Diagnóstico de Reuniones

Contenido

Introducción        1

Objetivo General:        2

Objetivos Principales:        2

Contexto de reuniones:        3

1.- Reunión de planificación general, (días martes).        3

2.- Reunión de planificación del fin de semana (interna de Puerto)        4

3.- Reunión de planificación del fin de semana (Puerto Coronel y Arauco)        4

Diagnostico de Reuniones        6

Identificación de la reunión más relevante:        7

Estrategia para abordar la reunión seleccionada:        8

Conclusión:        9

Bibliografia:        10

1. Introducción

En la presente semana, se plante realizar observaciones imparciales sobre la actual manejo de reuniones en las respectivas instituciones donde nos desempeñamos, con el fin de realizar un análisis objetivo de acuerdo a los distintos recursos dispuestos para el curso y también según las observaciones indicadas por el profesor.

A continuación, veremos una recopilación de los aspectos detectados en 3 reuniones realizadas todas las semanas, revisando puntos a mejorar y planteando estrategias que permitirán mejorar la imagen frente a nuestros clientes internos y externos.

Todas las reuniones analizadas corresponden al negocio de consolidación de maderas en Puerto de Coronel, en el área de CFS, donde resulta critico el poder cumplir con los programas de embarque, dado que toda desviación, podría provocar extra costos para Puerto, cliente, naviera y por sobre todo, perdida de imagen para los clientes finales que compran productos de madera en el extranjero y que podrían no recibir sus mercancías en los tiempos necesarios.

1. Objetivo General:

Realizar un levantamiento de 3 reuniones en las que participamos, registrar observaciones y plantear estrategias.

1. Objetivos Principales:

• Realizar diagnostico según formato del curso a 3 reuniones.
• Revisar el dinamismo, conducción, control, cumplimiento de objetivos, puntos débiles.
• Proponer soluciones, puntos de mejora y plantear conclusiones.

1. Contexto de reuniones:

1. 1.- Reunión de planificación general, (días martes).

En esta reunión, la cual realizada actualmente via Microsoft Teams y donde partician Puerto Coronel y el cliente Maderas Arauco, se procede posterior al saludo de bienvenida entre todas las partes, la exposición de la situación actual de todos las Motonaves a próximas a recalar, exponiendo:

1. ETA (fecha estimada de arrivo)
2. Cantidad de contenedores programados
3. Planificacion de los siguientes días
4. Identificar Riesgos de incumplimientos por parte del Puerto y Cliente: [pic 1]

Posterior a exposición, se procede a conversar diferentes aspectos, como dificultades con la programación de despachos de cargas desde plantas a puerto, escenario actual de puerto para poder cumplir con programas y problemas detectados y la solución a abordar.

A pesar de que esta planificación se ajusta y se reenvía tras el término de la reunión, no existe actualmente una minuta, resumen ejecutivo ni tampoco un análisis integral por escrito, que nos permita realizar seguimiento y mediciones de comportamiento.

1. 2.- Reunión de planificación del fin de semana (interna de Puerto)

Al igual que en la reunión anterior, post pandemia, se establece su realización vía Microsoft Teams, para comodidad de todos los usuarios, donde posterior al protocolar saludo, también se expone situación actual del cumplimiento de programa para cada encargado de bodega, entre las 6 bodegas que componen el CFS, representadas en conjunto con coordinadores y encargados de Clientes.

Ejemplo del formato presentado en pantalla para comentar situaciones:

[pic 2]

Tampoco existen actas o medidores de seguimiento de los puntos planteados a fin de realizar seguimientos y análisis posteriores.

1. 3.- Reunión de planificación del fin de semana (Puerto Coronel y Arauco)

Esta reunión es similar a la expresada en el primer punto, donde la variación es que solo se analiza la planificación del fin de semana con la misma carta Gantt, donde se persuade al cliente de ajustar sus programas de embarque a las capacidades que realmente se podran realizar, de acuerdo a llegada de carga y a los espacios disponibles en las respectivas naves.

Lo anterior dado que el no cumplimiento de embarque, genera reclamos por parte del cliente en el extranjero, como también extra costos/penaltis por espacios navieros no utilizados/declarados.

Para estas reuniones tampoco existe una minuta o alguna forma de medición de los compromisos expuestos para posteriores análisis.

1. Diagnostico de Reuniones

1.- reunión de planificación de los días martes:

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