LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

1- INTRODUCCIÓN DE LA COMUNICACIÓN

2- FUNCIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

La comunicación cumple una serie de funciones dentro de una organización, tales como: proporciona información acerca de los procesos internos; posibilita funciones de mando y de toma de decisiones; soluciones de problemas y diagnóstico de la realidad.

Dentro de una organización la comunicación abarca tres funciones, a fin de mantener la estabilidad y el equilibrio de la empresa. Tales funciones son: Producción, innovación y mantenimiento.

• En la función de producción: La comunicación abarca todas las actividades y la información que se relacionan directamente con los modos de capacitación personal; orientación pertinente a la realización del trabajo; apertura de espacios para la formulación y concertación de objetivos; la solución de conflictos y la sugerencia de ideas para mejorar la calidad del servicio y del producto.

• En la función innovadora: En ésta se dan dos tipos de innovaciones. Primero, la de la organización. Segundo, en la organización. La innovación de la organización cambia la empresa pero no afecta al personal que labora en ella. La innovación en la organización se requieren cambios en el comportamiento de los individuos, hecho que afecta a todo el conjunto; pues exige una actitud positiva y prospectiva en todos y cada uno de los estamentos de la empresa: directivos, administrativos y empleados. La función innovadora de la comunicación incluye actividades de comunicación tales como los sistemas de sugerencias a nivel general: el trabajo de investigación y desarrollo; la investigación y el análisis de mercados; las sesiones de manifestación de inquietudes y los comités de desarrollo de ideas.

• La función de mantenimiento: Está relacionada con los espacios de socialización que permiten un contacto con el ambiente físico y humano, a través de la información oportuna, amplia y puntual; lo cual genera mejores relaciones interpersonales e identificación con la organización. La comunicación de mantenimiento busca compensar y motivar al personal para que se comprometa con los objetivos y las metas de la organización. Reconoce al individuo competente y valioso, resalta el trabajo en equipo y la creación individual.

La comunicación organizacional internas promueve la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional. Donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales. De allí que el factor esencial de la cultura de una organización es la comunicación en todas sus direcciones y en todos los niveles.

La comunicación organizacional engloba prácticas internas y externas de los flujos comunicativos. En los cuales se pone énfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales de comunicación que se utilizan. Los flujos de comunicación se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicación, y representan en sí la estructura de la organización desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicación. Lo cual ayuda a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones, es decir, transmitir efectivamente un mensaje.

La buena comunicación es de suma importancia para la eficacia de la organización, pues hace referencia a la transmisión y comprensión eficaz de significados. El flujo de mensajes sigue un camino que se denomina «red de comunicación». Por otra parte, se entiende por «proceso seriado» la ruta que sigue la comunicación dentro de la organización, es decir, el proceso persona a persona. En una organización existen y coexisten de modo paralelo redes formales e informales.

En cualquier organización, la comunicación tiene cuatro funciones principales:

• Controlar: La comunicación controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicación desempeña una función de control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de sus puestos o que cumplan con las políticas de la empresa.

• Motivar: La comunicación alienta la motivación porque aclara a los empleados qué deben hacer, cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar un rendimiento deficiente. La definición de metas concretas, la retroalimentación sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada estimulan la motivación.

• Expresar emociones: En el caso de un gran número de empleados, el grupo de trabajo es su fuente primaria de interacción social. La comunicación que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite a sus miembros manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. Por consiguiente, la comunicación se convierte en una puerta de expresión emocional de sentimientos y de realización de las necesidades sociales.

• Informar: Se refiere al papel que desempeña la comunicación cuando facilita decisiones. Pues mediante la transmisión se proporciona la información necesaria para la toma de decisiones.

Para que la organización funcione es preciso tener cierto control de los miembros, estimularlos para que trabajen, proporcionarles un medio para expresar emociones y tomar decisiones. Cualquier intercambio de comunicación en una organización cumple con una o varias de estas funciones.

La comunicación interna engloba el conjunto de actos de comunicación que se producen en el interior de una organización. Esta comunicación concierne a todos sus componentes, desde la dirección general hasta los empleados de más bajo nivel. Ésta persigue informar acerca de lo que la organización hace, e intenta lograr un clima positivo de integración al incrementar la motivación y, en consecuencia, la productividad.

3- EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

En el proceso de comunicación, el emisor decide el mensaje a emitir, el canal y la codificación que va a usar. El emisor, por otra parte, es quien se ocupa de que la retroalimentación, que es un mensaje en sí, llegue lo más clara posible. Ya que esta es la vía necesaria para conocer si el mensaje se recibió con claridad. De lo contrario, la retroalimentación llegará en el momento en que el receptor incumpla o no realice la tarea indicada en el mensaje, por el hecho de una mala comunicación o interpretación errónea del mensaje.

La mayoría de los componentes del proceso de comunicación tienen la capacidad de crear distorsiones. Por tanto, inciden sobre la meta de la comunicación. Las distorsiones dependen fundamentalmente del estado psicológico del emisor y del receptor; del canal usado y del tipo de codificación.

4- BASES DE LA COMUNICACIÓN

Se requiere de un entendimiento elemental de conceptos principales para un conocimiento de la comunicación. Estos temas fundamentales son lo que podemos denominar bases de la comunicación. Entre ellas podemos considerar:

Dirección de la comunicación

La comunicación puede correr verticalmente u horizontalmente.

1. Dimensión vertical de la comunicación: Se puede dividir en:

• Descendente: Se refiere a la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a uno que se encuentra más bajo. Por ejemplo se da en el caso de un supervisor de planta que se comunica con un obrero que se encuentra a su cargo. Es empleada por los gerentes y líderes, para asignar metas, informar a sus empleados, brindar datos o información, indicar los problemas que se estén presentando, proporcionar retroalimentación sobre el desempeño, dar indicaciones, entre otros.

• Ascendente: Fluye dirigido hacia un nivel superior de la organización o grupo. En la organización es empleado para brindar retroalimentación a los niveles superiores, dar a conocer los problemas que se estén presentando, etc. De igual manera permite a las personas que se encuentren en el nivel superior, mantenerse informados acerca de cómo se sienten los empleados en su puestos de trabajo, en sus relaciones con sus compañeros, y en general con la organización en su totalidad. Además esta información le sirve, a los que dirigen la organización, para adquirir ideas acerca de la manera en que las unidades o estaciones de trabajo se pueden optimizar.

2. Dimensión horizontal de la comunicación

• Lateral: Se da cuando la comunicación se realiza entre los miembros de grupos o equipos que se encuentran en el mismo nivel.

Las comunicaciones horizontales a menudo se requieren para ahorrar tiempo y para facilitar la coordinación. Estas relaciones laterales bien pueden ser estimuladas de manera formal, o informalmente. Con este último se impide la jerarquía vertical y se apresuran las acciones. Pueden ser buenas o malas para los gerentes, lo primero cuando ocurren con el consentimiento de los gerentes y se da en los casos cuando la dimensión vertical y formal de la organización impida la transmisión eficiente y precisa de la información.

5- BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

Los problemas de comunicación suelen ser síntomas de conflictos más profundos. Algunas de las barreras de la comunicación son:

• Falta de planeación: La buena comunicación no es obra del azar. No obstante, establecer las razones de una instrucción, seleccionar el canal más rápido y elegir el momento adecuado son acciones que pueden favorecer enormemente la comprensión y reducir

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