Los ciclos de auditoría

NTRODUCCION

El concepto de ciclo enfatiza al auditor que la actividad de negocios es un flujocontinuo de hechos y transacciones. Los ciclos se definen para agrupar el flujo dehechos económicos, similares y que se enlazan entre sí.La auditoria del ciclo de transacciones, se basa fundamentalmente en verificar losdiferentes pasos que se dan al procesar una transacción, la cual culmina con unefecto en los Estados Financieros, ya sea por la adquisición de un gasto oservicio, la recepción de un préstamo, la asunción de una obligación, etc.,Bajo este enfoque, las operaciones comerciales de una entidad se agrupan enciclos lógicos para poder examinar el efecto que las decisiones administrativashan tenido en los Estados Financieros.Sin embargo, el concepto de ciclo le ofrece un número de beneficios al equipo deauditoria. Esencialmente, es un medio excelente para simplificar el modo en queellos ven el sistema financiero de una compañía.

CICLOS DE TRANSACCIONES

Las auditorías se realizan dividiendo los estados financieros en segmentos o componentes más pequeños. Esta división permite que la auditoria sea más manejable y ayuda a la asignación de tareas a los diferentes miembros del equipo de auditoría. La mayoría de los auditores, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos diferentes. Se audita cada segmento en forma separada pero no por completo independiente uno de otro.

Por ejemplo al auditar los activos fijos quizá se detecte un efecto por pagar no registrado. Los resultados se combinan una vez que se termina la auditoría de cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros segmentos.

CICLOS COMO MéTODOS DE SEGMENTACIÓN

Una forma común de dividir una auditoría es conservar los tipos de operaciones y saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo segmento. A esto se le llama el método de ciclos. Por ejemplo, las ventas, los ingresos por ventas, las entradas de caja y el reconocimiento de las cuentas incobrables son los cuatro tipos de operaciones que provocan aumentos o disminuciones en las cuentas por cobrar. Por lo tanto todas ellas forman parte del ciclo de ventas y cobranza. De igual manera, las operaciones de nómina y la nómina acumulada son parte del ciclo de nómina y personal.

DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Los auditores realizan las auditorías de acuerdo con el método de ciclo realizando pruebas de auditorías de las operaciones que constituyen los saldos finales y también realizando pruebas de auditoria de los saldos de las cuentas. Los auditores han determinado, en general, que la forma mas eficiente de realizar auditorias es estar seguros de cada tipo de operaciones y del saldo final en la cuenta relacionada.

Para cualquier tipo de operaciones, existen varios objetivos de auditoria que se cumplen antes de que el auditor llegue a una conclusión que el total se presenta con imparcialidad.

AUDITORÍA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

El objetivo global en la auditoria del ciclo de ventas y cobranza es evaluar Si los saldos en cuenta afectados por el ciclo se presentan razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Las siguientes son cuentas comunes que se incluyen en el ciclo de ventas y cobranza:

• Ventas.

• Rebajas y devoluciones sobre ventas.

. Gastos de deudas incobrables.

• Descuentos en efectivo tomados.

• Cuentas por cobrar con cargo a clientes.

• Estimación para cuentas incobrables.

• Efectivo en bancos (cargos de las entradas de efectivo,)

NATURALEZA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

El ciclo de ventas y cobranza implica las decisiones y procesos necesarios para la transferencia de la propiedad de bienes y servicios a los clientes después de que se ponen a disposición para su venta. Se inicia con una petición por parte de un diente y concluye con la conversión del material o servicio en una venta por cobrar y por ultimo en efectivo.

El ciclo incluye varias clases de operaciones cuentas y funciones administrativas así como varios documentos y registros.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN EL CICLO DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

La Funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que un empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas. Es útil conocer estas funciones administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que se realiza la auditoria del ciclo. Con frecuencia a los estudiantes les parece difícil determinar cuáles documentos existen en cualquier área de auditoría y cómo fluyen en la empresa del cliente. Las funciones administrativas del ciclo de venta y cobranza, la mayoría de los documentos comunes que se utilizan en cada función, se examinan en esta sección.

PROCESAMIENTO DE PERIODO DE LOS CLIENTES.

La petición de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el ciclo. Legalmente, es una oferta para comprar bienes de acuerdo con términos especificados. La recepción de un pedido de un cliente con frecuencia da como resultado la creación inmediata de una orden de venta.

Pedido del cliente: Es una petición de mercancía por parte de un cliente. Esta puede recibirse por teléfono o carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya existentes, a través de los vendedores o en otras formas.

Orden de venta: Es un documento para comunicar la descripción, cantidad e información relacionada de bienes solicitados por un cliente. Con frecuencia se utiliza para indicar la aprobación de crédito y la autorización del embarque.

OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO

Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe aprobar el crédito para el cliente por las ventas a cuenta. Las practicas nulas de la aprobación de crédito frecuentemente ocasiona un numero excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quizás sean incobrables. Para la mayoría de las empresas, una indicación de la aprobación del crédito en la orden de venta es la aprobación para embarcar los bienes.

EMBARQUE DE L0S BIENES

Esta función importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compañía son otorgados. La mayor parte de las compañías reconoce las ventas cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento de embarque en el momento del mismo; esto puede hacerse de manera automática en una computadora con base en la información de la orden de venta. El documento de embarque, que a menudo cuenta con varias copias, es esencial para la facturación adecuada de los embarques a los clientes. Las compañías que conservan registros perpetuos de inventario también los actualizan con base en la información del embarque.

Documento de embarque: Es un documento preparado para indicar el embarque de los bienes, especificando la descripción de la mercancía, la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El original es enviado al cliente y una o mas copias se conservan en la compañía. También se utiliza como una señal de facturación para el cliente. Un tipo de documento de embarque es un conocimiento de embarque, el cual es un contrato por escrito entre el transportista y el vendedor del receptor y el embarque de los bienes. Con frecuencia los conocimientos de embarque incluyen solo el número de cajas o libras embarcadas y no los detalles completos de cantidad y descripción.

FACTURACIÓN A LOS CLIENTES Y REGISTRO DE LAS VENTAS

Dado que la facturación a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado del monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los aspectos más importantes de la facturación son asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados, que ningún embarque haya sido facturado más de una vez y que cada uno sea facturado por el monto adecuado. La facturación por el monto adecuado depende de cobrar a los clientes por la cantidad embarcada al precio autorizado.

El precio autorizado incluye los cargos de flete, seguro y condiciones de pago. En la mayoría de los sistemas, la facturación de los clientes incluye la preparación de una factura de ventas con varias copias y la actualización simultanea del archivo de operaciones de ventas, del archivo maestro de cuentas por cobrar y el archivo maestro del mayor para ventas y cuentas por cobrar. Esta información se utiliza para generar el diario de ventas junto con las entradas de efectivo y los cargos varios, permite la preparación del balance de comprobación de cuentas por cobrar.

Factura de ventas: Es un documento en el que se indica la descripción y cantidad de los bienes vendidos. El precio incluye el flete, el seguro, condiciones y otros datos pertinentes. Por lo regular la factura de ventas se prepara de forma automática en la computadora después que se captura el número del cliente, la cantidad, el destino de los bienes embarcados y las condiciones de venta. La factura de ventas es el método para indicar al cliente el monto de una venta y la fecha de vencimiento del pago. E1 original se envía al cliente y se conserva una o mas copias.

Diario de ventas: Es un diario para registrar las operaciones de ventas Un diario de ventas detallado

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