Definición de análisis de trabajo

4.5.4 análisis de puesto

análisis de puestos es un procedimiento que forma parte de las tareas administrativas de una empresa y que consiste en la determinación de las responsabilidades y obligaciones de las posiciones laborales.

A partir de dicho análisis, es posible decidir qué tipos de personas deberían ser contratadas para ocupar los puestos de acuerdo a su capacidad y experiencia. El análisis de puestos, en definitiva, no es más que la recopilación, organización y evaluación de la información referente a un puesto de trabajo.

La fundación de una empresa u organización, la creación de nuevas posiciones laborales, la modificación de una estructura y la actualización de las remuneraciones son situaciones que llevan a desarrollar el análisis de puestos.

En otras ocasiones, la necesidad de llevar a cabo un análisis de puestos surge a partir de manifestaciones de los propios trabajadores, cuando no tienen en claro qué tareas específicas les corresponden o cuando surgen conflictos de competencia y autoridad entre los empleados.

Al realizar un análisis de puestos preciso, la administración logra mejorar su gestión de los recursos humanos, ya que puede contratar o designar a los trabajadores apropiados para cada puesto y fijar las remuneraciones que merecen.

Entre los datos que deben recopilarse durante el análisis de puestos se encuentran las actividades y procesos del trabajo; las responsabilidades; las acciones físicas; la comunicación; las máquinas y herramientas utilizadas; los conocimientos necesarios; las normas; y el contexto.

El administrador del programa de análisis de puesto es el encargado de diseñar los modelos para recoger los datos,

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El análisis y descripción de puesto es el procedimiento por el cual se obtiene información acerca de los puestos en la organización con la finalidad de determinar las obligaciones y responsabilidades del mismo, así como el perfil de personas, escolaridad, conocimientos y experiencia que se requieren para ocuparlos.Estos comúnmente se elaboran: al inicio de operaciones de la Empresa, cuando se crean nuevos puestos, cuando se modifican drásticamente los mismos por necesidades de la organización, cuando se requiere determinar la compensación del puesto, entre otras. Y resultan de gran importancia para contratar a las personas adecuadas para cada puesto, fomentando la atracción y retención del talento, además de que de manera interna permiten que los empleados conozcan las tareas específicas que deben de cumplir .Ejemplo de Análisis y descripción de Puesto: Clave de Puesto: RH2301Fecha de Elaboración: 23 de marzo de 20101. GENERALES1.1. Nombre del Puesto: Capturista1.2. Nivel del Puesto: Operativo1.3. Jornada de Trabajo: Turno Matutino de 8:00 a 16:00 hrs. con una hora de comida.2. REQUERIMIENTOS2.1 Escolaridad mínima requerida: Preparatoria o carrera técnica terminada2.2. Conocimientos necesarios: 2.2.1. Software: Office (Word, Excel, Power Point, Visio) 2.2.2. Idiomas: Inglés deseable ( leído, hablado y escrito)2.3. Experiencia: No necesaria.2.4. Capacitación: No necesaria.2.5. Iniciativa: Se requiere habilidad solamente para interpretar las órdenes recibidas y ejecutarlas adecuadamente, en condiciones normales de trabajo.2.6. Esfuerzo: 2.6.1. Mental y/o visual: Se requiere la atención normal que debe ponerse en todo trabajo, poniendo especial cuidado en la información que se captura. 2.6.2. Físico: El trabajo exige muy poco esfuerzo físico.2.7. Responsabilidad: 2.5.1. En la dirección de personas: Ninguna 2.5.2. En trámites y procesos: Los errores u omisiones en el trabajo pueden afectar la marcha de la sección. 2.5.3. En valores y/o equipo: No tiene afectación.2.6. Condiciones de Trabajo: Muy buenas instalaciones con los recursos necesarios para su función y prestaciones superiores a las de ley.3. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Obtención e introducción de datos en programas de computadora.4. PERFIL Edad: De 18 a 25 años Sexo: Indistinto Estado Civil: Indistinto Rasgos físicos: Indistinto Nombre del Entrevistado: Manuel Pérez Antigüedad en el Puesto: 2 años Revisó y Aprobó: Nombre: Adelia Martínez Puesto: Analista Firma:______________ Fecha: 23/03/2010Fuente: Arias Galicia, Fernando. “Administración de Recursos Humanos”. Editorial Trillas.

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4.5.5 manuales de puesto

Manuales administrativos

1 Concepto:

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y

sistemática la información de una organización.

2 Otros Conceptos:

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable)

se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin

concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en

la empresa". A. Reyes Ponce.

"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir

para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo

que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa

establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham

Kellog.

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y

pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".

Terry G. R.

"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para

operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección

adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G.

3 El manual como medio de comunicación:

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de

mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la

dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y

procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado

puede ser un valioso instrumento administrativo.

En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las

decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma

sistemática la información administrativa.

4 Objetivos de los manuales:

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos , normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la

uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas

administrativas.

f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

h) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

i) Interviene en la consulta de todo el personal.

j) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de

tiempos, delegación de autoridad, etc.

k) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

ll) Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

m) Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

o) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

p) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

5 Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos:

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la

importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna

manera le restan importancia.

5.1 Ventajas:

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2. Asegura

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