MANUAL DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

1. OBJETIVO

Definir las prácticas generales de AGP, para examinar si las actividades relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión (SIG) como parte fundamental de la implementación y evaluar sí cumplen efectivamente con las exigencias y disposiciones establecidas para dicho sistema.

1. ACTIVIDADES

1. Las auditorias son planificadas y programadas. Siendo, el Gerente del área respectiva (Calidad, Seguridad y Salud, Medio Ambiente), el ejecutivo responsable de diseñar, planificar y ejecutar el programa de auditorías internas del SIG. También, coordina con los Gerentes (Producción, Servicios Técnicos, Marketing, Finanzas, Logística y Administración), los reajustes de la programación y el número de las auditorías internas planificadas.

1. Las auditorías internas se llevan a cabo por lo menos una vez al año en cada una de los departamentos pertenecientes a la Gerencias. Las auditorias sirven para verificar la efectividad y conformidad del SIG establecido frente a todos los procesos aprobados y autorizados al interior de la empresa.

1. El Gerente del área respectiva, es responsable de seleccionar a los miembros del personal de las Gerencias y demás áreas de soporte de la empresa que forman parte del “Equipo Auditor de AGP”. Este equipo está integrado con por lo menos dos miembros de cada una de los departamentos de las Gerencias, integrándolo sólo personal capacitado y certificado para llevar a cabo labores de auditoria internas de la calidad.

1. En cada auditoria se ejecuta una reunión con el responsable y los colaboradores del área a auditar, en donde se:

• Presenta el quipo auditor.
• Establece una relación de trabajo eficaz.
• Socializa las metodologías para la recolección de evidencias.
• Revisa el alcance de la auditoria.
• Revisa el Plan de auditoria y aclarar los detalles.
• Verifica que los auditados estén disponibles.
• Socializa mecanismos de comunicación entre auditados y auditores Dar a conocer los posibles hallazgos producto de la auditoria.

1. El equipo auditor es responsable de elaborar el informe de auditoría. Este informe da una declaración de la conformidad con el procedimiento, estándar o requerimiento establecido en un resumen de los hallazgos de auditoria, y con algunas recomendaciones para mejora.

1. El informe de auditoría consta de cuatro partes:

• Descripción de las actividades realizadas en la auditoria
• El resumen de los hallazgos de auditoria
• Los detalles de cualquier no conformidad
• Lista de recomendaciones.

1. En caso de no contar con auditores internos calificados, para llevar a cabo las auditorías internas, la empresa AGP convoca, evalúa y contrata auditores externos calificados. La labor de los auditores externos a la empresa se realiza en forma coordinada y condicionada con los requisitos internos para auditorías, siendo asistida y supervisada directamente por el Gerente del área respectiva.

1. Las labores de los auditores externos son coordinadas con el Gerente del área respectiva. En el caso de contratarse auditores externos para efectuar auditorías internas, los informes de auditoría se elaboran conforme lo establecido en los correspondientes procedimientos de la empresa.

1. Las auditorías internas llevadas a cabo por personal de AGP o por auditores externos se diseñan, planifican, programan, ejecutan y registran teniendo en cuenta lo establecido en los correspondientes procedimientos autorizados e implantados.

1. Los resultados de las auditorías internas (o, subcontratadas) pueden determinar la necesidad de aplicar acciones correctivas, y/o pueden originar revisiones del SIG, las cuales se realizan de acuerdo a los procedimientos establecidos.

1. Los Gerentes y/o jefes de los departamentos donde se hallaron “no conformidades” u observaciones durante las auditorías internas del SIG, son responsables de implantar las acciones correctivas.

1. El Gerente del área respectiva, en base a los resultados de las auditorías puede reprogramar las auditorías internas de la calidad con la finalidad de realizar los correspondientes seguimientos de la implantación, conformidad y efectividad de la(s) acción(es) correctiva(s) tomada(s). Verificando y registrando que las acciones correctivas se apliquen en los términos y condiciones en que fueron formuladas y planificadas.

1. El Gerente del área respectiva, puede reprogramar sus auditorías internas aumentando o disminuyendo la cantidad y/o los niveles de exigencias de las mismas.

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