Aspectos de los procesos que se ejecutan en el departamento de farmacia para la elaboración de la requisición de la droga y de salida de productos farmacéuticos

INTRODUCCIÓN

A través de la presente investigación daremos a conocer aspectos importantes sobre los procesos que se realizan en el departamento de farmacia para la elaboración de requisiciones de medicamento y salida de productos farmacéuticos teniendo en cuenta que la atención farmacoterapéutica eficaz, oportuna y eficiente constituye un componente de calidad de los servicios de atención a los clientes y para que esta atención tenga las características mencionadas, los integrantes del equipo de salud deben participar en forma responsable y contar con el compromiso de las autoridades sanitarias y administrativas.

OBJETIVO GENERAL

• Establecer políticas, y mecanismos para el desarrollo de las actividades del departamento de farmacia con la finalidad que sirva de guía o referencia, para el personal que labora en esta área y para que la operación se realice en estricto apego a la normatividad vigente.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Abastecer de insumos de calidad de manera oportuna y precisa mediante la planeación efectiva de a adquisición de los productos farmacéuticos

• Controlar de manera oportuna los procesos de recepción almacenaje y distribución de los insumos

REQUISICIONES:

 Las requisiciones para abastecer el stock de medicamentos del almacén de Farmacia, deberán ser elaboradas por el almacén general para lo cual el citado almacén deberá revisar con oportunidad el comportamiento de entradas, salidas y existencias de medicamentos, a lo largo del ejercicio correspondiente.

 Las requisiciones para abastecer el stock de material e insumos médicos del almacén de Área Médica, deberán ser elaboradas por el almacén general para lo cual el citado almacén deberá revisar con oportunidad el comportamiento de entradas, salidas y existencias de medicamentos, a lo largo del ejercicio correspondiente.

 Las requisiciones para abastecer el stock de artículos del almacén de administración, se efectuará con base en los consumos anuales del ejercicio inmediato anterior; tomando en cuenta, en su caso, las consideraciones sobre necesidades extraordinarias que las áreas usuarias vayan a requerir.

 Las requisiciones para abastecer el stock de los perecederos en el almacén de víveres deberán ser elaborados por el almacén general, para lo cual el citado almacén deberá revisar con oportunidad el comportamiento de entradas, salidas y existencias de medicamentos, a lo largo del ejercicio correspondiente.

 En los cuatro casos anteriores las requisiciones considerarán la programación de las entregas, mismas que no podrán ser mayor a cuarenta y cinco días hábiles.

 Las requisiciones complementarias tomarán como referencia el consumo de los meses anteriores, en el mismo ejercicio anual.

 El Jefe del almacén realizará el seguimiento y depuración de las requisiciones pendientes de surtir

 Las requisiciones de compra directa o uso esporádico. Se elaborarán por artículos en los cuales no se tenga existencia o no se encuentren en el catálogo. Las mismas serán elaboradas por el servicio solicitante y deberán especificar en forma detallada y suficiente las características de los artículos solicitados o el catalogo correspondiente.

 Las requisiciones de compra directa o uso esporádico se elaborarán por artículos en los cuales no se tenga existencia o no se encuentren en el catálogo. Las mismas serán solicitadas por el servicio solicitante, a través de un escrito dirigido al Jefe del Departamento de Almacenes y deberán especificar en forma detallada y suficiente las características de los artículos solicitados o el catálogo correspondiente.

DE LA RECEPCIÓN:

 Para recibir mercancía en el Almacén, se requiere lo siguiente:

 Que cumpla con las características descritas en el pedido oficial, tales como: unidad, peso, medida, marca, modelo, número de serie, costo, color, etc.

 Que el proveedor presente documentación comprobatoria ya sea factura o remisión, debidamente costeada y totalizada, señalando el número de requisición y pedido que ampara, en original y cinco copias.

 Se anotará al momento de recibir la mercancía que cumpla con lo solicitado en el pedido, en la factura respectiva, el folio de almacén que corresponda a la entrada que la entrega origine, consignando en su caso si se trata de compra directa o si es agada con fondo fijo y/o el número del pedido que haya generado la adquisición, señalando en su caso si se trata de entrada total o parcial en relación al pedido.

