TALLER DE INTEGRACION DIPLOMADO EN GESTION DE OPERACIONES

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UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO

FACULTAD DE INGENIERÍA

DIRECCIÓN DE POSTGRADO

“PROPUESTA DE MEJORA: DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INTEXA S.A.”

MAURICIO ALEJANDRO FARIAS MORENO

PROFESOR SUPERVISOR: KARIN CARDENAS ARTIGAS

TALLER DE INTEGRACION DIPLOMADO EN GESTION DE OPERACIONES

SANTIAGO – CHILE

SEPTIEMBRE, 2016

1. Tabla de contenido

I.        INTRODUCCIÓN        2

I.1. El impacto de la problemática tratada        2

I.4. Objetivo general        2

II.        CONTEXTUALIZACIÓN Y METODOLOGÍA        3

II.1 Descripción de la organización, unidad o proceso a mejorar y el contexto de la industria        3

II.2Metodologías, técnicas e instrumentos a utilizar en el diagnóstico y en el plan de mejora.        3

III.        DIAGNÓSTICO Y PLAN DE MEJORA        4

III.1  Diagnóstico de la problemática        4

III.2   Propuesta de solución o plan de mejora        4

IV.        CONCLUSIONES GENERALES        5

V.        REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Y FUENTES        5

1. INTRODUCCIÓN

La base del negocio de las empresas de ingeniería es la venta de un conocimiento aplicado al área de la especialidad que se domina, es decir, de su expertiz en determinada materia, lo cual posteriormente se traduce y plasma en un entregable denominado “Proyecto de Ingeniería”.

Además del conocimiento, se hace absolutamente imprescindible contar con una correcta  planificación, organización, coordinación de recursos y personas con el fin de cumplir con los objetivos, entregables y criterios de un proyecto de ingeniería. Lo anterior, fundamentalmente porque éstos siempre están sujetos a restricciones tales como: tiempo, costo, alcance, calidad, riesgos, recursos y satisfacción del Cliente.

Por lo tanto, es de gran relevancia generar diseños y organizaciones eficientes que sean adecuados para toda la línea de desarrollo y sepa adaptarse a la flexibilidad del proyecto.

Destinar tiempo a la coordinación e invertir en un buen equipo multidisciplinario es clave hoy en día. Más aún en estos tiempos cuando existe un sin número de especialidades que intervienen y  que son necesarias evaluar, seleccionar y coordinar para asegurar el éxito de un proyecto.

Por otra parte, la cantidad de información y recursos tanto humano como técnicos que se involucran, han incrementado el riesgo de malos entendidos y errores, lo que ha vuelto a la coordinación del desarrollo de proyectos en un asunto prioritario.

Problemáticas como la pérdida de información relevante (ya sea porque no se produjo o no se distribuyó correctamente), atrasos en la etapa de coordinación y planificación, errores de diseño, detalles insuficientes o envío de información incorrecta se traduce más tarde en defectos técnicos de obras, mala calidad, aumentos de plazos parciales y finales, sobrecostos no considerados y un cliente insatisfecho.

En síntesis, un proyecto mal o deficientemente organizado se contrapone con el actual escenario mundial, donde el sector experimentado en desarrollo de proyectos de ingeniería se orienta a la minimización de los riesgos a través de una mejor planificación y la búsqueda de mayores rentabilidades como su principal objetivo.

El presente trabajo se orienta a formular una propuesta de mejora al desarrollo de las etapas de los de los proyectos de ingeniería de manera acorde a la realidad de la empresa Intexa S.A.

El diseño se generará con el objetivo de implementar mejorías poniendo especial énfasis en el cumplimiento de plazos, asignación de recursos y en la calidad de los entregables.

En la actualidad, Intexa S.A. no contempla el desarrollo de un plan estratégico para el departamento de proyectos, lo cual no sólo implica un importante riesgo, sino que también conlleva la falta de directrices que permitan definir necesidades y requerimientos para el correcto funcionamiento del área.

Por otra parte, no existe claridad por parte de la gerencia en torno a cuál es el nivel de involucramiento de ésta en los procesos de desarrollo de ingeniería, desconociendo además,  cuánto valor agrega el proceso al resultado de la gestión de los proyectos, el resultado del producto final y la satisfacción del cliente.

