LA CLAVE PARA UN PROYECTO EXITOSO DE RRHH: ANÁLISIS DE LOS ACTORES ESTRATÉGICOS

LA CLAVE PARA UN PROYECTO EXITOSO DE RRHH: ANÁLISIS DE LOS ACTORES ESTRATÉGICOS 

Los actores estratégicos en un proyecto puede significar el éxito o el fracaso en la implementación de un proceso empresarial, solución de tecnología o iniciativa de negocios en RRHH. La comunicación con los actores estratégicos en la etapa inicial del proyecto puede ayudar a clarificar su alcance y resultados deseados, crear defensores que comprendan sus beneficios y garantizar el apoyo en todo el proyecto. El análisis de los actores estratégicos es una herramienta importante para identificar a las personas clave (actores estratégicos) que participan en un proyecto. Por lo general, el gerente del proyecto realiza este análisis con la información proporcionada por los miembros del equipo y los patrocinadores del proyecto.

El análisis de los actores estratégicos consta de cuatro pasos:

Paso 1: Identificar a los actores estratégicos.

Paso 2: Clasificar a los actores estratégicos.

Paso 3: Entender las necesidades y los programas de trabajo de los actores estratégicos.

Paso 4: Comprender las relaciones entre los actores estratégicos.

Paso 1: Identificar a los actores estratégicos 

El primer paso del análisis es identificar quiénes son los actores estratégicos. Un actor estratégico es cualquier persona afectada directa o indirectamente por el proyecto o que tiene interés en éste. Puede ser muy útil realizar una sesión de intercambio de ideas con el equipo y/o los patrocinadores del proyecto con el fin de determinar todas las personas que pueden verse afectadas. No obstante, la determinación de la lista final de los actores estratégicos, por lo general, es mejor dejarla en manos del gerente y los patrocinadores del proyecto. Entre los ejemplos de los actores estratégicos figuran: patrocinadores del proyecto, gerentes del proyecto, miembros del equipo del proyecto, ejecutivos superiores, accionistas, agencias gubernamentales y de regulación, compañeros de trabajo, miembros del personal en general, proveedores y vendedores, departamentos de informática, público en general, comunidad, etc.

Es muy importante identificar a las personas como los actores estratégicos y no a las organizaciones o los departamentos. Por ejemplo, si un actor estratégico para la implementación de una tecnología de RRHH es el grupo del portal Web, el gerente del proyecto debe reunirse con este grupo en las etapas iniciales a fin de identificar a la persona que será el punto de contacto.

Paso 2: Clasificar a los actores estratégicos 

Después de identificar a todos los actores estratégicos, el siguiente paso es clasificarlos. Existen varios métodos para hacerlo, no obstante, el mejor método disponible es el modelo de poder e interés. Para cada actor estratégico, se deberá identificar su grado de interés y de poder o influencia sobre el proyecto, y dentro de la organización. Puede ser útil presentar esta información en un gráfico (ver Figura 1).

Algunos actores estratégicos pueden estar altamente interesados en el proyecto y ser participantes poderosos dentro de la organización. Éstos son los actores estratégicos clave (es decir, los actores estratégicos más importantes) y es necesario mantenerlos comprometidos y satisfechos (ver el recuadro rojo en la Figura 1). Es necesario mantener el nivel de satisfacción de este grupo y tratarlo de la manera más proactiva posible.

Otros actores estratégicos también pueden tener una gran influencia dentro de la organización, no obstante, es posible que no estén muy interesados en el proyecto (ver el recuadro azul en la Figura 1). Es necesario mantener satisfechos a estos actores estratégicos. Este grupo puede ser el más difícil de tratar porque puede comportarse pasivamente durante todo el proyecto, pero puede ejercer un enorme impacto si se mantiene insatisfecho. Es mejor comprometer a estos actores estratégicos en las etapas iniciales a fin de comprender sus necesidades y programas de trabajo, asegurar su satisfacción y prevenir cualquier sorpresa que pueda presentarse en el camino.

Otros actores estratégicos tienen un gran interés en el proyecto, pero un poder bastante limitado dentro de la organización (ver el recuadro verde en la Figura 1). Es mejor mantener a estos individuos informados oportunamente, porque pueden proporcionar un aporte valioso y provechoso al proyecto.

Finalmente, el último grupo de actores estratégicos tiene poco interés en el proyecto y una baja influencia dentro de la organización (ver el recuadro negro en la Figura 1). Es mejor informar a estos individuos según sea necesario y evitar las comunicaciones excesivas. Dicho esto, es sabio observar a este grupo por si los actores estratégicos incrementen su grado de influencia o interés.

Paso 3: Entender las necesidades y los programas de trabajo de los actores estratégicos 

Después de identificar y clasificar a todos los actores estratégicos, el siguiente paso es comprender mejor las necesidades y los programas de trabajo de cada uno de ellos, enfocándose en aquellos que son clave. Esto ayudará a identificar a los actores estratégicos que podrían ser defensores, bloqueadores, apoyos, etc. El mejor método para identificar y entender las necesidades y los programas de trabajo de los actores estratégicos es realizar entrevistas individuales a cada uno de ellos. Este proceso puede llevarse bastante tiempo, pero cuando se ha realizado en la etapa inicial del proyecto puede ayudar a ahorrar tiempo al asegurar que todas las necesidades de los actores estratégicos sean satisfechas de manera adecuada.

Algunas de las preguntas que pueden ayudar a identificar y comprender las necesidades y los programas de trabajo de los actores estratégicos:

• ¿El actor estratégico tiene un interés financiero, emocional, político o profesional en el éxito (o fracaso) del proyecto?

• ¿Qué motiva al actor estratégico dentro de la organización y con respecto a este proyecto en particular?

• ¿Qué información desea usted del actor estratégico?

• ¿Qué ayuda requiere usted del actor estratégico?

• ¿Qué expectativas tiene usted del actor estratégico?

• ¿Cuál es su opinión con respecto al actor estratégico?

• ¿Qué información sobre el proyecto requiere el actor estratégico?

• ¿Qué asistencia requiere el actor estratégico del proyecto?

• ¿Qué expectativas tiene el actor estratégico sobre el proyecto y sus resultados?

• ¿Qué opinión tiene el actor estratégico sobre el proyecto y las personas implicadas?

• ¿Quién tiene influencia sobre este actor estratégico y hasta qué grado?

• ¿Sobre quién tiene influencia este actor estratégico y hasta qué grado?

• ¿Existe la posibilidad de que este actor estratégico sea positivo o negativo con respecto al proyecto?

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