraban, incluyera el texto completo del mismo, se leyera a los otorgantes y, previa su conformidad, fuese firmada por éstos. Nacía así el protocolo propiamente dicho.

En 1566 Felipe II fija la edad para poder ejercer el oficio de escribano público en 25 años, y en el transcurso de los siglos XVII al XIX surgen nuevas clases de escribanos: escribanos de ayuntamiento, escribanos al servicio de las administraciones de justicia, militar y fiscal.

En 1637 se introduce la importante modalidad de que todas las escrituras e instrumentos públicos que autorizan los escribanos, debían de estar escritos en un papel sellado con el escudo real y la indicación del año y precio.

Con la creación de las Contadurías de Hipotecas en 1768, en las cabeceras de los partidos judiciales, su funcionamiento fue encomendado a los escribanos de los ayuntamientos respectivos. En 1861 se suprimen las contadurías, apareciendo en su lugar los Registros de la Propiedad.

El Protocolo surge de la necesidad de los hombres de materializar en un escrito la voluntad creadora de sus derechos, de materializar la prueba, de recurrir a la grabación gráfica sobre un elemento físico que hiciera visible y perpetua su consideración, de esa manera los hombres idearon que al emitirse la voluntad se hiciera entre solemnidades y quedara grabada gráficamente sobre un objeto material impregnado de la voluntad creadora, guardador de una primera decisión del espíritu, conservador de una creación del hombre; a esa primera fuente de la génesis del acto jurídico llamaron Protocolo.

2. Concepto

La actuación del notario no solo se materializa en "el protocolo" como colección o conjunto ordenado de documentos notariales matrices. Como expresa Leonardo B. Pérez Gallardo, en su obra "Ensayos de Derecho Notarial", "El protocolo es el reservorio de las más disímiles manifestaciones de voluntad y de hechos o circunstancias con relevancia jurídica que hacen fe pública y que tiene a su cargo un Notario".

La finalidad del protocolo es conservar esos documentos para que tengan circulación, la copia en el tráfico jurídico y sirva como prueba pre-constituida o como instrumento forma.

La ley peruana considera el "protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a ley" en concordancia con el artículo 18 del Texto Único Ordenado del Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1049 - Decreto Supremo 010-2010-JUS, cuando expresa "La matricidad de los instrumentos públicos protocolares a los que se refiere el artículo 25 del Decreto Legislativo, implica que las escrituras públicas, actas, y otros instrumentos notariales extendidos en el Protocolo Notarial, sean llevados bajo la forma de registro físico en soporte papel, con la sola excepción del medio magnético en el caso del Registro de Protesto, cuando así se utilice.

En el caso del registro de protestos, cuando se lleva en soporte magnético, las condiciones para su formación y conservación serán establecidas por cada colegio de notarios, con conocimiento del Consejo del Notariado. No está permitido que el notario utilice papel que no sea autorizado por su respectivo colegio".

La ley del notariado peruano expresa en el título II capítulo I, capítulo II, sección primera, segunda, tercera, cuarta y quinta, concordante con el capítulo VII, VIII, IX, respecto a la manera cómo se debe extender, conservar, emitir las reproducciones de los actos que son parte del protocolo del notario.

En el capítulo III que comprende desde los artículos 94 a 116, concordante con el capítulo X, XI, XII, del Texto Único Ordenado del Reglamento del Decreto Legislativo del Notariado Nº 1049 – Decreto Supremo 010-2010-JUS, se establecen las normas respecto a los actos extra protocolares; es decir, de aquellos actos que no forman parte del protocolo. No existe disposición normativa por la que se obligue la conservación de una copia del instrumento o documento que lo originó.

El artículo 26 del Decreto Legislativo del Notariado expresa que son instrumentos públicos extra protocolares las actas y demás certificaciones notariales que se refieren a actos hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario, disposición que en concordancia con el artículo 19 del Texto Único Ordenado del Reglamento del Decreto Legislativo del Notariado Nº 1049 – Decreto Supremo 010-2010-JUS, expresa que en el caso de estos instrumentos extra protocolares, los medios de seguridad, quedan al criterio de cada notario sin perjuicio de los lineamientos que determine cada Colegio de Notarios.

