Reformas Minorías

Responsable

El encargado de compras, es el responsable de abastecer de bienes y servicios a toda la empresa en coordinación con el gerente general, gerente de operaciones y el departamento administrativo contable quienes aprueban la ejecución del gasto.

6.1. Atribuciones del encargado de compras

1. Recibir, registrar, almacenar y analizar los requerimientos de bienes o servicios de los diferentes departamentos que presenten su requisición de compras.

2. Ejecutar las compras re queridas de materiales, suministros o servicios.

3. Coordinar conjuntamente con el gerente general, gerente de operaciones y área financiera la adquisición de materiales, bienes o servicios solicitados.

4. Llevar un registro de proveedores de los materiales, suministros y servicios de consumo recurrente para agilizar el proceso de cotización y adquisición.

5. Llevar un control al día que demuestre el estado actualizado de las adquisiciones de materiales, suministros y servicios.

6. Llevar un cuadro de calificación de ofertas, para la adjudicación de la adquisición de material, suministro o servicio por compra directa.

7. Elaborar como mínimo tres cotizaciones y elegir la mejor opción tanto en precio como en calidad del material, tiempo de entrega y garantía del suministro o servicio.

8 Asegurarse de que se cumplan con los procedimientos de control interno en el área de compras.

9 Archivar de forma adecuada las cotizaciones ya sea por medio electrónico o impreso.

10 Coordinar la recepción de bienes con el encargado de cada departamento que requirió el material o servicio adquirido.

Procedimientos de compras

Para realizar la compra al proveedor seleccionado se realizan los siguientes procedimientos:

Llamar al proveedor y proporcionar la orden de compra

El proveedor recibe y ejecuta el pedido

Proveedor envía el pedido solicitado

Bodega recibe el producto solicitado, firma y sella

En bodega queda copia de factura para ingreso de producto solicitado

Llevar la factura original al departamento de contabilidad

Contabilidad emite contraseña de pago

Se emite cheque para pago

Criterios

Los criterios a utilizar en las compras de bienes y servicios serán los siguientes:

• Cumplir con el procedimiento y análisis establecido

• Debe estar incluido dentro del presupuesto

• Compras extraordinarias autorizadas

• Compras extraordinarias autorizadas

Compras hasta Q. 5000.00

9 La Administración contable tiene autorización para hacer compras hasta Q. 5,000.00 previa cotización revisada por el gerente general o de operaciones.

Compras de Q. 5001.00 a Q. 20,000.00

Conseguir tres cotizaciones de proveedores precalificados.

Las cotizaciones deben ser evaluadas por el gerente general o gerente de operaciones y luego firmar de autorizado sobre la cotización elegida.

Las órdenes de compra deben ser firmadas por la persona que solicitó la compra, evaluadas y autorizadas por el gerente general o gerente de operaciones.

Después de 1 año deberá cotizarse nuevamente el material o equipo necesitado.

Si los precios varían en más de un 10%, la selección del proveedor más caro debe ser justificada por escrito. Si los precios están dentro del 10% se puede escoger cualquiera de los proveedores.

Las órdenes de compra deberán de presentarse con 2 días hábiles de anticipación para la emisión de cheque para su pago.

Compras mayores de Q. 20,001.00

Conseguir tres cotizaciones de proveedores precalificados.

Las cotizaciones deben ser evaluadas por el gerente general o gerente

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