Artículo 104. CPC: El Secretario actuará con el Juez y suscribirá con él todos los actos, resoluciones y sentencias

1. EL SECRETARIO:

 Artículo 104. CPC: El Secretario actuará con el Juez y suscribirá con él todos los actos, resoluciones y sentencias. El Secretario subscribirá  también con el Juez los actos de contestación, recusación, declaraciones, aceptaciones, experticias y demás a que deban recurrir las partes o terceros llamados por la Ley.

        Delimitar un concepto sobre el Secretario del Tribunal, el cual explica su naturaleza por cuanto se encuentra legalmente instruido en el artículo anterior, es bastante difícil, pero se puede agregar además que es la persona que después del Juez, tiene la carga más fuerte dentro del Tribunal, cuando el legislador apunta “ El Secretario actuará con el Juez y subscribirá también con él los actos de contestación, recusación…Omisis” está dejando claro que se trata de una comisión autorizada, que debe actuar conjuntamente para dar fe a todos los actos procesales del Tribunal. Así se desprende de la taxativa interpretación gramatical de la norma, porque  se lee: El Secretario actuará con el Juez. Sus actos no están separados según la frase, cabeza del mencionado artículo.

        Sin embargo existe una subordinación de este con respecto del Juez, según el Artículo 105 del Código de Procedimiento Civil, “El secretario escribirá en el expediente los actos del Tribunal, bajo el dictado o las instrucciones del Juez. Podrá con todo encomendarse la práctica de estas diligencias a los amanuenses que dependan del tribunal”  se trata de un control jurídico, que no permite al abogado determinar actos y decisiones que puedan afectar al proceso, sin contar con la anuencia del Juez, además lesionaría la jerarquía cognitiva del mismo, si se le otorgara poder sobre los actos del tribunal,  sin embargo en el segundo apartado de la norma, permite al Secretario encomendar tareas judiciales a los escribientes, asistentes y demás personas del tribunal, observando siempre la decisión que sobre esto tiene el Juez.

        En el Artículo 111 se define la facultad del Secretario  a dar Fe de las copias certificadas que se emitan desde el tribunal en que labora, esta facultad define su función fedataria judicial.

        El Secretario Judicial es un órgano auxiliar del Juez, con quien colabora en los actos de reglamentación de proceso, es decir, aquellos actos que hacen el desenvolvimiento y dirección del proceso, contribuyendo a la acumulación de elementos, evidencias o pruebas aportadas por las partes al procedimiento, que luego servirán de base  para la toma de una decisión final. (Omeba, 1976)

        Juan F. Prado A. “ Los Secretarios Judiciales son aquellos funcionarios públicos de carrera, de carácter técnico , teniendo en cuenta las funciones de autenticar y documentar los actos procesales, la comunicación entre el Juzgador y las partes, y terceras personas que intervengan en el proceso, así como varias atribuidas por la Leyes Orgánicas y Procesales” (1987)

        Dicho esto, se desprende de la norma una serie de obligaciones que debe cumplir el Secretario y las cuales le caracterizan por ser del siguiente talante.

1. Actuar conjuntamente con el Juez en todas las acciones que el Tribunal lleve a cabo.
2. Según ordene el Juez,  manejará todos los actos relacionados con los expedientes, pudiendo, aguas abajo, usar la fuerza laboral de los amanuenses del Juzgado.
3. Recibe y subscribe y agrega  todas la diligencias que las partes acciones, sin obviar que el Juez deberá recibir notificación de estos actos.
4. Da fe de los actos cumpliendo con requisitos tales como: Firma, Fecha, Hora  y de inmediato informa al Juez.
5. Custodia el Sello del Tribunal, El archivo y los Expedientes de las causas.
6. Debe salvaguardar enmendaduras y defectos.
7. Facilitará previa solicitud formal, el expediente a las partes.
8. Deberá autenticar con su rúbrica las copias certificadas.
9. Lleva el Libro Diario y demás funciones que la Ley indique.

1. FUNCIÓN FEDATARIA JUDICIAL:

Existe una relación entre la Seguridad Jurídica y la Cosa Juzgada, d este modo ambas  son indisolubles, la fe pública, aporta a todo juicio una certeza necesaria al Poder Judicial a través del principio de legalidad y seguridad jurídica, así como garantía de su independencia, de forma que según la doctrina, la fe pública jurisdiccional es un atributo del Estado de Derecho, que está presente en todo el proceso judicial, parafraseando a Escudero, 1999.