Consideramos que la obligación de cómo deben ser extendidos, conservados, aquellos actos o negocios, contenidos en el documento notarial, son acertadas al determinar cómo se debe ejercer la función técnicamente. Todo ello con el propósito de materializar el cumplimiento del derecho deber que tiene el notario, guardar y conservar en secreto la manifestación de voluntad de los comparecientes.

Queda claro que el protocolo de un notario, se forma con los documentos notariales originales (escrituras públicas y actas notariales), que contienen los derechos que crean, modifican, trasmiten o se extinguen. Matrices que el notario no entrega más bien los conserva, para facilitar su reproducción, porque, la propiedad de éstos corresponde al Estado. El notario conserva este protocolo por un tiempo razonable para exhibir, entregar los traslados (reproducciones que se materializan en partes notariales, testimonios. boletas notariales) con los cuales se otorga la fe de la reproducción, contrastando con el original que mantiene. Después de un tiempo esta función de conservación o reproducción se trasmite a la autoridad encargada del Archivo de la Nación.

En la legislación peruana, se advierte que si el Colegio de Notarios es quien está encargado del archivo, éste designará a un notario para que autorice los traslados. Además los Colegios de Notarios, pueden celebrar convenios con el Archivo General de la Nación y/o archivos regionales, para conservar los archivos y protocolos de los notarios.

Otra definición de protocolo, es el conjunto de libros que el Notario tiene a su cargo los cuales se conforman por hojas, si es cerrado o por folios, si es abierto, en los que el notario asienta y autoriza los instrumentos públicos notariales, es decir, las escrituras y actas que se otorguen ante su fe, con sus respectivos apéndices. El Protocolo se puede entender, en sentido amplio, como el conjunto de documentos que obran en cada notaría. En sentido estricto, es el conjunto de instrumentos redactados por el Notario ordenados cronológicamente y numerados progresivamente que forman la fuente original o matriz en los que constan los hechos y actos jurídicos que fueron otorgados ante el Notario así como los anexos que le correspondan.

Siguiendo a Alberto de Velasco, etimológicamente protocolo encuentra su origen en el vocablo latino protocolum, y este a su vez de las raíces griegas proto y kollas, con los siguientes significados: de primero y pegar, respectivamente, teniendo como acepciones “parte principal o principal lugar”.

Mercado entiende el protocolo como “la colección ordenada cronológicamente de escrituras, testamentos y actas autorizadas por fedatario en un año y conservadas para siempre, como propiedad del estado en uno o más tomos”.

Según Pedro Ávila Álvarez, protocolo “es la colección ordenada cronológicamente de instrumentos públicos o de alguna clase de ellos, autorizados en cierto tiempo en una notaría determinada”

Estos conceptos se han formado a partir de la esencia misma de la actuación notarial, es decir, que el notario conserva el documento original por el intervenido, respecto de lo cual, según se ha advertido a través de la historia este se ha formado sobre la base de pliegos sueltos lo que corrobora el sentido gramatical de este concepto. Y que según refiere Bernardo Pérez Fernández del Castillo , México es de los únicos países en donde se llevaba el sistema protocolo cerrado ; es decir aquel previamente a su autorización y utilización ha sido encuadernado, y que según refiere el propio autor , tuvo como causa establecer dicho sistema , en la exposición de motivos de la ley notarial del distrito Federal de 1901 : evitar las constantes perdidas que sufrían de los folios , así como que por la escritura simultanea pro parte de varios empleados de la notaria los pliegos eran encuadernados inoportuna e inconvenientemente.

• Protocolo Especial: Los notarios llevarán un protocolo especial para actos y contratos en que intervengan las autoridades del Distrito Federal, los notarios podrán asentar en este protocolo, las actas y escrituras en que intervengan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

• Protocolo del Patrimonio Inmueble Federal: Utilizado sólo por notarios habilitados por el Estado especialmente para ello, este protocolo será formado por folios, y llevará las características del protocolo ordinario.

