Sistema De CRM

1. INTRODUCCIÓN

“Imaginarios Publicidad Móvil” dentro de sus ejes de acción brinda apoyo a las diferentes empresas en base a la ejecución de la publicidad móvil, presentación de vallas, etc.

El objetivo de la empresa es apoyar a las diferentes entidades en el área de marketing con la estrategia de publicidad visual, con el fin de ser más competitivos en el mercado comercial.

1.1. Definición del problema.

La ausencia de un sistema informático que permita la Administración de los procesos pos-ventas y la comunicación cliente-empresa imposibilita:

• Al personal de Imaginarios poder registrar en un sistema automatizado la información actualizada de los clientes para un mejor trato y de las transacciones, desde el lugar donde se encuentren.

• Contar con un registro actualizado de transacciones de pagos y deudas a proveedores de servicios por presentación visual en transporte.

• Monitorear en línea el estado de una campaña.

• Seguridad de acceso a la información de campañas realizadas.

• Generar reportes en línea.

Cuyo impacto es:

• Información dispersa y en archivos físicos que son propensos a extraviarse ó deteriorarse en el transcurso del tiempo.

• Registro de Transacciones desactualizado e incompleto de los pagos por servicios.

• Control pobre de los ingresos generados por campañas, pagos por servicios, otros conceptos.

• Administración manual de la información.

• Reportes e informes desactualizados.

• Toma de decisiones en base a información desactualizada.

Tomando en cuenta a los actores principales que son, usuarios dueños de transporte, clientes dueño de la empresa contratante, usuarios imprenta, y usuarios de “Imaginarios Publicidad Móvil” es:

Usuario dueño de transporte

 Permite a los usuarios en primer instancia puedan ingresar al sistema de manera fácil y sin complicaciones, previamente ya registrados por el personal de “Imaginarios”. Así como tener un histórico de las participaciones en las diferentes campañas realizadas por el usuario y conocer el estado de la cuenta correspondiente a la campaña, conjuntamente con las fechas de cobro.

En caso de terminar la contratación de los servicios “Imaginarios” denegara el acceso al sistema.

Usuarios imprenta

 Envía confirmación de productos realizados, horarios de entrega.

Cliente dueño de la empresa contratante

 Permite al cliente registrarse en el sistema si no lo estuviera y mediante la aprobación por parte de “Imaginarios”, poder ingresar a la misma para acceder al repositorio de archivos en donde se encuentran los reportes mensuales de la campaña respaldada por imágenes y datos asociados a la misma que es de importancia para el cliente para cerciorarse de la circulación de la propaganda.

 El sistema emitirá alertas automáticas en donde mencionara nuevas promociones, informara las actualizaciones realizadas en el repositorio de reportes mensuales, notificara eventos a realizar de empresas con giro de negocio afines

 Permitir al cliente informarse del estado y ubicación de la campaña, además facilita la comunicación que la Institución desee realizar con “Imaginarios”, de manera personalizada o general.

 Permitir al Cliente comunicarse directamente con el o los funcionarios asignados en “Imaginarios” en caso de tener inquietudes, obteniendo respuesta en ese momento.

En cuanto a los empleados de “Imaginarios Publicidad Móvil”, diferenciamos a las personas del área de Operaciones, las personas del área contable, las personas del área comercial y las personas del área técnica para los cuales el sistema deberá permitir:

Usuarios área Comercial

 Este usuario hace la recepción de los pedidos de campaña enviados por parte de los clientes contratantes, para luego realizar un análisis y preparación de una cotización, la misma que será enviada al cliente.

 En caso de ser aceptada dicha cotización se realiza un registro de contrato para llevar a cabo la campaña publicitaria.

 Gestión de productos.

Usuarios área de Operaciones

 Registra la información de los usuarios dueños de los transportes conjuntamente con la información de la campaña su forma y cantidad de pago por los servicios realizados.

 Realizar el monitoreo del estado de la información del cliente dueño de la empresa.

 Responder las necesidades de los usuarios dueños de la empresa, en línea, en el momento que se requiera.

 Colocar en el repositorio la información necesaria de los reportes mensuales ya sea imágenes, presentaciones, etc.