 De no cumplir con los requisitos anteriormente citados se promoverá su rechazo, considerando para el efecto que la mercancía no ha sido entregada.

 Para los efectos en que en el pedido se estipule que la recepción requiera del Visto Bueno del área técnica correspondiente, ésta deberá firmar el documento de recepción para generar la entrada correspondiente

 Al momento de generarse la entrada, el almacén sellará y codificará la factura o remisión con el folio de entrada correspondiente; en el caso de las compras directas y donaciones además con la leyenda “donación”, según corresponda y el nombre y apertura programática del servicio que generó la adquisición o el donativo.

 El almacén calculará los días de retraso en la entrega de los bienes, registrándose de manera

 automática en el documento de entrada los días de retraso y la (s) partida (s) sujeta (s) a sanción.

 Se sellará la factura o remisión sujeta a revisión en los siguientes casos:

 Cuando no se cuente con el pedido oficial.

 Cuando el lote sea voluminoso y no permita una revisión expedita

 Cuando por defecto de alguna partida se proceda a una devolución.

 Cuando por sus características especiales requiera la aprobación del área usuaria

 En caso de que la mercancía sujeta a revisión no cumpla con las características descritas en el

 pedido, se procederá a su rechazo, la fecha de sujeto a revisión, solo surtirá efecto de no sanción para

 la (s) partida (s) que sí cumplan.

 A efecto de registrar oportunamente las entradas, las facturas podrán ser corregidas y

 posteriormente sustituidas.

 No se recibirán bienes cuya caducidad se menor a doce meses ( las excepciones serán

 autorizadas por el Jefe del Departamento del Departamento de Almacenes o su línea de mando

 ascendente).

 Toda devolución de mercancía, deberá ser notificada al titular del Departamento de Almacenes.

 En caso de existir diferencia entre la factura y el pedido y se requiera nota de cargo o crédito,

 deberá ser reportada hasta que el proveedor cumpla con los requisitos necesarios.

 Para la recepción de donativos en especie en los almacenes deberán presentarse los bienes en el

 almacén con el documento que ampare el o los bienes, pudiendo ser remisión, factura o carta donativo.

 En caso de no conocerse el valor de los bienes donados, el mismo podrá ser asignado por el jefe

 del Departamento de Almacene o su línea de mando ascendente considerando para ello el valor de

 otros bienes con características similares o, en su defecto, el que se obtenga a través de cotización.

Las requisiciones

Cuanto más clara y concretamente se hagan los pedidos, más rápida y exactamente se recibirá lo solicitado. Los malentendidos pueden provenir de cualquier parte cuando se hacen pedidos de artículos, especialmente en aspectos técnicos.

 Formularios de pedido: se deben utilizar documentos estandarizados para realizar los pedidos, los cuales tienen que ser numerados, fechados y con copias para facilitar su seguimiento y poder controlar la respuesta a cada pedido

 Responsable: solo una persona claramente identificada estará a cargo de hacer los pedidos.

 Claridad: los pedidos deben ser especificados claramente, incluyendo todos los datos y detalles posibles respecto a los artículos solicitados. El uso de catálogos y cualquier otra ilustración, incluyendo dibujos, es siempre recomendado para hacer más clara la pieza o el artículo que se está requiriendo. Una vez más, se recomienda la asesoría técnica a la hora de hacer los pedidos, especialmente en el caso de productos menos comunes o no muy familiares.

 Prioridad: se debe mencionar muy claramente en cada pedido el nivel de prioridad, el cual depende de las necesidades detectadas, el volumen de distribución y el control de existencias.

 Frecuencia de pedido: depende de las necesidades detectadas, el volumen de distribución y el control de existencias de cada artículo. Sin embargo, no se debe esperar hasta el último momento para hacer las nuevas órdenes de pedido. Siempre hay que tener en cuenta el tiempo que tomará para llegar una nueva carga o remesa.

 Medicamentos y materiales peligrosos: buscar información sobre las leyes y regulaciones nacionales relacionadas con el ingreso y manejo de estos productos y los procedimientos para obtener autorizaciones.

 Seguimiento de órdenes de pedido: cuando se consulte sobre un pedido en trámite, se debe mencionar su número

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