• Folios: Es la papel oficial que el notario emplea para ejercer su función notarial y los cuales deberán reunir las características que la ley establezca, en la actualidad es a través de ellos la forma más común de conformar el protocolo notarial.

El Art. 36° del Decreto Legislativo N° 1049, define al protocolo notarial como la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el Notario extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a Ley.

3. Conformación del Protocolo

Forman el protocolo notarial lo siguientes registros:

• El Registro de escritura Públicas

En el registro de Escrituras Públicas se extenderán las escrituras, protocolizaciones y actas que la ley determina. La escritura pública es todo documento matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el notario, que contiene uno o más actos jurídicos.

La redacción de la escritura pública comprende tres partes:

- Introducción

La introducción expresará:

a) Lugar y fecha de extensión del instrumento.

b) Nombre del notario.

c) Nombre, nacionalidad, estado civil, domicilio y profesión u ocupación de los otorgantes; seguida de la indicación que proceden por su propio derecho.

d) El documento nacional de identidad -D.N.I.- y los legalmente establecidos para la identificación de extranjeros.

e) La circunstancia de intervenir en el instrumento una persona en representación de otra, con indicación del documento que lo autoriza.

f) La circunstancia de intervenir un intérprete en el caso de que alguno de los otorgantes ignore el idioma en el que se redacta el instrumento.

g) La indicación de intervenir una persona, llevada por el otorgante, en el caso de que éste sea analfabeto, no sepa o no pueda firmar, sea ciego o tenga otro defecto que haga dudosa su habilidad, sin perjuicio de que imprima su huella digital. A esta persona no le alcanza el impedimento de parentesco que señala esta Ley para el caso de intervención de testigos.

h) La fe del notario de la capacidad, libertad y conocimiento con que se obligan los otorgantes.

i) La indicación de extenderse el instrumento con minuta o sin ella; y,

j) Cualquier dato requerido por ley, que soliciten los otorgantes o que sea necesario a criterio del notario.

- Cuerpo

El cuerpo de la escritura contendrá:

a) La declaración de voluntad de los otorgantes, contenida en minuta autorizada por letrado, la que se insertará literalmente.

b) Los comprobantes que acrediten la representación, cuando sea necesaria su inserción.

c) Los documentos que los otorgantes soliciten su inserción.

d) Los documentos que por disposición legal sean exigibles.

e) Otros documentos que el notario considere convenientes.

- Conclusión

La conclusión de la escritura expresará:

a) La fe de haberse leído el instrumento, por el notario o los otorgantes, a su elección.

b) La ratificación, modificación o indicaciones que los otorgantes hicieren, las que también serán leídas.

c) La fe de entrega de bienes que se estipulen en el acto jurídico.

d) La transcripción literal de normas legales, cuando en el cuerpo de la escritura se cite sin indicación de su contenido y están referidos a actos de disposición u otorgamiento de facultades.

e) La transcripción de cualquier documento o declaración que sea necesario y que pudiera haberse omitido en el cuerpo de la escritura.

f) La intervención de personas que sustituyen a otras, por mandato, suplencia o exigencia de la ley, anotaciones que podrán ser marginales.

g) Las omisiones que a criterio del notario deban subsanarse para obtener la inscripción de los actos jurídicos objeto del instrumento y que los otorgantes no hayan advertido.

h) La corrección de algún error u omisión que el notario o los otorgantes adviertan en el instrumento.

i) La constancia del número de serie de la foja donde se inicia y de la foja donde concluye el instrumento; y,

j) La impresión dactilar y suscripción de todos los otorgantes así como la suscripción del notario, con indicación de la fecha en que firma cada uno de los otorgantes así como cuando concluye el proceso de firmas del instrumento.

• El Registro de testamentos

En este registro se otorgará el testamento en escritura pública y cerrada que el Código

Civil señala.