La fe pública una función exclusiva del Secretario Judicial, forma parte de su cualidad, se produce en el momento en que éste debe documentar algo de forma fehaciente, dar fe le hace partícipe de los actos procesales, cuyo instrumento son los autos de todo lo actuado, de este modo que la existencia del Secretario es vital para la validez y eficacia del proceso, “ quod non est in actis non est in mundo” y se puede agregar en sentido contrario que el ejercicio de la potestad jurisdiccional, sin la concurrencia de la potestad de documentación jurisdiccional es meramente un acto administrativo.

La fe Pública y la actividad de documentación emanada del Secretario Judicial, plantea dos cuadrantes:

1. La fe pública secretarial es una función que, dentro del campo procesal corresponde de manera exclusiva al Secretario.
2. La exclusividad del Secretario en sus funciones se articula en función de otros principios procesales como lo son de funcionalidad y eficacia.

Por lo tanto todas las actuaciones de Jueces y Tribunales  pasan por la necesidad prioritaria de asistencia secretarial, entendiéndose que en el caso contrario, los actos privarían de nulidad. Así la naturaleza de la fe pública judicial es dar seguridad a los justiciables, de modo que asegurarles un instrumento fiel, les permite acudir a instancias superiores, ante cualquier presencia de un Juez injusto.

¿Qué prueba la fe pública? Esta se materializa en la constancia que de todo cuanto ocurre en el tribunal y sus acciones, subscribe el Secretario, el sólo hecho que sea éste quien conserve y custodie el legajo documental, garantiza suficientemente el éxito del proceso y la seguridad de los actos, ante posibles pérdidas o alteraciones.

Desde este ángulo, la seguridad jurídica es la base de la finalidad de la función de la fe pública judicial, esto debido a la acción secretarial, que cuando otorga certeza, se presume la veracidad de las actuaciones judiciales. Entonces la seguridad jurídica como valor constitucional, conforma la síntesis de la certeza del derecho, y esta convicción  jurídica la realiza el Secretario judicial mediante la claridad y precisión de los actos judiciales que documenta y subscribe.

2.1 Características de la Función Fedataria

• Exclusividad: es una función exclusiva del Secretario Judicial, pues a él corresponde dar fe de las actuaciones del Juzgado, por lo que su actuación proporciona validez a los actos del tribunal.
• Técnica: ya que es ejercida por los profesionales del Derecho, funcionarios que están dedicados exclusivamente a esta función y que cuentan con la preparación técnica para realizarla.
• Imparcial: la parcialidad con que asume la función el Secretario Judicial, es de obligatorio cumplimiento, porque viene dada por la Ley que le impone el deber de abstenerse en los casos establecidos o la posibilidad de que sea recusado si no se inhibe.  
• Objetiva: el depositario de la Función Fedataria, describe objetivamente el hecho o acto que da fe, la representación que haga debe ajustarse al hecho real, esto implica que en el documento procesal debe reproducirse fielmente lo que ha ocurrido, lo que exige no sólo exactitud, sin la integridad. La consecuencia de no hacer esto implica responsabilidad penal, civil, administrativa o disciplinaria.

1. EL ALGUACILAZGO:

Hay que detenerse a leer el Artículo 116 del CPC que estatuye lo siguiente: “El Alguacil es el guardián del orden dentro del local del tribunal, y ejecuta las órdenes que en uso de sus atribuciones le comunique el Juez o el Secretario”  , esto pone en evidencia que el Alguacilazgo no es más que el ejercicio de la encomienda que la Ley impone al Alguacil para el cumplimiento de sus funciones, derivadas de la misma norma.

Sus funciones aparecen delimitadas en el Artículo 115 del CPC, las mismas se refieren a la práctica de la citación y la notificación, en los términos y  formas establecidas en el Código de Procedimiento Civil, sin que ello represente una limitante, atendiendo a las variadas formas de citación contempladas en la ley in comento, haciendo salvedad de aquellas que expresamente están atribuidas al Juez o al Secretario.

Por otro lado existe el uso del término “Alguacilazgo” para denominar a la oficina que de alguna manera gerencia a los que ostentan el cargo de “Alguacil”.  Se corrobora esta acepción en el Reglamento del Servicio de Alguacilazgo de los Circuitos Judiciales, porque instruye este instrumento a esta oficina para prestar apoyo a:

1.- La Unidad de Recepción y Distribución de documentos.

2.- La Unidad de Actos de Comunicación.

3.- La Unidad de Correo Interno.

        Las Funciones del Alguacil, están claramente definidas en el Reglamento del Servicio de Alguacilazgo de los Circuitos Judiciales, la misma en su Artículo 5, asigna las siguientes actividades:

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