Puesto Encargado de la Administracion-Contable
Enviado por pablomorales2 • 18 de Octubre de 2018 • Documentos de Investigación • 1.888 Palabras (8 Páginas) • 73 Visitas
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
DEPARTAMENTO: COORDINACION DE ADMINISTRACION-CONTABLE.
Puesto | Encargado de la Administracion-Contable |
Jefe Directo. | Párroco |
Departamentos bajo su supervisión. | Secretaría parroquial Librería parroquial Mantenimiento parroquial Centro vita. |
Horarios |
Descripción Genérica: La Administración-Contable deberá encargarse de llevar el control y registro analítico de ingresos y egresos de la parroquia en los formatos correspondientes, la recepción de todo el dinero obtenido por limosnas, capillas, alcancías y otros ingresos entregados por el párroco, realizar pagos a diversos proveedores, apoyar en la organización de los festejos patronales y otro.
Deberá hacer entrega de un informe diario, semanal o mensual de todas las operaciones realizadas.
Funciones y proceso administrativas-contables:
Función: Recepcionar el conteo de las colectas, alcancías, ingresos por capillas semi-públicas y públicas resguardadas en la parroquia. Proceso: En caso del conteo de las colectas el párroco asigna a un apostolado para realizar el conteo en presencia del vicario como del administrador parroquial. Las colectas se deberán realizar de la siguiente manera:
El administrador deberá recibir un formato “conteo de colectas” (anexo1) donde se detallan los billete y monedas recibidas, firmada por parte del apostolado quienes realizaron el conteo de las colectas y afirmada por el administrador de conformidad. Al finalizar del proceso de conteo el administrador deberá llevar un con control en Excel de las colectas recibidas por día. |
Función: Recepción y registro de los recibos simplificados de ingresos entregados y elaborados por parte de la secretaría notarial, efectivamente verificados de acuerdo a sus reportes. Proceso: El administrador semanalmente deberá recibir los recibos simplificados de ingresos por parte de la notaría secretarial, el cual deberá ser cotejado con el sistema de Access. Si existiera una desigualdad se deberá justificar el motivo de la misma. El Administrador deberá realizar un reporte semanal por los recibos simplificados en el formato de ingresos (anexo 2) para entregar vía correo electrónico a contabilidad de la Prelatura de Chetumal. |
Función: Realizar liquidaciones diarias a todos los departamentos que cuenten con efectivo. Proceso: La realización de liquidaciones por departamento se deberá realizar al día siguiente por la mañana. Notaría Secretarial: deberá entregar los ingresos en efectivo y los Boucher de tarjeta de crédito y débito por concepto de criptas, sacramentos, intensiones y otros servicios. Dejaremos en criterio del administrador si las liquidaciones serán por secretaria o una se encargara de la entrega global, la sugerencia será que cada secretaria haga entrega de su liquidación. (Secretaria 1: misa, sacramentos en excepción de matrimonio, donativo, actividades y servicios varios). Secretaria 2: matrimonios y criptas) Centro vita: en el caso de este departamento se dejara a criterio del administrador si deberá realizar las liquidaciones diarias o semanales, ya que en pocas ocasiones recibe dinero únicamente por los apostolados como donativo por uso de los salones. Librería parroquial: la encargada de la librería será quien realice los depósitos a la cuenta bancaria asignada por las ventas, el administrador deberá verificar que los depósitos se estén realizando cotejando con el reporte de venta que expide el programa de cómputo que maneja la librería. Las liquidaciones quedaran bajo el resguardo de la administración parroquial. |
Función: Realizar depósitos de las liquidaciones diarias recibidas por parte de los diferentes departamentos, así como depósitos de cuotas e impuesto a la Curia Prelatura de Chetumal. Proceso: Los depósitos se deberán realizar por lo menos 2 veces por semana, y el administrador deberá separar los ingresos por departamento, para realizar el depósito a cada cuenta bancaria que les corresponde. |
Función.-Registro y captura de los ingresos recibidos en los rubros correspondiente en Excel, así como su envió a digital a la Prelatura de Chetumal semanalmente. (Realizando respaldos). Proceso: El administrador deberá realizar un reporte resumido semanalmente de todos los ingresos de la parroquia como son: misas, sacramentos, colectas, alcancías, tiendita y librería, donativos, criptas y otros servicios en el formato reporte de ingresos semanal. (anexo 3) |
Función: Entregar recibos de vale cuando le sea solicitado dinero en efectivo autorizados por el párroco. Proceso: El administrador deberá entregar recibos de vale cuando le sea solicitado dinero en efectivo autorizados por el párroco, describiendo en el concepto para qué es la entrega del dinero. Podrá entregar dinero para gastos a comprobar a sacerdotes o a empleados autorizados por el párroco y dar seguimiento a la justificación del dinero entregado. El dinero en efectivo podrá ser tomado de los ingresos globales o de la caja chica según la cantidad solicitada. |
Función: Realizar reembolsos al personal que cuente con caja chica, cuando se cuente con 80% en factura y caja de cambio cuando sea necesario. Proceso: Realizar reembolsos al personal que cuente con caja chica o caja de cambio: Secretaría notarial: la secretaria será la encargada de la caja de cambio por 1,000.00 pesos. Librería parroquial: la encargara contara con una caja chica de 3,500.00 pesos para gastos menores de 2,000.00, el cual deberá podrá ser reembolsado únicamente con facturas electrónicas. Su reembolso será vía cheque. Y contara con una caja de cambio de 1,000.00 pesos. Área de mantenimiento: el encargado contara con una caja chica de 3,000.00 pesos para gastos menores a 2,000.00, el cual deberá podrá ser reembolsado únicamente con facturas electrónicas. Su reembolso podrá ser en efectivo. Administracion parroquial: el administrador contara con una caja chica de 15,000.00 el cual será reembolsado con las facturas pagadas, haciendo entrega al párroco para la aprobación de su reembolso. |