Será llevado en forma directa por el notario, para garantizar la reserva que la presente ley establece para estos actos jurídicos.

El notario solicitará la inscripción del testamento en escritura pública al registro de testamentos que corresponda, mediante parte que contendrá la fecha de su otorgamiento, fojas donde corre extendido en el registro, nombre del notario, del testador y de los testigos, con la constancia de su suscripción.

En caso de revocatoria, indicará en el parte esta circunstancia.

• El Registro de protesto

En este registro se anotarán los protestos de títulos valores, asignando una numeración correlativa a cada título, según el orden de presentación por parte de los interesados para los fines de su protesto, observando las formalidades señaladas en la ley de la materia.

Igualmente, en este mismo registro se anotarán los pagos parciales, negación de firmas en los títulos valores protestados u otras manifestaciones que deseen dejar constancia las personas a quienes se dirija la notificación del protesto, en el curso del día de dicha notificación y hasta el día hábil siguiente.

El registro puede constar en libros, o en medios electrónicos o similares que aseguren la oportunidad de sus anotaciones, observando las normas precedentes al presente Título en cuanto resulten pertinentes.

• El Registro de actas de transferencia de bienes muebles registrables

En este registro se extenderán las actas de transferencia de bienes muebles registrables, que podrán ser:

a) De vehículos; y,

b) De otros bienes muebles identificables y/o incorporados a un registro jurídico, que la ley determine.

Las actas podrán constar en registros especializados en razón de los bienes muebles materia de la transferencia y en formularios impresos para tal fin.

• El Registro de actas y escrituras de procedimientos no contenciosos.

En esta sección se tramitan los asuntos no sometidos a controversia contemplados en Ley Nº 26662 "Ley de Competencia Notarial en Asuntos no Contenciosos", así como los que han sido incluidos en la Ley 27333 como son, las sucesiones intestadas, rectificaciones de partidas del estado civil de las personas, apertura de testamentos cerrados, adopción de personas capaces, inventario de bienes, constitución del patrimonio familiar, prescripción adquisitiva de dominio, formación de títulos supletorios o primera inscripción de dominio, acumulación o subdivisión, saneamiento de áreas, linderos, medidas perimétricas de terrenos.

• El Registro de instrumentos protocolares denominados de constitución de garantía mobiliaria y otras afectaciones sobre bienes muebles

• Otros que señale la ley.

4. Instrumentos Públicos Notariales

- Concepto

Empecemos analizando doctrinalmente lo que se entiende por instrumento público. Para Salvat «es el otorgado con las formalidades que la ley establece, en presencia de un oficial público a quien la ley le confiere la facultad de autorizarlo». El maestro Guillermo Borda dice: «Que se llaman instrumentos públicos los otorgados por un oficial público con las formalidades que la ley establece».

Spota, señala que: «El instrumento público tiene por principal nota característica que ha sido otorgado ante un órgano estatal (agente administrativo o funcionario) que posee atribución por la ley para darle autenticidad, es decir, para conferirle los efectos propios de la fe pública en lo que atañe a las circunstancias de haberse formulado la declaración de voluntad y realizado los hechos jurídicos cumplidos por el mismo, o que ante él sucedieron». Frente a la posición adoptada por el maestro Alberto G. Spota, aparece la crítica que le hace Luis María Boffi Boggero, quien señala que esta definición no es correcta cuando dice que la principal nota característica es haber sido otorgado ante un órgano estatal (agente administrativo o funcionario) porque en los casos de dichos incisos no hay tal intervención, sin embargo Spota reconoce tales excepciones y reconoce que la ley los asimila a esos efectos a los funcionarios públicos. Si juzgamos lo analizado por el maestro Boffi Boggero, encontramos que no sólo tiene razón sino que además habría que tener en cuenta que doctrinalmente el documento privado reconocido judicialmente tiene valor de documento público, entre lo que lo han suscrito e incluso respecto de sus sucesores, por lo que tiene autenticidad, sin embargo el hecho de que tenga valor de instrumento público no lo convierte en tal, pues no son instrumentos público. Vélez Sársfield, consideró cosas distintas el instrumento público del instrumento auténtico. Esto no es sencillo pues si recordamos el Esbozo de Freitas, en su arto 688, establecía: «Son instrumentos públicos o auténticos respecto de los actos jurídicos ».

