Contabilidad De Materiales

Contabilizacion del uso y compra de materiales

By yakiraC | Studymode.com

INTRODUCCIÓN

Como es de esperarse, las compañías del sector de manufactura compran materiales y componentes y los convierten en diversos productos terminados. Algunos ejemplos son las empresas automotrices, las de procesamiento de alimentos y las textiles. La primera función entonces, de este tipo de empresas es la compra de materiales, la cual la realiza el área de compras, cuyo objetivo es obtener lo que se necesita, cuando se necesita y donde se necesita, con la calidad deseada y al costo apropiado. Comúnmente se utilizan tres formatos en la compra de artículos: una requisición de compra, una orden de compra y un informe de recepción. Lo que sigue es el uso de esos materiales en la producción, lo que conlleva una dinámica contable que genera información acerca del material usado y del inventario final de los mismos. Veremos como es éste proceso de compra, uso y contabilización de materiales, desde el sistema de costos por órdenes de producción, un sistema de manufactura que se emplea cuando los productos se realizan de acuerdo a las especificaciones de los clientes.

OBJETIVOS

* Identificar los diversos movimientos que se realizan detrás de la función compras en una empresa manufacturera por órdenes de fabricación.

* Describir el proceso de contabilización de uso de los materiales, diferenciando en que si son directos o indirectos, en el proceso de producción dentro unacompañía que labora con un sistema por órdenes de fabricación.

COSTOS POR ÓRDENES DE FABRICACIÓN

COMPRA, USO Y CONTABILIZACIÓN DE MATERIALES

El sistema de costeo por órdenes de producción es propio de aquellas empresas cuyos costos se pueden identificar con el producto, en cada orden de trabajo en particular, a medida que se van realizando las diferentes operaciones de producción en esa orden específica. Es asimismo propio de empresas que producen sus artículos con base en el ensamblaje de varias partes hasta obtener un producto final, en el cual los diferentes productos pueden identificarse fácilmente por unidades o por lotes individuales, como las industrias tipográficas, las artes gráficas en general, la industria del calzado, del mueble, entre otras de producción en masa de unidades similares o productos elaborados a la orden de los clientes.

El sistema de costeo por órdenes de producción puede basarse en datos históricos (reales) o en datos predeterminados.

Las empresas que llevan costos por órdenes de producción, deben tener en cuenta, en primera instancia, las ordenes de producción que deben elaborarse a pedido del departamento de ventas y de acuerdo con las necesidades de los clientes. Para cada una de ellas se emplea una hoja de costos por trabajo, en la cual se van acumulando semanal o mensualmente los costos que por materiales directos, mano de obra directa y costosindirectos de fabricación se van incurriendo para elaborar productos específicos o partes de las unidades que se están produciendo.

Las empresas manufactureras para laborar, adquieren materias primas que posteriormente serán transformadas hasta obtener un producto.

Debido a esto, la primera operación de la compañía es la función de compra de materiales, suministros y servicios necesarios de la calidad apropiada. Esta función la desempeña el área de COMPRAS, quien debe adquirir los materiales a tiempo para satisfacer las necesidades de la planta y hacer que sean entregados en el sitio debido, por ello, varias son las medidas de control que se deben tomar en relación con la compra de materiales.

Comúnmente se utilizan medidas de control en relación con la compra de materiales: una requisición de compra, una orden de compra y un informe de recepción.

Una requisición de compra es una solicitud escrita que se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros.

Aunque una requisición de compra generalmente está impresa según las especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye: número de la requisición, nombre del departamento o persona que hace la solicitud, cantidad de artículos solicitados, identificación del numero del catalogo, descripción del artículo, precio unitario, precio total, costos de embarque, de manejo, deseguro y costos relacionados, costo total de la requisición, fecha del pedido, fecha de entrega requerida y firma autorizada.

Por lo general se hace original y copia; el original para el departamento de compras (para situar el pedido) y la copia para el empleado de la bodega que solicitó la orden de compra (para realizar un seguimiento de los pedidos situados).

Si la requisición de compra está correctamente elaborada, el departamento de compras emitirá una orden de compra. Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. Una orden de compra, por lo general contiene los siguientes aspectos: nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido, fecha de entrega requerida, términos de entrega y de pagos, cantidad de artículos solicitados, número de catálogo, descripción, precio unitario y total, costos de envío, de manejo, de seguro y relacionados, costo total de toda la orden y firma autorizada.

El original se envía al proveedor (para situar el pedido); las copias usualmente van al departamento de contabilidad (para futuro registro en el libro diario de compras y en los libros mayores generales y auxiliares), a cuentas por pagar (para eventual pago dentro del periodo de descuento), al departamento de recepción (para advertirles de la entrega futura) y otra copia para el departamento de compras (para mantener un archivo detodas las órdenes de compra expedidas).

Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los desempaca y los cuenta. Se revisan los artículos para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque (una lista preparada por el proveedor donde se describe lo que hay en el envío). Luego el departamento de recepción emite un informe de recepción. Este formato contiene nombre del proveedor, numero de orden de compra, fecha en que se recibe el pedido, cantidad recibida, descripción de los artículos, diferencias con la orden de compra (o mención de los artículos dañados) y firma autorizada.

El original lo guarda el departamento de recepción. Las copias se envían al departamento de compras y al departamento de cuentas por pagar. Si todo está en regla, se autoriza el pago.

