Referencia: Informe preliminar de auditoría contable desde el 1 de julio 2012 hasta 28 de junio de 2016.

Señores

CLAUDIA  PATRICIA RODRIGUEZ

Presidenta J.A.C de el Retiro

PEDRO NEL RAMIREZ ALDANA

Tesorero J.A.C de el Retiro

NAYIBER ASTRID BUITRON HOYOS

Fiscal J.A.C de el Retiro

Celular: 3128582590

Carrera  20 # 19-47  Postal 19003

Ciudad

Referencia: Informe preliminar de auditoría contable desde el 1 de julio 2012 hasta 28 de junio de 2016.

Atento saludo.

La Ley 743 de 2002, faculta a las entidades del interior a ejercer vigilancia, inspección y control sobre los organismos comunales, el Decreto reglamentario 890 de marzo de 2008, capitulo IV numeral 5, establece el mecanismo de auditoria para verificar la razonabilidad de la información contable. Por lo anterior, el 27 de enero de 2017, con radicado N° 2017.113.003365-2 a este despacho se allego el libro contable de la Junta de Acción Comunal de el Retiro, de igual manera, el radicado número 2017.113.004623-2 de 03 de febrero de 2017 que contienen facturas y documentación equivalente de la organización comunal y copias del registro de los hechos económicos desde el 04 de octubre de 2014 hasta 28 de junio de 2016, el radicado 2017.113.005709-2 con fecha 09 de febrero de 2017 donde se adjuntan cuatro (04) facturas y radicado número 2017.113.031285-2 con fecha 13 de julio de 2017 que consta de copias del libro de actas de asamblea desde el 29 de octubre de 2014 hasta el 28 de enero de 2017.

En la documentación enviada se relacionan salidas de dinero para eventos culturales, transportes y demás desembolsos por diferentes conceptos de los cuales no existen facturas o documentos equivalentes a la factura que justifiquen dichos gastos. De los hechos antes mencionados se requiere de manera perentoria su pronta aclaración y el aporte de los soportes faltantes; es importante recordar que cada registro del libro contable de la organización comunal (entradas o salidas de dinero) debe estar soportado por los debidos comprobantes de ingresos o egresos según sea el caso de la operación ejecutada.

Es de aclarar que para el bienestar y óptimo funcionamiento de la junta de acción comunal de el Retiro se debe tener en cuenta su normatividad estatutaria, donde se decretan las funciones de cada uno de sus dignatarios, las cuales se nombran a continuación:

ARTÍCULO 35. DEL PRESIDENTE.

El Presidente de la Junta tiene las siguientes atribuciones:

1. Ejercer la representación legal de la Junta y como tal, suscribir los actos y contratos en representación de la misma, y otorgar los poderes necesarios para la cabal defensa de los intereses de la Entidad. Según la naturaleza y cuantía de los contratos, el Presidente se sujetará a las autorizaciones de la Asamblea, Directiva y Comisiones;

1. Por derecho propio, ser Delegado ante la Asociación (Parágrafo 1, artículo 8, Decreto 2350 de Agosto de 2003);

1. Presidir y dirigir las reuniones de Directiva y Asamblea General;

1. Ordenar la convocatoria para las reuniones de Directiva y Asamblea General;

1. Autenticar las Actas de Directiva y Asamblea General, y firmar la correspondencia;

1. Suscribir, junto con el Tesorero, los cheques y demás órdenes de pago que hayan sido previamente aprobados por el Dignatario u órgano competente;

1. Ser ordenador de gastos en la cuantía que le señale la Asamblea;

1. Presentar periódicamente informes sobre los gastos, las inversiones y actividades realizadas;

1. Hacer debida entrega del cargo, dentro del término de dos (2) meses, a quien lo reemplace;

1. Las demás que le señalen la Asamblea, la Directiva o el reglamento de la Directiva.

ARTÍCULO 37. DEL TESORERO.

Corresponde al Tesorero:

1. La responsabilidad en el cuidado y manejo de los dineros y bienes de la Junta, excepto cuando se trata de actividades de Economía Social, en cuyo caso la responsabilidad se determina en los contratos de trabajo o en los respectivos reglamentos;

1. Mantener bajo su cuidado y  custodia y manejar los Libros de Tesorería y de Inventarios, registrarlos, diligenciarlos, conservar los recibos de los asientos contables y entregarlos al Tesorero que lo reemplace en el término máximo de dos meses;

1. Constituir la garantía o fianza de manejo para responder por los dineros y bienes de la Junta. La prima será cubierta con dineros de la entidad;

1. Firmar conjuntamente con el Presidente los cheques y documentos que impliquen manejo de dinero o de bienes, previa orden impartida por el órgano o Dignatario competente;

1. Cobrar a los afiliados la cuota mensual de sostenimiento de la Junta, según cuantía establecida en Asamblea;

1. Consignar en cuenta bancaria registrada a nombre de la Junta los ingresos por todo concepto, apenas sean recibidos;

1. Rendir a la Asamblea en cada una de sus reuniones un informe del movimiento de Tesorería;

1. Entregar, en el término de dos meses, los libros y bienes a su cargo a quien lo reemplace; previo reconocimiento de la entidad competente.

1. Lo demás que le señalen la Asamblea, la Directiva o el reglamento.

ARTÍCULO 41. DEL FISCAL.

1. El Fiscal tendrá el mismo período que la Directiva y ejercerá las siguientes funciones:

1. Velar por el cumplimiento de los Estatutos, planes de trabajo y funciones de todos los Dignatarios.

1. Visar los cheques y demás órdenes de egreso de dineros, para lo cual observará que las autorizaciones se hayan otorgado por el órgano o Dignatario competentes;

1. Velar por el recaudo y cuidado de los dineros y bienes de la Junta, así como por su correcta utilización;

1. Rendir informes a la Asamblea y a la Directiva sobre el recaudo, cuidado, manejo e inversión de los bienes que forman parte del patrimonio de la Junta, y denunciar ante las autoridades administrativas o judiciales las irregularidades que observe en el manejo patrimonial de la Junta.

PARÁGRAFO 1. No podrá ser designado Fiscal quien en el período anterior haya desempeñado el cargo de Tesorero o Presidente.

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