El Título II (De los Instrumentos Públicos Notariales) de la Ley, en su Capítulo 1 (Disposiciones Generales), artículo 23°, señala que son instrumentos públicos notariales los que extiende o autoriza el Notario en ejercicio de su función, por mandato de la ley o a solicitud de parte dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley.

Podemos afirmar que «instrumento» es todo aquello que sirve para conocer o dejar constancia de un hecho o acontecimiento. Proviene del latín instruere que significa mostrar o enseñar algo. El instrumento es un documento escrito, es la prueba necesaria para acreditar y recordar los hechos.

Existe distinción doctrinaria entre el documento y el instrumento. El primero es el género; el segundo es la especie. El documento puede constar por escrito o, gráficamente, como un contrato o un plano, siendo indiferente la forma en que se extendió. En cambio el instrumento es siempre un documento escrito que contiene una manifestación o acto que surte efectos jurídicos. Podemos decir entonces que todo documento es instrumento pero no todo instrumento es documento.

Conocemos dos clases de instrumentos: instrumentos privados e instrumentos públicos.

El instrumento privado es aquel que es autorizado o suscrito por un particular. Cuando hablamos de instrumento público nos referimos a aquel que es otorgado o autorizado por un funcionario público en ejercicio de sus atribuciones y con las formalidades de ley. Con la suscripción del mismo, por parte del funcionario competente, se confiere al instrumento, eficacia probatoria plena, respecto de los hechos o declaraciones que contenga y la certeza de la fecha en que se producen.

Al respecto, NÚÑEZ LAGOS advierte que instrumento público es el nombre tradicional de una clase de documentos públicos. Señala que todos los autores están de acuerdo en que constituye una cosa corporal que enseña, que nos muestra algo.

De acuerdo a lo expresado por GIMÉNEZ ARNAU, se trata del documento público, autorizado por N otario, producido para probar hechos, solemnizar o dar forma a actos o negocios jurídicos y asegurar la eficacia de sus efectos jurídicos. Considera que la actividad notarial acaba normalmente en la válida elaboración de «instrumentos públicos», y estos instrumentos suelen contener:

• La generalidad de la contratación privada. En consecuencia producen el documento o soporte físico y externo de los derechos (título, en sentido formal) que es el vehículo habitual de acceso a los Registros Públicos.

• La mayor parte de la contratación administrativa, sujeta a normas de carácter especial pero fundadas en el derecho privado, porque en ellas los organismos y personas de derecho público actúan con rango igual al de las personas individuales.

• Una parte considerable de la contratación mercantil, especialmente la que se refiere al derecho de sociedades.

• Los testamentos (salvo el ológrafo, y algunos excepcionales que, posteriormente van -en definitiva- al protocolo notarial) que rigen la sucesión en los bienes y derechos de los otorgantes.

• La constatación auténtica de hechos (actas notariales) que pueden tener consecuencias jurídicas en las relaciones privadas o constituir elementos probatorios de gran fuerza en el ámbito procesal.

• En cuanto al instrumento público notarial (documento auténtico notarial), RODRÍGUEZ-ADRADOS determina lo siguiente:

• Estructura: Su contenido directo e inmediato está constituido por pensamientos del hombre y, especialmente, por declaraciones de ciencia o de voluntad.

• Función: Es un hecho jurídico, productor de los más variados efectos jurídicos y no sólo probatorios, como medio de prueba legal en juicio y fuera de él.

• Autor: Su autor único y exclusivo es el Notario; cuando el documento contiene también declaraciones de particulares, éstos son autores de sus declaraciones, pero no del documento notarial.

• Es siempre y en su totalidad documento público, por tener como autor a un funcionario público, el Notario, en el ejercicio de su función pública y con arreglo a los cauces formales por los que se rige.