La empresa registra la compra de sus materiales en dos instancias: en el almacén, donde una vez comprobada la calidad de los materiales recibidos, se registran en el software de inventarios las cantidades adquiridas y sus precios unitarios respectivos. La otra instancia es el departamento de contabilidad general, donde utilizando el sistema de inventario permanente, se registra mediante un asiento debitando la cuenta inventario de materia prima y acreditando la cuenta cuentas por pagar por el valor de la compra.

El departamentode contabilidad de costos nada hace en relación con la compra de materiales puesto que estos aun no han entrado en producción.

Una forma efectiva de mantener el control de los materiales es a través de su uso, dicho control se puede hacer mediante el manejo de hojas de ruta, en la cual se especifica en detalle la ruta que los materiales deben seguir, solicitudes hechas por el departamento de producción o a través de una lista de materiales o por medio de las requisiciones de materiales, todo esto con el fin de reducir costos y evitar desperdicios. Una requisición de materiales es una hoja especial que generalmente se realiza por triplicado, exigida por un almacenista para entregar la materia prima con destino a un trabajo especifico. Una de las copias de esa solicitud queda en poder del almacenista y las dos restantes a los departamentos de contabilidad y de costos; las requisiciones por lo general deben tener el nombre correspondiente o su código, con datos sobre el numero, la fecha de entrega, la clase de trabajo que se aplicarán a los materiales, la cantidad la descripción y el costo unitario, junto con las firmas autorizadas del jefe de producción o cualquier otro alto funcionario. Es necesario aclarar en dicha requisición el tipo de material que se va a entregar: directo oindirecto.

El proceso contable llevado por la compañía se registra así: para el caso del almacén una vez entregado los materiales, el almacenista procede a dar salida en la tarjeta kárdex a los materiales despachados, se guarda una copia y se envían otras dos para los departamentos de contabilidad general y de costos, en el departamento de costos una vez que se reciben las requisiciones, se separan las directas de las indirectas, por tanto se suman las directas y el total se adiciona en la hoja de costos por trabajo en la sección de materiales directos, en el caso de las indirectas no se hace ningún asiento por el momento. En el departamento de contabilidad general las requisiciones se separan las directas de las indirectas y se suman las requisiciones de materiales directos y se realiza un asiento tal que en el lado debito se anotan el valor de las cuentas: inventario temporal de artículos en proceso (materiales) y control de gastos generales de fabrica (materiales indirectos); en el lado crédito se anota el respectivo valor de la cuenta inventario de materiales.

Existen algunos casos que son de muy poca frecuencia en donde hay una devolución de materiales que habían sido solicitados por el departamento de producción, el proceso contable que se registra en este tipo de situaciones es el siguiente: para el caso del almacén, éste exige una requisición de materiales devueltos portriplicado, una copia permanecerá en el almacén y las dos restantes para los departamentos de costos y el de contabilidad general.

En el departamento de contabilidad general dependiendo de cómo se reciban las requisiciones se hará o no el respectivo asiento; en el caso de que las requisiciones se reciban cada semana o cada quince días, en este caso no se requiere ningún asiento, en cambio, si se recibe diariamente el dato de las requisiciones y se presentara la devolución de algunos que previamente se habían registrados como usados o que el cierre de libros coincidiese con la fecha de la devolución se realizaría el siguiente asiento: para el caso de los materiales directos ,en el lado debito se anotan el valor de la cuenta inventario de materiales ;en el lado crédito se anota el respectivo valor de la cuenta inventario de trabajo en proceso, además se debe hacer un reajuste en la hoja de costos por trabajo.

En el caso de los materiales indirectos el asiento se debería realizar así: en el lado debito se anotan el valor de la cuenta inventario de materiales; en el lado crédito se anota el respectivo valor de la cuenta control gastos generales de fábrica. En el departamento de costos tampoco se realizaría alguna acción si las requisiciones se reciban cada semana, cada quince días, por ello la hoja de costos por trabajo irían las cantidades netas de los materiales directos usados. En caso deque de querer registrar una devolución, esta se haría registrando en rojo en la sección materiales directos. Si son materiales indirectos nada hace el departamento de costos. Para el caso de un uso de un repuesto, el departamento de contabilidad general y el almacén son los únicos entes a los cuales le corresponderán hacer registros, puesto que el departamento de costos no tiene nada que ver con ellos, ya que no son elementos de producción. El almacén deberá anotar la entrega de dicho repuesto y hará las respectivas deducciones del kárdex de repuestos. Para el departamento de contabilidad general se hará el siguiente asiento teniendo en cuenta que los repuestos se consideran como gastos generales: en el lado debito se anotan el valor de la cuenta control gastos generales de fábrica; en el lado crédito se anota el respectivo valor de la cuenta inventarios de repuesto. En el caso de haber alguna devolución de los repuestos, el asiento anteriormente descrito se reversara las respectivas cuentas. Conocer el costo de los materiales que han quedado en existencia en un periodo, cuando muchos de ellos tienen precios unitarios diferentes, ha sido un enorme problema para las empresas por ello han surgido diferentes métodos que dependiendo de la naturaleza de la empresa se la su respectivouso, tales métodos son: identificación específica, PEPS, UEPS, promedio ponderado, entre otros, costo promedio al final del mes anterior.la importancia de estos métodos reside en el efecto que puedan producir por un lado en el mayor o menor costo del producto y por el otro en la evaluación de los inventarios que deberán aparecer en el estado de situación.

COSTOS POR ÓRDENES DE FABRICACIÓN

COMPRA, USO Y CONTABILIZACIÓN DE MATERIALES

...