SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

Introducción

A través de los años en las organizaciones se han venido dando inconvenientes con relación al manejo de actividades, procesos y ejecución de tareas, ya que en muchos de los casos están son ejecutadas de forma ineficiente, lo cual repercute en la toma de decisiones por parte de la gerencia.

Resulta oportuno contar con el Sistema de Control Interno, ya que este mecanismo esta direccionado a minimizar riesgos a través de la identificación y prevención de los mismos. Una de las ventajas de este sistema es que mantiene una relación entre todos los funcionarios de una organización, debido a que para iniciar este proceso se requiere del compromiso por parte del personal, lo cual convierte a cada empleado en responsable de cumplir con lo estipulado en las normas y políticas. En este sistema se incorporan las normas, reglamentos y demás parámetros para ejecutar el control interno, obteniendo eficiencia en el desarrollo de actividades previniendo los errores y posibles fraudes que se puedan generar.

El objetivo de este trabajo es conocer el sistema de control interno, el cual se basa en controlar la totalidad de la organización, para revelar riesgo que ponen en peligro la seguridad económica de la empresa. En efecto el diseño de un adecuado sistema de control interno nos proporciona información trasparente y certera de las diversas áreas en las que se aplica, como lo son la administrativa y contable, para revelar información real en base a los hechos económicos que se han generado.

Uno de los problemas que se puede suscitar al no contar con un programa de control interno, es que el desempeño de actividades sería ineficiente, con ello también se puede manifestar que estaría difícil detectar los problemas, debido a que no se está evaluando cada área de trabajo como es debido, todo lo mencionado da como resultado que la organización se vea envuelta en líos al no cumplir con las normas y políticas establecidas. El sistema de control interno al ser una herramienta estándar también cuenta con limitaciones inseparables, es por ello que para determinar su rendimiento también deberá ser evaluado de forma permanente.

Importancia

La relevancia del Sistema de Control Interno radica en que las entidades requieren conocer lo que sucede internamente con sus operaciones y para ello necesitan de un sistema que les proporcione ese dato, por lo tanto, contamos con el COSO un sistema adecuado y dispuesto a identificar riesgos, para proporcionarnos información clara y relevante que se ejecutan en las diversa áreas y departamentos de una entidad. Este sistema nos mantiene al día sobre la situación interna de la empresa, por lo que nos ayuda a identificar y prevenir negligencias, fraudes y posibles pérdidas cometidas ya sea por los directivos o demás empleados de la empresa. Cabe recalcar que la adopción de este sistema crea prosperidad, mayor productividad en el desempeño de actividades.  

Objetivos

• Identificar y valorar los riesgos que se detecten al aplicar el Control Interno, relacionado con la parte operativa a fin esclarecer el adecuado manejo de los recursos de la empresa, para ello se determinar su eficiencia y efectividad en la gestión de las actividades.
• Inspeccionar la veracidad de la información financiera entregada en los reportes financieros, a fin de que aquellos registros fueron derivados de hechos económicos reales.
• Verificar que el desarrollo de operaciones o actividades, se esté realizando en base a las normas, políticas y reglas establecidas que permitan cumplir los propósitos estipulados por la entidad.

Marco Teórico

Control Interno

Definición

El control interno es un herramienta o mecanismo que permite que las organizaciones obtengan resultados certeros, en base a los objetivos plateados por la entidad. Por lo que, implica generar una planificación, precisando medidas que preserven los recursos, mantengan confiabilidad y precisión en los informes contables, que permita medir el desempeño y cumplimiento en cuanto a las operaciones, así como también se de un seguimiento a las normas, políticas estipulas de la entidad para verificar su correcta aplicación. (Bacallao Horta, 2009)

Para cumplir con todo lo mencionado utilizamos el Sistema de Control Interno o también reconocido como COSO el cual interrelaciona todas las operaciones, políticas, actividades, métodos y procedimientos en los que participan los directivos y el personal con el propósito de que prevengan riesgo dentro de la empresa. (Stevens, 2017)

El Control interno como en muchas fuentes se cita proporciona seguridad razonable es verdad, pero el hecho de contar con este sistema, no da lugar a que los miembros de la organización se confíen en que todos los procesos, actividades y normas serán ejecutados de forma eficiente es decir no existan riesgo o errores. (Del Toro, Fonteboa, Armada, & Santos, 2005)

Clasificación

El Sistema de Control Interno se clasifica o se divide en dos partes que son los controles internos contables y los administrativos. El Control Interno Contable se refiere a los métodos y procesos que se emplean para proteger activos y la fiabilidad en las contabilizaciones, para ello este control este sujeto a una auditoria interna para comprobar que se está dando el adecuado manejo, registros, control tanto físico como en los reportes de los activos, valoración con el fin de que la información que se refleja en los estados financieros sea confiable, verídica, real a los hechos económicos. El Control Interno Administrativo este nos da a conocer a través de métodos y procesos el adecuado manejo de operaciones, funciones, políticas, normas establecidas por la entidad y también comprobar el desempeño en cuanto a las capacitaciones que recibe el personal y demás aspectos. (Perdomo Moreno, 2004)