• Es también siempre y en toda su integridad documento auténtico, porque su origen público genera su eficacia de hacer fe o autenticidad.

• La autenticidad del documento surte todos sus efectos, en juicio y fuera de él, mientras que una sentencia firme, en proceso penal o civil declarativo, no le prive de su fe pública, declarando su falsedad.

- Importancia

La importancia del instrumento público notarial recae en el valor jurídico del instrumento notarial, en los efectos que éste produce, y en la seguridad jurídica que brinda.

El artículo 24° de la Ley señala que los instrumentos públicos notariales otorgados con arreglo a ley producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el Notario presencie.

El instrumento público prueba fehacientemente o produce fe respecto de la realidad del acto que contiene. No puede ser objetado como falso y goza de la certidumbre de la data entre los otorgantes y frente a terceros. Tiene fecha cierta erga omnes.

Como veremos más adelante, existen dos clases de instrumentos públicos notariales. Los protocolares y los extraprotocolares. Ambos de suma importancia.

En el caso de los instrumentos públicos protocolares, la matriz que conserva el Notario es de indudable utilidad para los otorgantes y para toda persona que requiera seguridad jurídica respecto al hecho o acto jurídico celebrado.

Asimismo, en los instrumentos públicos protocolares, el Notario está obligado a calificar jurídicamente el acto. Esto quiere decir que el Notario somete al acto que se pretende formalizar, a un test de legalidad; esto es, examina si éste cumple con las exigencias legales del tipo jurídico que se pretende llevar a cabo, lo cual supone necesariamente la identificación del tipo legal. Esta calificación es la evaluación de los elementos e identificación del acto entre los distintos tipos legales que componen el ordenamiento jurídico. De esta manera, el Notario cumple con velar por la legalidad de los actos en los que participa dando fe.

En los instrumentos públicos extraprotocolares, el Notario también debe de cuidar de la legalidad del acto que contiene. Puede suceder que el instrumento privado sea objetado como falso, aun cuando se encuentre refrendado con firma legalizada, puesto que la legalización de la firma no acredita la autenticidad del contenido del instrumento. Si por alguna razón, el N otario no pudiera identificar o filtrar la ilegalidad, o determinar si el acto en el que participa no es auténtico o no cumple con los recaudos legales que exige el ordenamiento, esta circunstancia no genera responsabilidad para el mismo. La razón es simple; al no ser el autor del instrumento, y no tener que protocolizarlos, el Notario participa en el continente del acto pero sin involucrarse profesionalmente en el contenido. Esto ocurre por ejemplo, en las certificaciones de firmas, legalizaciones de libros o entrega de cartas notariales.

No obstante, si bien es verdad que en los actos extraprotocolares en los que participa el Notario, en rigor, no realiza una calificación, esto no quiere decir que se desentienda de su obligación de preservar la legalidad de los actos en los que participa.

Al respecto, Walter GUTIÉRREZ CAMACHO señala en este sentido que cuando se requiere el concurso del Notario público para actos notariales extraprotocolares, como la realización de una junta general de accionistas, remates, licitaciones o cualquier otro acto, el Notario sólo da fe de veracidad en el sentido que se han realizado estos actos sino que también deja constancia que se han llevado a cabo con arreglo a la ley.

- Clasificación

La clasificación más común es la adoptada por la legislación peruana, es decir la de clasificar los instrumentos públicos notariales en protocolares y extraprotocolares. De tal forma se regula que son instrumentos públicos protocolares las escrituras públicas y demás actas que el notario incorpora al protocolo notarial; que debe conservar y expedir los traslados que la ley determina; es por ello que el artículo 23 de la Ley del Notariado Peruana establece, que: «Son instrumentos públicos notariales los que el notario, por mandato de la Ley o a solicitud de parte, extienda o autorice en ejercicio de su función, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley». Esta es pues una de las más simples clasificaciones de los documentos notariales, pues más adelante veremos otras más trabajadas desde el punto doctrinal.

