LA IMPORTANCIA DE LOS PAPELES Y LIBROS DEL COMERCIANTE EN EL ORDENAMIENTO JURÍDICO COLOMBIANO.

LA IMPORTANCIA DE LOS PAPELES Y LIBROS DEL COMERCIANTE EN EL ORDENAMIENTO JURÍDICO COLOMBIANO.

En una sociedad como la nuestra, donde el motor económico lo impulsan las actividad comerciales, se torna imprescindible tener unas reglas claras dentro del ordenamiento jurídico de cada estado, a fin de brindar una confianza en el desarrollo de las negociaciones; uno de los mecanismos que se encuentran al respecto, es lo que se entiende por el concepto de Libros y Papeles del comerciante, tema que se abordará en el presente trabajo.

Para cumplir este objetivo, se iniciaría con una aproximación al término comerciante, sus actividades, luego por la definición de lo que se conoce por libros y papeles del comerciante, su ámbito de aplicación y ventajas probatorias.

En primer lugar, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 del Código de comercio colombiano, “son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”. De la anterior norma, se puede concluir que es Comerciantes, aquella Persona natural o Persona jurídica que voluntariamente, y de forma regular y profesionalmente, desarrolla un acto jurídico considerado como mercantil por la ley.

De lo anterior, es claro que el supuesto que acredita la característica de comerciante a una persona es la realización por parte de ésta de actos de comercio de manera profesional, habitual y no ocasional, contrario sensu, señala el artículo 11 del código de comercio que “las personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se considerarán comerciantes en cuanto a dichas operaciones.”

En este orden y concluyendo el primer acápite del trabajo se puede establecer que aunque se desarrolle una actividad mercantil, solamente se es comerciante si se hace de forma profesional. Ejemplificando lo anterior, tendríamos si una Persona natural realiza una compra y venta de su casa, o sus muebles, no lo esta haciendo de forma profesional ni habitual, es un acto ocasional que en ningún momento lo convierte en comerciante.

Abordado el concepto de comerciante, en segundo lugar, procederemos a reseñar cuales son esas actividades que están cobijadas como mercantiles, para ello, nos ubicamos en primer lugar en el artículo 20 del Código de comercio, el cual enumera cada una de las actividades que la ley considera como mercantiles :

“Son mercantiles para todos los efectos legales:

1. La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos;

2. La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de todo clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos;

3. El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés.

4. La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos;

5. La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones;

6. El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;

7. Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillo;

8. El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras;

9. La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje;

10. Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;

11. Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados;

12. Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes;

13. Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes;

14. Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios;

15. Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones y ornamentaciones;

16. Las empresas para el aprovechamiento o explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza;

17. Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes;

18. Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el trasporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y

19. Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil”.

Ahora, el mismo estatuto mercantil enuncia cuales movimientos no se consideran mercantiles. En el artículo 23 del Código de comercio se indica :

No son mercantiles:

1. La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la enajenación de los mismos o de los sobrantes;

2. La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de estas por su autor;

3. Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público;

4. Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no constituya por sí misma una empresa, y

5. La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales.

Cuando una persona, se sumerge en las actividades comerciales y se ajusta al concepto de comerciante antes indiciado, ineludiblemente debe cumplir con unos deberes , el código de comercio establece que los comerciantes están obligados a llevar contabilidad, a inscribirse en el registro mercantil, a registrar los Libros de contabilidad o Libros de comercio, conservar los documentos y soportes relacionados con su actividad, etc.

Esto ultimo es el tema central de nuestro estudio, El diccionario de la Real Academia de la Lengua trae como definición de libro: “Conjunto de muchas hojas de papel, vitela, etc., ordinariamente impresas, que se cosido o encuadernado juntas con cubiertas de papel, cartón, pergamino u otra piel, etc., y que forman un volumen.”

El concepto de libro de comercio no se aleja mucho de la anterior definición, pues los libros de comercio son documentos en donde los entes realizan los registros de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad, y podrán ser diligenciados, ya sea en forma manual o electrónica .

En el ordenamiento jurídico Colombiano, se define de conformidad con lo normado en el artículo 49 del Código de Comercio, que los libros de comercio son aquellos que la ley determina como obligatorios y los auxiliares que son necesarios para el completo entendimiento de aquellos.

Es la ley, entonces la que determina qué son y cuáles son los libros de comercio que deben llevarse obligatoriamente, así también, los demás auxiliares que sirven para complementar la información de los primeros, entre estos últimos, bien puede ubicarse los papeles. Respecto de los libros auxiliares la ley no exige que sean registrados (Art. 126 Decreto 2649 de 1993).

El Consejo de Estado por su parte señala que: “El concepto de libro de comercio en general y de libros de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende tanto el concepto tradicional de haz de hoja como también las citadas cintas magnetofónicas, videos tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento (C. Co., Art. 2035). Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar contabilidad”. El Alto Tribunal determinó en sentencia donde estudia la calidad de libro de comercio del Libro de Actas que “…dentro de los libros de comercio se encuentra los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad.”

Frente a los libros de comercio y todo lo que a ellos concierne, como lo es el registro de los mismos, el lugar donde deben exhibirse, la forma de llevarlos entre otros aspectos se encuentran regulados en el Decreto 2649 de 1993. El código de comercio a partir del artículo 63 regula el tema de la exhibición y el examen de los libros de comercio y, el Nuevo Código General Del Proceso – ley 1564 de 2012- regula en el artículo 264 y siguientes.

Los libros y papeles comerciales son necesarios e importantes en la medida en que permiten llevar un asiento de las operaciones de la empresa; en ellos, se refleja una clara, completa y fidedigna información de los asientos individuales y

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