 Verifica la aprobación de colores por parte del usuario contratante, emite un pedido de producción a la imprenta.

 Registro e impresión de la asignación de tareas al personal y distribución del producto inmerso en la campaña

Usuarios área Técnica

 Realizar el monitoreo del estado del Sistema, con informes diarios de ingresos al mismo, nuevas postulaciones y registros completos de usuarios.

 Habilitación de registros cerrados.

 Realizar respaldos automáticos y manipulados de la información desde la base de datos y aplicación cuando se lo requiera.

 Acceso a reportes de historiales posibles negocios, negocios concretados, acceso al sistema.

El sistema tendrá varios niveles de acceso diferenciando a Jefes, directores, técnicos y administradores, identificando en cada uno de los módulos cual de los usuarios realizo cambios, en qué momento y desde donde.

Usuarios área de Contabilidad

 Realizar el monitoreo del estado de la información de los usuarios dueños de los transportes para realizar los pagos por los servicios prestados.

 Realizar el cambio de estados de los pagos mensuales, conjuntamente con la remisión o impresión de un comprobante de pago la cual ayudara al encargado tener un historial actualizado.

 Controlar el tiempo de duración de una campaña abierta por medio de las fechas de inicio y finalización para realizar los pagos respectivos.

 Conocer la historia de un usuario dueño del transporte de las diferentes campañas realizadas en la parte financiera (pagos y deudas).

2. PLANTEAMIENTO DEL SISTEMA

El presente trabajo de graduación consiste principalmente en analizar e implementar una solución informática sobre una plataforma que permita automatizar, parametrizar y gestionar los procesos de registro y administración de campañas publicitarias, y establecer un canal eficiente de comunicación entre el cliente e “Imaginarios”, para lo cual también haremos uso de las estrategias CRM, el mismo que debe contemplar las siguientes características:

La funcionalidad que presentará el sistema a implementar se resume en los siguientes puntos:

SFA - Automatización de Fuerza de Ventas

• Pre-contactos (prospectos de clientes, manejo de clientes potenciales)

• Cuentas (manejo de clientes fijos, la empresa cliente, administración de la misma)

• Contactos (relacionados con determinada cuenta)

• Actividades relacionadas con las cuentas y contactos (correos, llamadas, citas, notas)

• Cotización de precios (presentación de promociones si lo necesitase)

• Productos y servicios (Registro de clientes prestadores de servicios (buses), pagos realizados, débito y haber)

• Pedidos (Venta de nuevas campañas)

• Entrega de reportes a los clientes, presentación de informes a los clientes contratantes (imágenes ,diapositivas)

• Plug-in para Outlook

• Plug-in para Office

CSS - Servicio y Soporte al Cliente

• Preguntas Frecuentes

• Incidencias con algún cliente y seguimiento de las mismas

• Usuarios del sistema con diferentes niveles de acceso

• Servicio de información de eventos y promociones

EMA - Automatización de Marketing Empresarial

• Análisis de datos, detección de grupos variables altamente relacionados para análisis más eficaces mejorando la toma de decisiones.

• Análisis demográfico, permite tener conocimiento del impacto de acogida de la publicidad por parte del público consumidor.

• Segmentación variable, agrupación de sectores a ser analizados por ejemplo: tipo de organización, criterios personales, etc.

• Modelos predictivos, entrega de diferentes tipo de gráficos estadísticos para toma de decisiones.

Características y Especificaciones

Ofrece las siguientes características:

• Gestión de contenido WEB (incluyendo aplicaciones WEB y virtualización de sesiones)

• Versionado a nivel de repositorio (similar a Subversión)

• Gestión de registros

• Gestión de imágenes

• Empaquetamiento de aplicación portable

• Soporte multiplataforma (oficialmente Windows, GNU/Linux y Solaris)

• Interfaz gráfica basada en navegadores de Internet

• Integración de escritorio con Microsoft Office y OpenOffice.Org

Especificaciones técnicas:

• Sistema operativo: Linux, Windows.

• Gestores de Bases de Datos: PostgreSQL soportado por el motor de persistencia Hibernate.

• Servidores de aplicaciones: JBoss, JEE 5.0

• Navegadores web: Firefox, Internet Explorer, Safari, GogleChrome.

