William O Leonard

– Enfoque de William P. Leonard.

A) Concepto

Es el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o cualquier otra parte de una organización, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas.

Para Leonard la auditoria administrativa pretende ayudar y complementar a la administración en determinadas áreas que requieren economías prácticas mejoradas.

Aportaciones

· Realización de evaluación de la actuación del personal directivo.

· Hace el uso de las técnicas de auditoria administrativa como: gráficas de organización, gráficas de proceso, gráficos de distribución de formas, simplificación de trabajo, investigación de operación etc. Vislumbra la auditoria administrativa como un servicio de asesoramiento integral a la dirección de la empresa.

Método

1. Estudio preliminar

2. Programa de auditoria

3. Investigación

4. análisis interpretación y síntesis

5. Preparación del informe

6. Discusión con los directamente afectados

7. Informe final a la dirección

8. Revisión sistemática

B) Metodología

El propósito y las finalidades de la auditoria administrativa, son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados e indicar posibles mejoras en las operaciones. Para Leonard las tareas de la auditoria administrativa, se convierte en un servicio especializado prestado a la dirección superior, empleando el método científico, en otras palabras se trata de un servicio de consultoría de dirección perteneciente a la empresa.

Su alcance, puede comprender una determinada función o actividad, departamento o grupo de departamentos, división o grupos de divisiones, o la empresa en su totalidad.

Las áreas de investigación puede incluir una apreciación de los métodos de pronosticación, planeación de entregas medidas de actuación, costos de ingeniería, de proyectos, estimación y fijación de precios, comunicaciones, equipos electrónicos de procesos de datos efectividad de los directivos involucrados. Lo anterior implica cubrir en forma integral el área de control interno administrativo u operativo, o sea el campo de la función control de la dirección superior.

Factores a revisar y evaluar:

A) Planes y objetivos: en numerosas empresas la administración no da pleno cumplimiento a los principios de organización. Antes de que el auditor pueda valorar la eficiencia de una operación, es necesario entender los planes y objetivos generales de la empresa.

B) Estructura orgánica: es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las deficiencias en la estructura son:

· Estructura mal proyectada para satisfacer necesidades.

· Funciones no coordinadas y controladas.

· Falta de delegación, autoridad y responsabilidad en forma apropiada.

· Personal no calificado en puestos.

· Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes

Al revisar el organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si refleja o no la situación verdadera, actual de las funciones orgánicas. Debe de analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y responsabilidad.

C) Políticas: La política está claramente expuesta. La expresión de una política es necesaria para la toma de decisiones, de producción, finanzas, personal, compras, etc. Al cotejar políticas el auditor tomará en cuenta la totalidad de los elementos que incurren; por ejemplo, la evaluación de políticas de ventas involucrará calidad, diseño, estilo, número y variedad de productos.

D) Sistemas y procedimientos: Debe de tener en cuenta su propósito y su forma de decidir sobre sus meritos respecto a la forma en que sirve la empresa. El sistema y procedimiento debe estar proyectado de tal forma que se obtengan los resultados deseados, debe de determinar lo que se está haciendo, dónde, cuándo, cómo, y por quién; cada uno debe ser estudiado y evaluado.

E) Métodos de control: Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. Comprendiendo el desempeño real contra lo esperado, trátese de objetivo, norma, etc.

El auditor está obligado a hacer un estudio, tanto de los registros como del procedimiento, y siempre que sea necesario hacer las recomendaciones oportunas para que se hagan revisiones.

F) Formas de operación: Por lo que respecta a la mano de obra hay que determinar la fuerza de trabajo básica para satisfacer calidad, adecuada, producción, etc.

La operación de toda la empresa implica mantener una adecuada relación entre las diversas funciones, para conseguir resultados. Otros factores son los cambios en la economía del país, ya que afectan la operación.

G) Recursos humanos y materiales: La evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los puntos débiles y fuertes de la gente. Para ello el auditor llevará el examen de las condiciones de trabajo programas de adiestramiento, evaluación del trabajo, calificación de méritos, desarrollo de actividades.

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