Gestion De Aprovisionamiento

LA GESTIÓN DE LOS APROVISIONAMIENTOS: EL PROCESO DE COMPRAS

1. LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTOS: DEFINICIÓN Y OBJETIVOS.

2. IMPORTANCIA DE LA FUNCION DE APROVISIONAMIENTOS.

3. ACTUACIONES PARA DISMINUIR LOS COSTES DE APROVISIONAMIENTOS.

4. HERRAMIENTAS PARA DISMINUIR LOS COSTES DE ADQUISICIÓN.

5. IMPACTO GLOBAL DE LOS APROVISIONAMIENTOS SOBRE LA RENTABILIDAD.

6. EL PROCESO DE COMPRAS: FASES Y FUNCIONES.

7. LAS RELACIONES CON LOS PROVEEDORES: ENFOQUES Y POLÍTICAS

8. LA CALIDAD CONCERTADA Y ACUERDOS “PARTNERSHIP”.

9. LA EVALUACIÓN Y HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES:

9.1. LA EVALUACIÓN INICIAL DE UN PROVEEDOR

9.2. LA EVALUACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DE UN PROVEEDOR

10. INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DE UNA HOMOLOGACIÓN.

11. ÍNDICES UTILIZADOS EN LA EVALUACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DE UN SUMINISTRADOR.

1. LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTOS: DEFINICIÓN Y OBJETIVOS.

La función de aprovisionamientos suele definirse como el conjunto de actividades que desarrollan las empresas para asegurarse la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para la realización de sus actividades.

El objetivo general de esta función se vislumbra bajo los parámetros de eficacia y eficiencia.

Desde la óptica de la eficacia, se trata de conseguir que el producto o servicio esté disponible cuando se necesite, con la calidad adecuada, la cantidad necesaria y en el plazo oportuno.

Desde la eficiencia, los aprovisionamientos tratan de conseguir que el coste de los recursos empleados para realizar las distintas actividades encaminadas a conseguir el anterior objetivo sea el menor posible.

2. IMPORTANCIA DE LA FUNCION DE APROVISIONAMIENTOS.

2.1. DESDE UN PUNTO DE VISTA GENERAL.

a) Es una de las áreas más atractivas para acometer en ella programas de reducción de costes, escondiendo unos beneficios potenciales muy importantes, ya que:

• El dinero ahorrado en aprovisionamientos se traduce inmediatamente en beneficio, puesto que no sale de caja.

• Las modificaciones en este área no suelen exigir grandes inversiones ni implicar discusiones laborales y, además de reducir costes, puede servir para mejorar el producto y el servicio ofrecido al cliente.

• Al ser un área, aún poco tecnificada, no suele ser difícil encontrar puntos donde introducir mejoras.

b) Es un área que acomete una serie de riesgos para la empresa tales como:

• Los originados por los cambios constantes en los mercados de suministros:

- Amenazas de agotamiento y escasez de materias primas, que suelen estar unidas a un constante incremento de precios.

- Sucesos e intervenciones de los gobiernos en los mercados de suministro de materias primas.

- Oferta cada vez mayor de productos semielaborados y desde ámbitos geográficos cada vez más amplios (Singapur, Corea, etc.).

- Costes de capital y tasas de cambios de moneda con variaciones cada vez más impredecibles, etc.

• Los derivados del poder de negociación que se tenga respecto a los proveedores en razón a los productos que se consuman.

• El nivel de importancia que tengamos como clientes ante proveedores que suministran productos de carácter crítico.

2.2. COMO FUENTE DE INFORMACIÓN.

El departamento de aprovisionamiento aporta un conjunto de informaciones que tienen relación con diferentes áreas de la empresa y permiten la toma decisiones dentro de las mismas. Así , podemos señalar:

• Conformación del precio standard.

• Gastos de compra por departamentos, talleres o áreas.

• Gastos de compra por fabricaciones o proyectos.

• Sobre el mercado de proveedores.

• Sobre el mercado de productos.

2.3. COMO FACTOR INFLUYENTE EN LA DETERMINACIÓN DE LA RENTABILIDAD ECONÓMICA DE LA EMPRESA.

La gestión de los aprovisionamientos actúa sobre la situación económico financiera de la empresa en la medida que condiciona el comportamiento de las tres siguientes variables:

• El coste de materiales .

• La financiación de los proveedores.

• La inversión en existencias de materiales.

Si tenemos en cuenta que

Si disminuimos costes de materiales disminuimos gastos, por tanto aumentamos el Beneficio. Si disminuimos el valor de los stocks de materias primas, disminuimos la Inversión, el valor de los recursos que necesitamos. Por consiguiente, si aumenta el Beneficio y disminuye la Inversión, la Rentabilidad aumenta.

