Cadena De Suministro

A partir de un estudio de caso, elaborará un documento que describa las ventajas y funciones de la gestión de compras

E CONTROL EN LA GESTIÓN MUNICIPAL

I. INTRODUCCIÓN

La Organización Moderna exige desarrollar como una de sus funciones esenciales la de CONTROL. Sabemos que esta tarea es una parte indispensable en el denominado proceso administrativo al que se encuentra sometida toda organización.

Una forma de organización que ha adquirido importancia desde el siglo pasado es la Administración Pública, entendida como, aquella forma de gestión de intereses comunitarios, que le son confiado por la ciudadanía a un grupo de sus integrantes con el fin de que éstos los desarrollen y los protejan.

De esta manera estos intereses terminan siendo superiores, porque son, de bienestar común y además implican la consecución de metas y objetivos que atañen a toda la colectividad, en busca del desarrollo integral y de una mejor calidad de vida.

De allí que la función de control termina siendo consustancial a la nueva gestión pública, máxime si se consideran los principales eventos que en los últimos días han sometido a prueba a la clase política de este país.

De la misma manera la Administración Pública debe satisfacer la necesidad de aprovisionamiento de los bienes y servicios que requiere para cumplir con estas altas metas y objetivos comunes.

De allí que el proceso de Contratación Administrativa se ha convertido en uno de los pilares fundamentales de la actividad pública.

Los países del primer mundo discuten ahora si es necesario continuar con los mecanismos que desde hace unos tres siglos atrás se diseñaron para cumplir con esta actividad. Hay quienes piensan que no debe haber distinción entre la actividad económica de adquisición del Estado y la que realizan entes privados.

Sin embargo, Costa Rica se ha sumado al sector de los estados en donde aún se hace prevalecer una distinción entre uno y otro sector de la Economía.

Esto ha hecho necesario que se cree un aparato de gestión de la actividad de contratación administrativa, y consecuentemente a la par de ella un sistema de control y fiscalización.

Este trabajo pretende ahondar en los distintos mecanismos que están en la base de este sistema de Control y Fiscalización general.

Para ello hemos decidido abordar el tema desde una perspectiva epistemológica deconstruccionista reflexionando acerca de la estructura morfológica del proceso de contratación administrativa como un procedimiento bajo el modelo organizacional de INSUMO-ACTIVIDAD-PRODUCTO dentro del cual luego hemos podido identificar tres fases a saber: ü

Fase de Gestación ü

Fase de Determinación y ü

Fase de Culminación

El conjunto de estas tres fases constituyen el proceso integral de contratación administrativa y además hemos podido identificar a lo largo de estas fases al menos ocho etapas en la que creemos es posible identificar varios mecanismos de control.

Aparte de lo anterior también hemos considerado necesario detenernos por un breve momento para revisar la doctrina existente acerca de la función e control en los distintos niveles de prevalencia en la Administración en general, y dándole a ello un matiz específico diseccionado hacia el caso concreto de las Municipalidades, como entes integrantes del Modelo de Administración Pública costarricense, al tenor de lo que señala el artículo 1 de la LGAP. Juan José Mora Cordero Marvin Leiva Ureña San José, Octubre de 2004.

II. LA FUNCIÓN DE CONTROL EN LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

La complejidad y diversidad de los procesos financieros y de los factores tecnológicos y humanos, así como en otras diversas áreas del conocimiento han generado un entorno que requiere que las organizaciones modernas y en especial las instituciones públicas, sus jerarcas y sus titulares subordinados, cuenten con sistemas de control modernos que contribuyan al desarrollo de una gestión efectiva en pro del logro de los objetivos institucionales, así como una rendición de cuentas congruente con las responsabilidades que les son inherentes al cargo y que contribuyen al logro de los objetivos y metas.

