Ciencia De La Documentación

Ciencias de un Documento

Estamos en la época de explosión de información. Se ha llegado incluso hablar de la época del “informacionismo”, como expresión de una teoría de la organización del conocimiento científico y de un doctrina de los fundamentos y métodos del conocimiento científico que tiene como base la información.

Nos vemos en un mundo de documentos, estamos inmersos en un entorno de noticias, que nos llegan por todos nuestros sentidos. La documentación se ha ampliado de manera considerable, hecho que promueve la creación de nuevas actividades y técnicas para el manejo de las bibliotecas, los archivos y los centros de documentación de cualquier tipo.

En la ciencia de la documentación, el libro es la base y fundamento de todo documento escrito. En todas sus manifestaciones, el libro sigue siendo el origen y motivo de nuestras ciencias documentarias. La tecnología de hoy con todos sus modernos avances no ha podido desplazar al libro impreso, como tampoco la fotografía ha sustituido a la pintura realista.

El ha sido estudiado desde tiempos remotos y en un principio se hablaba de bibliología. Sin embargo hoy ese término ha sido sustituido por el de bibliografía. La bibliografía constituyó durante mucho tiempo una ciencia por sí misma, hasta que fueron aumentando el número de bibliotecas, dando paso a la utilización de un nuevo término: biblioteconomía. Dentro de la biblioteconomía quedo la bibliografía como auxiliar, como una parte dentro de las funciones que se realizan en una biblioteca. Pero el término biblioteconomía se ha quedado corto y sea comenzado ha utilizar el de bibliotecología.

La ciencia de la documentación también abarca la archivología. Los archivos como almacenes de conservación son tan antiguos como la humanidad misma, en este sentido los archivos se remontan a los tiempos en que se inventó la escritura, aunque siempre unidos a las bibliotecas. No es fácil determinar si una institución de la antigüedad era un archivo o una biblioteca. Puesto que además, tampoco los libros eran como los de ahora.

Otro campo de la ciencia documentaria es la documentación. El proceso de la documentación es una necesidad de la época industrial y del comercio para ganar mercados. Se hace necesario conocer datos y

escritos, inventos y descubrimientos de otras personas para seguir el ritmo del proceso evolutivo que han marcado esos inventos y descubrimientos junto con un deseo de mejorar la calidad de vida y el bienestar social. Surgieron unos tipos de documentos generalmente de vida corta, que no solo había que clasificar, ordenar y conservar si no también analizar y resumir para difundir rápidamente su contenido.

El Manejo de Documentos en la Empresa

En todas las empresas, existe abundante información que se intercambia frecuentemente en diversidad de documentos. En cada empresa, el manejo, uso y custodia de esos documentos son encomendados a una unidad administrativa que trabaja en un sistema particular, que permite encontrar tales documentos de manera fácil, rápida y oportuna.

Ciclo de Vida de un Documento

Desde el hecho que dio origen a su creación, los documentos siguen un proceso de una serie de pasos que conforma su ciclo de vida, hasta llegar a su eliminación o conservación condicionada en el tiempo. Tres fases completan el ciclo: origen, conservación, resguardo y disposición.

En cuanto al origen, la documentación tiene su fundamento en el “hecho”. Existe el hecho real y el hecho abstracto. El hecho real es algo concreto, demostrable. Mientras que el hecho abstracto es un pensamiento, juicio o concepto que se tiene de un fenómeno situación o cosa.

Ciclo de Vida de un Documento en la Empresa

El ciclo de vida de un documento se describe en tres fases o etapas:

1. Creación y origen del documento.

2. Conservación y resguardo.

3. Transferencia.

Creación u Origen

La creación u origen de los documentos en la empresa tiene dos fuentes: una fuente externa y una fuente interna. La correspondencia de fuente externa es la que recibe de otras empresas, del Estado, de sus clientes o de cualquier otro sector público o privado. La correspondencia fuente interna es la generada en la propia empresa para dejar constancia de hechos comerciales, administrativos y otros de su interés.

La empresa debe archivar todo documento que tenga valor para ella. Dada la importancia de la comunicación escrita, es recomendable que al organizar se divida en los siguientes tres grupos:

• Correspondencia de entrada.

• Correspondencia de salida.

• Comunicaciones internas.

La correspondencia de entrada es de fuente externa. Una vez recibida la correspondencia se sigue con el siguiente procedimiento:

• Clasificación. Cuando se recibe la valija del correo se hace una selección para separar los distintos tipos de correspondencia.

• Apertura y comprobación. Antes de proceder a la apertura de la correspondencia debe tenerse en cuenta que existen comunicaciones de carácter privado. Ese tipo de correspondencia no debe ser abierto por el empleado a menos que tenga una autorización especial dada por un superior especializado. La apertura y comprobación se refiere a la comprobación de que dentro del sobre se encuentra toda

la información descrita.

• Registro. Una vez revisada la correspondencia recibida y sus respectivos anexos, se marca en ella la fecha y hora de recibo. Hecho esto se procede a su anotación en el libro de “REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA”.

• Distribución. Cumplidos los tres pasos anteriores se debe distribuir la correspondencia entre los destinatarios o departamentos a los cuales va dirigida, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

✓ La correspondencia

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