• Gestor de portales: Liferay, JBoss Portal.

• Idiomas: Español.

• Tecnologías utilizadas: Java , MyFaces, Hibernate, PDFBox, OpenOffice.

• Interfaces de acceso soportadas: CIFS/SMB (Acceso a sistemas Windows), JSR-127 (Java Server Faces), FTP, WebDAV, REST

Funcionalidades

• Estructura de directorios jerárquica.

• Autentificación de usuarios fácilmente adaptable al entorno corporativo (LDAP).

• Capacidad para trabajo en grupo (versiones, edición concurrente, etc).

3. CONTEXTO

Se pretende tener buena aceptación del sistema por parte de todos los usuarios que tendrán acceso al sistema. Es claro que para los clientes (empresas contratantes) y usuarios internos de “Imaginarios”, es una muy buena opción, ya que para el caso de los clientes no tendrían que esperar el CD de constancia de su publicidad y para los empleados de todas las áreas se les minimiza el proceso manual; en cambio se percibe que para los dueños del transporte no será muy agradable ni cómodo acoplarse a esta nueva manera de consulta sobre sus pagos, porque como sabemos esta parte de la población no es muy bien instruida; es decir que no tienen los conocimientos suficientes para hacer uso correcto del sistema a través del Internet. Dada esta situación somos conscientes de que no se reducirá en un 100% el encolamiento en la empresa cuando son fechas de pago, pero también sabemos que esto no será por siempre ya que poco a poco irán aprendiendo. Además “Imaginarios” tendrá un mejor respaldo cuando se quiera realizar más de un cobro por vehículo.

4. JUSTIFICACIÓN

 El hecho de conocer de cerca la necesidad que tiene ésta empresa de un sistema de este tipo y lo importante que sería su implementación en la misma, se ha realizado un estudio y análisis de viabilidad para luego llevar a cabo su desarrollo. Como beneficiarios estarían “Imaginarios” y los autores del proyecto.

 Requerimiento de la empresa “Imaginarios publicidad móvil”.

5. OBJETIVOS

6.1 Objetivos Generales

Automatizar todo el proceso que conlleva realizar una campaña publicitaria bajo las políticas de “Imaginarios”, además mejoramiento de las relaciones con los clientes para mantener la fidelidad de los mismos y mejorar la cartera de clientes, conjuntamente con la optimización de recursos.

Objetivos Específicos

• Incrementar la eficiencia organizacional.

• Mejorar la atención a los clientes, incremento en la satisfacción de los usuarios internos y externos.

• Reducción de costos en la presentación de informes y archivados de resultados además de la reducción de tiempo en la misma.

• Disminuir el tiempo de espera para el pago a los clientes por los servicios prestados.

• Recibir alertas vía mail cuando una presentación de informe se encuentra lista.

6. METODOLOGÍA

Análisis y Definición de requerimientos: En conjunto con el área Operativa y Gerencia se definieron los requerimientos de los módulos que comprende el sistema identificando los mejores procedimientos para la simplicidad del sistema.

Identificar las posibilidades de cada perfil de usuarios en el sistema: Es necesario tener claras las posibilidades de cada perfil en el sistema por lo que una vez identificadas todas las actores que tengan interacción con la aplicación se establecerá los permisos para cada una y se identificará el grado de auditoría que se necesita con cada ingreso de los usuarios.

Análisis de Infraestructura: Es necesario definir una estructura en la cual se asentara el sistema ya que se debe asegurar la disponibilidad del sitio en el momento y hora que el usuario necesite acceder a ella, sin importar la cantidad de usuarios que estén accediendo al sistema.

Diseño de Base de datos: Identificados los requerimientos en todo nivel se procederá con el diseño de la base de datos.

Diseño de Aplicación: Utilizando tecnologías como AJAX, JQUERY, JBOSS SEAM y HIBERNATE, nos permitirán desarrollar una aplicación muy amigable en cuanto a su entorno grafico y que responda eficientemente a las exigencias de cada uno de los usuarios del sistema, por lo que una vez diseñada la base de datos se empezará el diseño de la aplicación tomando en cuenta las principales medidas y consideraciones de seguridad con el fin de ofrecer la mayor confidencialidad, integridad y disponibilidad posible.

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