AUDITORÍA DEL CICLO DE NÓMINA Y PERSONAL.

AUDITORÍA DEL CICLO DE NÓMINA Y PERSONAL

El ciclo de nómina y personal involucra el empleo y pago de todos los empleados. La mano de obra es una consideración importante en la valuación del inventario en la industria manufacturera, de la construcción y otras.

Existen varias diferencias importantes entre el ciclo de nómina y personal y otros ciclos de una

Auditoría típica

• Existe sólo una clase de operaciones para la nómina

• Las operaciones tienen mucho más importancia que las cuentas relacionadas del balance general.

• Los controles internos sobre la nómina son efectivos en casi todas las compañías, incluso las pequeñas.

Los auditores enfatizan las pruebas de controles, pruebas sustantivas de operaciones y procedimientos analíticos en la auditoría de las nóminas. Las pruebas de detalles de saldos a menudo requieren unos cuantos minutos. Antes de analizar las pruebas en el ciclo, revisaremos las operaciones y saldos de cuenta, así como los documentos y registros utilizados en el ciclo de nómina y personal para una compañía típica.

El objetivo global en la auditoría del ciclo de nómina y de personal es evaluar si los saldos de cuentas afectados por el ciclo son declarados objetivamente de acuerdo con las normas de información financiera aplicables La forma en que la información contable fluye a través de varias cuentas en el ciclo de nómina y personal se ilustra por medio de las cuentas T. En la mayoría de los sistemas, la cuenta de sueldos y salarios se utiliza sólo al final del periodo contable.

FUNCIONES DE NEGOCIO EN EL CICLO, DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

El ciclo de nómina y personal comienza con la contratación del personal y termina con el pago a los empleados por los servicios prestados, así como al gobierno y otras instituciones, los impuestos y prestaciones retenidos y acumulados en las nóminas. En medio de este proceso, el ciclo involucra la obtención de servicios de los empleados consistentes con los objetivos de la compañía y la contabilidad de los servicios de una manera adecuada.

Registro de personal Registros que incluyen datos como la fecha de contratación, investigaciones del personal, remuneraciones, deducciones autorizadas, evaluaciones del desempeño y terminación del empleo

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Forma de autorización de deducción Una forma en que autoriza las deducciones de nómina, incluyendo el número de exenciones de impuestos sobre la renta retenidos, la 401(K) y otros planes de ahorro para el retiro, bonos del ahorro estadounidenses y cuotas sindicales.

Forma de autorización de remuneraciones Su fuente de información es un contrato laboral, autorización de la administración, o en el caso de funcionarios, la autorización del consejo directivo.

Tarjeta de asistencia Es un documento que indica la hora en que el empleado comenzó y dejó de trabajar cada día, y el número de horas que trabajó. Para muchos empleados, los relojes verificadores de tiempo o los lectores de identificación de tarjeta preparan automáticamente la tarjeta de asistencia.

Tarjeta de asistencia en la obra Documento que indica las labores en las que un empleado trabajó durante un periodo determinado.

Archivo de operación de nómina Un archivo generado por computadora que incluye todas las operaciones de nómina procesadas por el sistema de contabilidad en un periodo, como puede ser un día, semana o mes. Contiene toda la información registrada en el sistema y también la información para cada operación, como nombre del empleado, día, pago neto y bruto, varias cantidades de retenciones, y clasificación o clasificaciones de cuentas.

Diario de nómina o listado Un reporte generado por el archivo de operación de nómina y generalmente incluye el nombre del empleado, día, pago neto y bruto, varias cantidades de retenciones, y clasificación o clasificaciones de cuentas para cada operación.

Archivo maestro de nómina Archivo donde se registran todas las operaciones de nómina para cada empleado y se mantiene el total de los salarios pagados a empleados durante el año hasta la fecha. El registro de cada empleado incluye el pago bruto por cada periodo de nómina, las deducciones del pago bruto, el pago neto, número y fecha del cheque.

Cheques de nómina Cheque endosado al empleado por los servicios que desempeñó. El cheque se prepara como parte de la función de preparación de la nómina, pero la firma autorizada convierte al cheque en un activo. El importe del cheque es el pago bruto menos impuestos y otras deducciones retenidas. Después de que se ha cobrado el cheque y el banco lo regresa a la empresa, se le llama cheque cancelado.

Conciliación de las cuentas bancarias de nómina Un control importante es la conciliación independiente de la cuenta bancaria de nómina rotatoria. Una cuenta de nómina rotatoria es una cuenta de

Nómina separada en la cual se mantiene un pequeño saldo.

Forma W-2. Forma expedida para cada empleado, que resume el registro y sueldos devengados durante el año calendario.

Declaración de impuestos sobre nómina Formas de impuestos que se presentan a las unidades locales, estatales y federales del gobierno para el pago de impuestos retenidos y el impuesto del empleador. La naturaleza y fechas de vencimiento de las formas varían, dependiendo del tipo de impuestos.

METODOLOGÍA PARA DISEÑAR PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE OPERACIONES

Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de operaciones son los medios más importantes para verificar los saldos en la cuenta en el ciclo de nómina y personal. El énfasis en estas pruebas se debe a que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero, como sería una confirmación para verificar los salarios acumulados, impuestos retenidos sobre ingresos, impuestos acumulados sobre nómina, y otras cuentas de saldos

Separación adecuada de tareas Es importante la separación de tareas en el ciclo de nómina y personal, en especial para impedir la realización de pagos de más o pagos a empleados inexistentes. El departamento de recursos humanos debería ser independiente de la función de nómina y es responsable de la autorización de la contratación o despido de los empleados, así como de cambios en las remuneraciones o deducciones.

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