Función: Realizar compras para la parroquia como de: papelería, art. De limpieza, jardinería entre otros cuando son requeridos. Proceso: El administrador será el encargado de realizar compras por gastos mayores a 2,000.00 pesos cuando le sea solicitado por los diferentes departamentos y realizar las descargas de facturas electrónicas por medio de las páginas de los diferentes proveedores. También deberá manejando un stock de los productos o mercancías que son utilizados en la parroquia. |
Función: Realizar pagos por servicios de la parroquia (teléfono, luz, agua, etc.), la capilla adscriptas Santa María de Guadalupe del Mar y la Casa Cural en efectivo o vía transferencia. Proceso: Los pagos por servicios se sugiere sean por vía transferencia el cual deberá ser solicitado al contador de la Curia Prelatura de Chetumal con previa autorización de párroco, por lo menos una semana antes de sus vencimiento, se podrá pagar en efectivo si por algún motivo no se pudo realizar la transferencia. |
Función: Elaboración y entrega de cheques para pagos a proveedor con previa factura y autorizado por el párroco. Proceso: Para los pagos a proveedores solicitados por los diferentes departamentos, el solicitante deberá primero solicitarle al párroco la autorización para la compra o pago del servicio. Si el pago es autorizado el solicitante deberá pedirle a la administración realizar el cheque o transferencia proporcionando los datos para su pago: el monto a pagar con el IVA incluido, cuenta de banco, clave interbancarias, nombre del banco. El administrador confirmara si le pago fue autorizado con el párroco. El solicitante deberá ser quien solicite la factura así como revisar que el servicio haya concluido o que la mercancía se haya recibido. La elaboración de los cheques como de su póliza serán los días lunes para la firma del párroco y el administración hará entrega de los cheque al proveedor los días martes estableciendo ese día como “días de pagos” lo cual los solicitantes deberán entregar la información antes del día que se elaboran los cheques. |
Función: Registro y captura en Excel de los gastos por pagos e inversiones realizadas en la parroquia, así como su envió a la administración de la Prelatura de Chetumal A.R. digitalmente. (Realizando respaldos). Proceso: La administración será el área de centralización de toda la información entregada por los diferentes departamentos, sobre sus ingresos recibidos y egresos realizados del cual el administrador deberá realizar un resumen detallado semanal de todas las operaciones realizadas por las diferentes áreas, aclarándole cualquier duda que le pudiera surgir al párroco. |
Función: Realización de trámites bancarios. Proceso: El administrador podrá apoyarse con la encargada de Centro Vita para indicarle como realizar la solicitud de chequeras, elaboraciones de cheques, verificación y solitud de transferencias con previa autorización del párroco, solicitud de estados de cuentas y otros trámites referentes a las cuentas bancarias con las que cuenta la parroquia. De las siguientes cuentas:
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Función: Recepción de la documentación contable mensual de todos los departamentos. Proceso: Como se ha mencionado antes la administración será el área encargado de recibir la documentación contable mensual de los departamentos centro vita, librería y secretaria notarial cotejando y verificar las pólizas cuenten con su respaldo correspondiente. |
Función: Cierre del informe mensual de ingresos y egresos conforme a los estados de cuentas bancarias. Proceso: El administrador deberá de llevar un auxiliar de bancos por cada cuenta bancaria identificado los cargos y abonos del banco. (cada departamento cuenta con una cuenta bancarias asignada) |
Función: Notificación al área de recursos humanos de la Prelatura de Chetumal las faltas, retardos, incapacidades, altas y bajas ante el IMSS, contratos, renuncias o despidos entre otros. Proceso: La administración será el intermediario para informar a recursos humanos de la Prelatura de Chetumal las notificaciones con el personal, entregadas por cada encargado de los diferentes departamentos. |
Función: Contar con un reporte actualizado de los bienes y artículos religiosos, de cómputo y mobiliario de oficina. Llevar con un libro de historia de la iglesia. Proceso: El administrador deberá contar con una carpeta de activo fijo con sus respectivas facturas, así como un registro en Excel, realizando una actualización cada 6 meses. El libro de historia de la iglesia deberá contener los hechos más importantes como construcciones, cambios de párroco, las celebraciones entre otros. |
Función: Envió de la contabilidad física de todos los departamentos a la Prelatura de Chetumal los primeros 5 días del mes al que corresponde. Proceso: El administrado será el encargado de hacer llegar la documentación contable recibida por los diferentes departamentos a la Admiración de la Curia Prelatura de Chetumal los primeros 5 días del mes al que corresponde. |
Función: Elaboración de presupuestos mensuales o anuales según la necesidad de cada área. |
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