Características

Tabla 1 Características del COSO

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Fuente: (González Aguilar & Cabrale Serrana, 2013)                                             

Elaboracion: Propia

Fundamentos del COSO

Los fundamentos del control Interno son un pilar importante, ya que son la base por el cual se norma y orienta el control interno. Esta determinando bajo tres parámetros que son; autorregulación, el cual muestra la capacidad de la entidad para establecer sus propias políticas que logren la eficiencia en el desarrollo de actividades; autocontrol es el desempeño de cada empleado para evaluar, corregir y dar seguimiento a su trabajo con el fin su capacidad en tareas; autogestión se refiere a la combinación de la autorregulación y autocontrol a fin de dar una coordinación y ejecutar de forma eficiente las funciones de la organización. (SurColombiana, 2017)

Componentes del COSO 

• Ambiente de Control. - Es punto inicial del control interno, ya que de él depende los demás componentes puesto que, en el se integran lo valores éticos, normas, procesos, estructura organizacional, facultades y concesión de compromisos. En esta etapa se enmarca el funcionamiento de la empresa y la incidencia en la conciencia del personal. (Perez Solorzano, 2007)
• Evaluación de Riesgos. - Este componente se refiere a que la entidad debe evaluar los riesgos de naturaleza tanto internoa como externa que afecte el desempeño y cumplimiento de los objetivos. Es por ello que debe reconocerlos y analizarlos, ya que pueden darse debido a cambios o reformas gubernamentales, lo cual perturba el desempeño de actividades para la organización. (Cumbal, 2015)

La NIA 400 con respecto a la evaluación de riesgo nos manifiesta que el auditor deberá analizar y comprender los procesos contables y controles internos de la entidad para luego planificar la auditoría. (NIA 400, 2011)

• Actividades de Control. - Son aquellas gestiones que se crean a través de políticas, procesos que ayudan a que se ejerzan acciones para controlar y determinar riesgos. Estas gestiones abarcan toda la empresa en los diferentes niveles, operaciones y funciones que realiza la entidad. (Durán, 2015)
• Información y Comunicación. - Se refiere a la información recopilada que representa una alta relevancia para la entidad, la cual es ingresada es sistemas informáticos, los cuales se nutren de información operativa, financiera y contable. Esta información debe de ser comunicada por cada responsable del área para cumplir con el control interno, a fin de verificar el correcto manejo de registros y cumplimiento de las normas y estándares establecidos. (Deloitte, 2016)
• Supervisión o Monitoreo. - Todo sistema requiere de un seguimiento perene, para ir verificando a través del tiempo su efectividad, esto se lo lograr mediante las supervisiones. Todas aquellas anomalías detectadas deberían ser notificadas o informadas a la autoridad máxima competente. Con todo lo mencionado este sistema está sujeto a cambios en caso de ser necesario. (Ambrosone, 2007)

Conclusiones

En base a lo abarcado se concluye que el control interno a más de ser un mecanismo que trasmite eficiencia y transparencia en el desarrollo de las actividades de una organización, es la pieza clave en ella, debido a que este sistema incorpora mecanismo y herramientas que permiten mantener un control, lo que cual representa un compromiso por parte de los directivos y empleados de la empresa, puesto que para ejecutar sus funciones, actividades y proceso estarán regidos por un estándar, el mismo que engloba todo el manejo y procedimiento de dichas acciones para que sean ejecutadas de forma eficiente. Si bien es cierto que este sistema permite minimizar el riesgo, de que surjan pérdidas al detectarse anomalías que impiden cumplir los objetivos plasmados, en el se pueden darse limitaciones inseparables es decir que no se pueden evitar. Una de las razones por las cuáles se dan estas disyuntivas es porque al ser este un sistema diseñado por la propia organización, habrá ciertos empleados que, por distracción, ineficiencia o por querer actuar de forma intencional para causar daños a la entidad pasarán por alto las normas estipuladas que comprende este sistema, estos errores o fraudes causarán desequilibrios en el sistema de control y posterior a ello la entidad se verá envuelta en un sin número de riesgos poco controlables. Es por ello que para erradicar lo mencionado, este sistema estará sujeto a evaluación continua, para determinar si su labor esta siendo de utilidad para la organización o en caso de que se requiera restructurar sus procesos la entidad podrá hacerlo, así mantendrá una organización en mejores condiciones, ya que mediante este sistema el nivel de riesgo es mucho menor. Por lo tanto, contar con un apropiado Sistema de Control Interno crea una organización eficiente con muchas mas fortalezas y menos debilidades para enfrentar cualquier problema externo.  

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