Notas A Los Estados Financieros

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

El artículo 114 del decreto 2649 de 1993, contempla que los estados financieros deben estar acompañados de sus respectivas notas.

El objetivo de las notas a los estados financieros, brindar los elementos necesarios para que aquellos usuarios que los lean, puedan comprenderlos claramente, y puedan obtener la mayor utilidad de ellos.

De poco sirve tener a la vista un estado financiero sin tener los documentos o la información mínima necesaria para lograr entender cómo se realizaron esos estados financieros, cuáles fueron las políticas contables que se utilizaron, etc.

En efecto, dice el artículo 114 del decreto 2649:

Notas a los estados financieros. Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas:

1. Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.

2. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.

3. Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.

4. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros.

Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros.

Es de gran importancia que la persona que trata de interpretar correctamente un estado financiero, conozca suficientemente sobre asuntos que pueden alterar significativamente los estados financieros como son las políticas de cartera, los métodos de provisión, la razón de su aplicación, los sistemas de inventarios utilizados, los métodos de valuación.

Igualmente es importante que en las notas se consigne lo relacionado con ladepreciación de los activos fijos, la valorización que hayan sufrido, los criterios para el manejo de los activos diferidos, por ejemplo.

Otro punto importante que debe constar en las notas a los estados financieros, es el tratamiento de ciertos pasivos como es el caso de las provisiones y contingencias, de ingresos para terceros u obligaciones laborales.

Todo estado financiero que se realice, debe contener las notas explicativas respectivas, de tal forma que la persona que los consulte, puede tener la suficiente claridad sobre ellos con el fin que estos puedan cumplir con su verdadero objetivo, cual es el de servir de base para la toma de decisiones, y un estado financiero que no tenga notas aclaratorias y complementarios, no tendrá mayor utilidad.

Las notas a los Estados Financieros bajo NIIF tienen la siguiente estructura:

• Información acerca de las bases para la preparación de los Estados Financieros.

• Información con relación a las políticas contables significativas utilizadas por la entidad (resumen)

• Una declaración de cumplimiento con las NIIF[1]

• Pasivos contingentes y compromisos contractuales no reconocidos[2]

• Revelación de información no financiera, como los objetivos y políticas de gestión de riesgo financiero[3]

• Información relevante para comprender la información financiera presentada

Igual que en la normativa colombiana, en NIIF, las notas deben venir referenciadas en el cuerdo de los estados financieros de la entidad.

Las notas a los estados financieros deben presentar información con relación a las bases de medición utilizadas por la entidad como podrían ser:

• Costo histórico conforme lo establecido para inventarios, propiedad, planta y equipo, entre otros.

• Costo de reposición

• Valor neto realizable, para efectos de valorar el inventario al compararse con su importe en libros.

• Valor razonable, para el uso en la medición de algunos instrumentos financieros, en la medición de propiedades de inversión, entre otros.

• Importe recuperable, cuando el activo se encuentra deteriorado de conformidad con lo establecido en la NIC 36- deterioro de valor de los activos

• Valor razonable menos costos relacionados con la venta, como lo describe la norma de activos biológicos.

• Costo amortizado, para la medición de algunos instrumentos financieros.

Respecto del uso de estimaciones en los estados financieros una entidad debe revelar información en relación con la naturaleza de los supuestos utilizados, las incertidumbres generadas en la estimación de partidas en los estados financieros, la sensibilidad del importe en libros a los métodos y estimaciones implícitas en su cálculo (incluye las razones de tal sensibilidad), las resolución esperada de las incertidumbres, tales como consecuencias razonablemente posibles dentro del año próximo.

Un ejemplo de lo anterior lo encontramos en la información financiera consolidada del grupo prisa a diciembre 31 de 2012[4]:

“… en las cuentas anuales consolidadas correspondientes al ejercicio 2012 se han utilizado ocasionalmente estimaciones realizadas por la Dirección del grupo y de las entidades para cuantificar algunos de los activos, pasivos y compromisos que figuran registrados en ellas. Básicamente estas estimaciones se refieren a:

• La valoración de los activos y fondos de comercio[5] para determinar la existencia pérdidas por deterioro de los mismos.

• La vida útil de los activos materiales e intangibles.

• Las hipótesis empleadas para el cálculo del valor razonable de los instrumentos financieros.

• La probabilidad de ocurrencia y el importe de los pasivos indeterminados o contingentes.

• La estimación de las devoluciones de ventas que se reciben con posterioridad al cierre del periodo.

A pesar de que estas estimaciones se realizaron en función de la mejor información disponible a la fecha de formulación de estas cuentas anuales consolidadas sobre los hechos analizados, es posible que acontecimientos que puedan tener lugar en el futuro obliguen a modificarlas (al alza o baja) en próximos ejercicios, los que se harían en forma prospectiva reconociendo los efectos del cambios de estimación en las correspondientes cuentas de pérdidas y ganancias consolidad futuras”.

Las normas contables en Colombia prevén la posibilidad de emitir estados financieros extraordinarios en situaciones o casos que así lo ameriten.

Sobre el respecto, el decreto 2649 de 1993, en su artículo 29 establece:

Estados financieros extraordinarios. Son estados financieros extraordinarios, los que se preparan durante el transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o situación para la cual deban prepararse.

Salvo que las normas legales dispongan otra cosa, los estados financieros extraordinarios no implican el cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para disponer de las utilidades o excedentes.

Son estados financieros extraordinarios, entre otros, los que deben elaborarse con ocasión de la decisión de transformación, fusión o escisión, o con ocasión de la oferta pública de valores, la solicitud de concordato con los acreedores y la venta de un establecimiento de comercio.

Respecto a la norma transcrita, hay algunos aspectos a resaltar:

La fecha de corte de los estados financieros no puede ser anterior a mes a la actividad o situación que originó la elaboración del estado financiero. A manera de ejemplo, si el banco solicita un estado financiero para una solicitud de crédito realizada en febrero de 2009, el estado financiero deben corresponde a enero de 2009, no a diciembre de 2008.

Los estados financieros extraordinarios no pueden ser utilizados para distribuidos o disponer de las utilidades o excedentes resultantes en los estados financieros extraordinarios. No se puede elaborar un estado financiero extraordinario a mitad de año para distribuir las utilidades a esa fecha.

Por regla general, un estado financiero extraordinario no implica el cierre definitivo del ejercicio o periodo contable, puesto que este corresponde a un año calendario, a no ser que la empresa se liquide o inicie actividades dentro del año en curso.

El artículo 36 de la ley 222 de 1995 establece que todos los estados emitan deben estar acompañados de sus respectivas notas, y el punto a tratar hoy es sobre quién debe elaborar las notas a los estados financieros.

En principio cualquiera consideraría que es el contador público quien debe elaborar las notas a los estados financieros, pues para se ha contratado para que realice todas las actividades relacionadas con la contabilidad, los libros y los estados financieros, en los que se supone deben incluirse las notas respectivas.

No obstante, otra cosa parece decir la ley. Si vamos al artículo 114 del decreto 2649 de 1993 encontramos:

Notas a los estados financieros. Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas:

1) Cada nota debe parecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.

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