El control en materia de Hacienda Pública y principalmente en la función administrativa que conlleva la adquisición de bienes y servicios a través de los mecanismos de contratación tipificados en la normativa vigente puede darse en todas sus fases y etapas, como lo veremos más adelante (o sea antes, durante y después del proceso de contratación). Así pues, por ejemplo según los últimos acontecimientos que se han presentado en instituciones públicas de Costa Rica tales como la C.C.S.S, ICE y BICSA, entre otros, han dejado al descubierto la existencia de estos mecanismos de control aplicados en esas instituciones y, en algunos casos se ha podido constatar que pese que éstos existen se ha logrado poner en riesgo el patrimonio nacional que es lo que esta función de control pretende evitar, ya que los problemas o consecuencias se identifican después de que los recursos se han invertido y con grandes dificultades para su recuperación. Nos proponemos pues en este primer apartado de este trabajo revisar doctrinariamente y de manera muy esquemática y rápida la determinación de esta función dentro del entorno organizacional, los tipos de control que existen y hasta la eficiencia de los sistemas de control así como indicarle al funcionario público en que área debe extremar medidas para minimizar el impacto de actos ilícitos que en nuestro país se han vuelto una costumbre.

A) DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DEL CONTROL

Múltiples conceptos pueden lograrse del vocablo control. Esto necesariamente nos lleva a la necesidad de hablar de lo que los científicos de la Teoría de la Organización han denominado como el “proceso administrativo” que cuenta con cuatro componentes básicos a saber que son:

Planear ü

Hacer ü

Verificar o Controlar y ü

Actuar

Estos cuatro componentes del Proceso Administrativo en realidad corresponden a un flujo (que además circula con movimiento dialéctico) dentro de la organización el cual proponemos describir a partir de la figura # 1. De esta manera logramos comprender cómo es que se define al control como el proceso que sirve para desarrollar la función de verificar dentro del “proceso administrativo” y así asegurarse de que las actividades reales (hacer) se ciñan a las actividades planeadas (planear) y en razón de esta verificación proceder a poner en práctica los mecanismos de mejora sustantiva en la organización, así como lo de corrección (actuar).

Figura # 1 Flujograma del Proceso Administrativo

También podríamos afirmar entonces que el control es la medición y corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la organización y los planes diseñados para alcanzarlos. Su importancia consiste en permitir verificar que los planes planteados y organizados sean dirigidos y ejecutados en forma eficaz. También se puede afirmar que el control comprende una serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la Administración para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización, fundamentalmente en las siguientes categorías: ü Proteger y conservar el patrimonio que se les ha confiado ü Dotar de confiabilidad y oportunidad de la información en todo momento y lugar ü Lograr la eficiencia y eficacia de las operaciones, sin importar cuál sea su giro y, ü Cumplir con el principio de legalidad En este orden de ideas se inserta la definición legal que nos brinda el artículo 8 de la Ley de Control Interno de nuestro país cuando dice así: “Artículo 8º—Concepto de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.

d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.”

De tal manera que el control constituye una faceta fundamental de la gestión en la Administración Pública sobre todo en materia de contratación administrativa, ya que el Estado como un todo se convierte en un segmento de mercado muy atractivo para los oferentes de los productos y servicios que requieren las instituciones públicas y esto hace que haya necesidad de tratar con celo y con un máximo de escrúpulos este conjunto de relaciones económicas, para que realmente sirvan como medio para lograr los intereses y funciones públicas. Además el control está presente en todos los procesos institucionales desde antes que éstos den inicio y mediante procesos de verificación y otros similares, hasta después de que han concluido, como veremos más adelante. Existen varios principios que se encuentran relacionados con la función de control dentro de la organización y son los siguientes:

ü Principio de Uniformidad: implica que todas las cifras e informes empleados con propósitos de control deben estar representadas en términos de la estructura de la organización. Por ello la autoridad y la responsabilidad en esta materia deben corresponderse, puesto que la responsabilidad es la contabilidad de la ejecución de deberes, las cifras en las que dicha contabilidad se registran deben también corresponder a las de la autoridad

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