En ese sentido, actualmente la empresa no ha implementado un procedimiento de definición, recolección y análisis de información e índices que le permita mejorar el desempeño de sus procesos, proyectos y el de sus empleados. Al respecto, ello obstaculiza la posibilidad de acceder a la mejora continua y entregar información que permita mejorar la toma de decisiones de la empresa.

En relación a lo expuesto, la falta de índices y de un proceso de medición al interior de la empresa, genera pérdida de competitividad, en tanto conlleva no contar con una retroalimentación en torno a la forma en la que se están ejecutando los diferentes proyectos, como tampoco del comportamiento de los procesos. Por lo tanto, se hace muy difícil imponer metas que permitan mejorar la eficiencia y con ello la rentabilidad de la empresa. Como consecuencia de lo anterior ocurre:

Pérdida de competitividad, al no tener una retroalimentación del proceso ni de la ejecución de sus proyectos a fin de mejorar la eficiencia de las operaciones de la empresa. Actualmente se percibe que los proyectos tienden a inflar los plazos debido al mal uso del tiempo generando como consecuencia el aumento de los costos de los proyectos y con ello la pérdida de competitividad de la empresa.

Disminución de los ingresos, debido a la reducción de los clientes por los malos desempeños en los proyectos y por aquellos que no pueden ser abordados por los altos costos que generan. Actualmente existe evidencia de proyectos que no han concluido en tiempo y forma de acuerdo a lo planificado, aspecto que ha implicado que  la empresa no pueda participar en proyectos en que los plazos son más ajustados y se requiere ser más eficiente y productivo.

Clientes insatisfechos. La falta de información de gestión genera una pobre y/o tardía reacción ante las necesidades de los clientes, lo cual podría reducir su nivel de satisfacción, aspecto que a su vez se traduce en un detrimento en la imagen y  participación en el mercado por parte de la empresa. Hoy no se cuenta con información que permita saber cuál es la calidad del producto que se está construyendo y con ello cómo está afectando la satisfacción del cliente.

Baja capacidad de reacción ante las necesidades del mercado. Aunque la empresa debe ser rápida y eficiente en la generación de nuevos proyectos que den solución oportuna a las necesidades del mercado, la falta de monitoreo y control conlleva que la organización reaccione en forma demasiado lenta debido a la escasa información que generan los procesos y proyectos para apoyar la toma de decisiones de la empresa.

Por lo anterior, se pretende diseñar una metodología que permita:

- Sustentar una capacidad de medición para dar soporte a las necesidades del mercado.

- Establecer una mejora continua en la ejecución de los procesos, proyectos y empleados de la empresa.

- Mejorar el desempeño y productividad de los proyectos y empleados con el fin de mejorar la competitividad de la empresa.

- Contar con información histórica que facilite la evaluación de proyectos.

-  Aumentar la calidad de los productos terminados y con ello la satisfacción del cliente.

- Aumentar la rentabilidad de la empresa debido a la ejecución controlada de los proyectos, pudiendo ello impactar favorablemente en la probabilidad de que éstos sean finalizado en los tiempos y las formas pre-establecidas.

1. I.1. El impacto de la problemática tratada

Este estudio se origina en la necesidad planteada por la gerencia de Intexa S.A, referida a mejorar el nivel de los proyectos, tanto en calidad y grado de satisfacción de cliente, así como también en su rentabilidad.  

La necesidad surge debido a que la falta de planificación, organización, coordinación y estandarización de procesos, se ha traducido en la génesis de proyectos deficientes e incompletos, fuera de plazo, empleados agotados y un cliente insatisfecho.

Por lo anterior,  el presente trabajo se fundamenta en la necesidad de elaborar un plan de mejora para el área de Ingeniería de Proyectos, enfocado a dar solución a gran parte de la problemática actual, identificando los componentes y factores críticos del proceso para así proponer la implementación de herramientas y metodologías que permitan disminuir las mermas en el cumplimiento de los resultados esperados por todas las partes.

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