GESTIÓN DE RETIROS

1.0        TÍTULO: GESTIÓN DE RETIRO[pic 2]

1. OBJETIVO

Mostrar la metodología a seguir para realizar la gestión de retiros de los productos Depuy-Synthes. Asegurando que el regreso a las dependencias de Biomedical Distribution y el procesamiento de lavado de instrumentales, se realice en las condiciones adecuadas, según los estándares de calidad.

1. ALCANCE

        Este procedimiento aplica a todas las personas involucradas en el proceso de              retiro desde la Planificación del retiro de Kits, como también a las personas que preparan y verifican físicamente el retorno de los ítems y las personas que reciben el kits en área sucia.

1. REFERENCIAS                

• ISO 9001
• Decreto- 825 de 1999 Ministerio de Salud.
• POE DS 01 R01 Gestión de pedidos normal
• TS-10    v.2 “Estándar de Johnson & Johnson MD&D para Operación de sets de préstamo no estériles”
• TG-002 v.2 “Guía de buenas prácticas de Johnson & Johnson MD&D para Operación de sets de préstamo no estériles”
• MIPER

1. DEFINICIONES

KIT: Conjunto de dispositivos médicos, tanto de instrumental como implantes     para desarrollar una actividad quirúrgica.

Ítems: Cada uno de los códigos o unidades almacenadas/utilizadas.

Instrumental: Conjunto de herramientas que emplea el cirujano en la intervención quirúrgica. Se diseña de forma tal que le permita al cirujano realizar las maniobras quirúrgicas necesarias.

Hoja de Retiro Y Consumo: Documento que detalla los ítems utilizados en la cirugía. Y corrobora el correcto retiro de los kits en los centros hospitalarios/Clínicos. 

Consumo: material real utilizado en la cirugía.

Enfermedades/Infecciones Intrahospitalarias: Patologías adquiridas dentro de los recintos centros hospitalarios.

1.  Descripción del proceso

1. Generar Retiro

Una vez entregado los Kits en préstamo, 24 horas después se genera el retiro automático. Para esta gestión el área de retiro mantiene un archivo con la información de los kits en préstamo, además de los documentos físicos necesarios para el retiro, que se encuentran en los distintos centros hospitalarios/Clínicos,

• Recepción de guía en bodega (estado)[pic 3]
• Colectivo
• Reserva
• OBD
• Centro hospitalario
• Documento comercial (n°)
• Equipo (n°)
• L-Material
• Número de serie
• Nombre de sistema
• Fecha de envío

• Fecha de cirugía[pic 4]
• Fecha de compromiso
• Fecha de devolución
• Nombre de despachador
• Observaciones
• Fecha de recepción guía (en bodega)

1. Tipos de retiro

[pic 5]

Retiro estándar: aplica luego de las 24 horas realizadas la cirugía de acuerdo a lo mencionado anteriormente. O bien por solicitud de encargado o asistente de coordinación.

Retiro de consignaciones: es la cuenta la que solicita el retiro. Se realiza la recopilación de la guía de despacho (cedible) por parte del área administrativa, para luego entregar físicamente al encargado de retiros y realizar la gestión correspondiente.

[pic 6]

Retiro de devoluciones: es la cuenta la que solicita el retiro. Se realiza el proceso de acuerdo a POE DS 15 “Gestión de devoluciones”, luego el encargado de retiros realiza la gestión correspondiente.

Retiro por “canje”: es la cuenta la que solicita el retiro mediante SAC quien informa a encargado de retiros para la gestión imprimiendo correo electrónico con la información correspondiente.

1. Operación retiro

[pic 7]

El encargado de retiros realiza la planificación de los retiros el día anterior a que estos se realicen, entregándoles la siguiente información al personal para que retire:

• Guía de despacho
• Anexo nº2 “Hoja de retiro y consumo”.
• Anexo n°4 “Resumen de retiros”

[pic 8]

Además, para le gestión de retiros, el encargado utiliza una plataforma para asignar despachadores, esto como apoyo para la visualización del estado del retiro para otras áreas.

Nota 1: Cuando el retiro sea en regiones y en el caso que los centros no cuenten con personal de la cuenta y/o BIOMEDICAL DISTRIBUTION, estos se coordinarán directamente entre el área de retiro, Courier de transporte y los Centros Hospitalarios.

1. RETIRO DE MATERIALES

El despachador, una vez en el Centro Hospitalario/Clínico debe asegurarse que el retiro del material y cualquier contacto con éste, se realice con los implementos de seguridad (Guantes nitrilo).  

Una vez en el centro, se debe ubicar al encargado del centro responsable de entregar el material (Kits).

Posteriormente el despachador debe chequear los ítems de los Kits v/s lo declarado en la Guía de despacho, en el caso que exista algún consumo estas cantidades se deben anotar en el anexo nº2 “Hoja de retiro y consumo”.

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