Está claro que son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su función.

a) Instrumento Público Protocolar

El artículo 25° de la Ley señala que son instrumentos públicos protocolares las escrituras públicas y demás actas que el Notario incorpora a su protocolo notarial. El Notario deberá conservar los documentos originales y expedir los traslados que la ley determina.

Respecto a la distinción entre escrituras públicas y actas, Núñez Lagos advierte que las escrituras tienen por contenido una declaración de voluntad, un negocio jurídico, mientras que las actas recogen un mero hecho que típicamente no es declaración de voluntad.

Los instrumentos públicos protocolares constituyen los medios de prueba más eficaces ante cualquier circunstancia, más aún ante procesos judiciales, arbitrales o de conciliación, en los cuales los instrumentos públicos protocolares ostentan un valor probatorio pleno.

El valor probatorio de un instrumento notarial es pleno según la totalidad de las leyes procesales, pero este valor está asistido de una presunción juris tantum, o sea que admite prueba en contrario.

La matriz que conserva el Notario es de indudable utilidad para los otorgantes y para toda persona que requiera seguridad jurídica respecto al hecho o acto jurídico celebrado.

Recordemos que en los instrumentos públicos protocolares el N otario está obligado a calificar jurídicamente el acto. Esto quiere decir que el Notario somete el acto que se pretende formalizar a un test de legalidad; esto es, que examina si éste cumple con las exigencias legales del tipo jurídico que contiene. Esta calificación es la evaluación de los elementos e identificación del acto entre los distintos tipos legales que componen el ordenamiento jurídico. De esta manera, el N otario cumple con velar por la legalidad de los actos en los que participa dando fe.

Con relación a la importancia del instrumento público protocolar, Roberto BLANQUER UBEROS señala, por ejemplo, que la Escritura Pública es vehículo formal de perfección del acto o contrato que se otorga entre las partes, vehículo de presentación y eficacia fehaciente del mismo. Añade que otorga la autenticidad material y formal del negocio contenido en la misma y a través de ésta se producen efectos añadidos a su celebración válida como son: la presunción de tradición posesoria; la eficacia legitimadora de las posiciones jurídicas derivadas del negocio o disposición; la condición de título suficiente para la práctica de asientos regístrales que a su vez prolongan y confirman la legitimación nacida del documento; su trato como título ejecutivo y su valor legal como medio de prueba extra-procesal.

b) Instrumento Público Extraprotocolar

El capítulo III de la Ley del Notariado se ocupa de los Instrumentos Públicos Extraprotocolares. Sin definidos, señala en su artículo 26° que son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su función.

Son aquellos instrumentos públicos otorgados o autorizados por un notario público, en original, fuera del Protocolo. Es decir, no se llevan en ninguno de los registros de la notaría, ni existe la obligación legal de conservados en el archivo notarial. Estos documentos se redactan dentro o fuera de la notaría.

Tal como su nombre los dice, los instrumentos públicos extraprotocolares no se conservan en el protocolo notarial, sin embargo son susceptibles de incorporarse en el Protocolo Notarial a solicitud de parte interesada.

La autorización del Notario, expresada con su firma en un instrumento público extraprotocolar, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos y de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta.

El Capítulo III de la Ley, que trata sobre los Instrumentos Públicos Extraprotocolares, señala en sus artículos 94° Y 95° las clases de actas v de certificaciones. Del mismo modo, en su artículo 117° se refiere a las clases de poderes que existen. Siguiendo lo señalado en la norma legal, podríamos clasificar a los instrumentos públicos extraprotocolares de la siguiente manera:

• Actas

• Certificaciones

• Poderes Extraprotocolares

5. Cierre de los Registros

El treinta y uno de diciembre de cada año se cerrarán el registro, sentándose a continuación del último instrumento una constancia suscrita por el notario, la que remitirá, en copia, al colegio de notarios.

Si en el registro quedan fojas en blanco serán inutilizadas mediante dos líneas diagonales que se trazarán en cada página con la indicación que no corren.

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