2.3.1. LOS APROVISIONAMIENTOS Y EL COSTE DE MATERIALES.

El coste a que se adquieren los materiales necesarios para iniciar el ciclo operativo de la empresa es de una importancia transcendental. Habitualmente, en las empresas se otorga más transcendencia y se aplica un mayor esfuerzo en incrementar la cifra de ventas sin tener en cuenta que un aumento de una unidad monetaria en estas últimas contribuye en solo unos céntimos al beneficio, debido al incremento paralelo que induce en los costes variables, sin embargo, la reducción del coste de compras en un porcentaje comparativamente pequeño puede equivaler, en términos de beneficio, a un aumento mucho mayor de las ventas en unidades físicas.

Este significado en términos de beneficio de los ahorros obtenidos por la gestión de compras se basa en el “principio de la palanca” (Leverage principle), el cual establece que “un pequeño ahorro en los costes de compras, tiene una incidencia muy significativa en el incremento de los beneficios”. Por ejemplo, una empresa con un beneficio igual al 5 % de las ventas, y un gasto de compras igual al 50 % de las ventas, puede aumentar sus beneficios un 100 %, es decir, duplicarlos, mediante una reducción del gasto de compras del 10 %. La fórmula que recoge este principio es la siguiente:

(50/5 10 = 100).

2.3.2. LOS APROVISIONAMIENTOS Y LA FINANCIACIÓN DE PROVEEDORES.

Una proporción importante de la financiación de las empresas procede de la que les conceden sus proveedores.

Es indudable que las consecuencias de aumentar el período de pago a proveedores de una forma gratuita y permanente supone MEJORAR LA LIQUIDEZ de la empresa (pues se paga más tarde) y REDUCIR LAS CARGAS FINANCIERAS (ya que se podrá sustituir financiación bancaria onerosa -descuento comercial, préstamos y créditos- por financiación gratuita de proveedores).

2.3.3. LOS APROVISIONAMIENTOS Y LA INVERSIÓN EN EXISTENCIAS.

La gestión de existencias de materiales persigue el almacenamiento de la cantidad mínima (lo más cercana a 0 unidades) imprescindible para cubrir las necesidades básicas de producción o de entrega al cliente, reduciendo al máximo el coste de almacenamiento. Las posibilidades de mejorar esta gestión pasa por reducir el nivel de existencias y un incremento de la rotación (relación entre las compras y la inversión en existencias).

3. ACTUACIONES PARA DISMINUIR LOS COSTES DE APROVISIONAMIENTOS.

3.1. ¿Cómo disminuimos los costes de adquisición?

Aumentando nuestra potencia de compra:

a) Comprando mayores cantidades a cada suministrador.

b) Seleccionando un número reducido de suministradores.

Aportando las especificaciones de producto correctas.

a) Las que necesitamos y no las que imaginamos.

b) Comprensibles por el que compra y el que vende.

Mejorando conocimientos y herramientas de trabajo sobre compras.

c) Mejorando el conocimiento del mercado de proveedores.

d) Mejorando el conocimiento de los productos que compramos.

e) Mejorando las técnicas de negociación. (win to win)

Comprando siempre que sea posible productos estándares (comerciales) en detrimento del producto exclusivo.

Gestionando el transporte de aprovisionamiento por el comprador.

3.2. ¿Cómo disminuimos los costes de pedido?

Realizando menos pedidos:

f) Rompiendo con la costumbre de generar un pedido por cada producto.

g) Identificando y comprando productos de múltiple uso.

h) Acumulando el mayor número de productos en un pedido y a un número menor de proveedores.

i) Realizando previsión y planificación de necesidades futuras.

j) Realizando compras a futuro (Acuerdos Marco de Suministro).

Aprovechando las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías:

k) Logrando un procesamiento de datos con menos errores.

l) Logrando una comunicación más rápida.

Luchando contra los costes derivados de fallos de calidad e incumplimientos de los plazos de entrega (aumentando la fiabilidad ):

m) Selección, evaluación y homologación de proveedores.

n) Acuerdos de Calidad Concertada.

o) Seguimiento y evaluación del comportamiento de los proveedores.

p) Acuerdos “partnership”.

Estandarizando contenedores, cantidades y formas de entrega coincidentes con el proveedor.

3.3. ¿Cómo disminuir los costes de existencias?

Actuando sobre los costes de financiación de stocks y sobre los costes de almacenaje.

Reduciendo su número:

q) Disminuyendo la variedad de materiales

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