Gestión documental del sistema integral de gestión institucional

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La (3ran Colombia

GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA

Bogotá D.C.

2021

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EXPERIENCIA[pic 3]

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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO        2

1. INTRODUCCIÓN        4
2. ALCANCE        5
3. GLOSARIO        6
4. MARCO ESTRATÉGICO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – SIGI        8
5. GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – SIGI        8

1. Descripción de la gestión documental del sistema integral de gestión institucional 8
2. Historia Documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional        8
3. Organización del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI        11

1. Componente de Calidad:        12
2. Componente Ambiental        12
3. Componente Seguridad y Salud en el Trabajo:        12

1. Normas complementarias para la implementación del SIGI        12

1. GTC ISO 19011: 2018 Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión.13
2. ISO 31000:2018 Sistema de Gestión del Riesgo.        13
3. ISO 27001:2013 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información        13
4. ISO 26000:2010 Guía de Responsabilidad Social        13
5. NTC 6175: 2016 Servicio público de empleo. Requisitos para la prestación de los servicios de gestión y colocación de empleo        13
6. NTC 17025:2005 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración        14
7. NTC 5580: 2007 Programas de formación para el trabajo en el área de idiomas:14

1. Principales Roles del Sistema Integrado de Gestión Institucional        14
2. Organización de la Documentación del SIGI        15

1. Documentación Externa        15
2. Documentación interna        15

1. Directrices De Sistema Integrado De Gestión Institucional        18

1. Mapa de Procesos Institucionales        18

1. Lineamientos para la construcción y mantenimiento de los documentos del sistema        19[pic 8][pic 9][pic 10]
2. Estandarización de la gestión documental del SIGI        20

1. Encabezado de los documentos        20
2. Aspectos a tener en cuenta para la revisión documental        23
3. Disponibilidad de los documentos        24

1. BIBLIOGRAFIA        26

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1. INTRODUCCIÓN

El Sistema Integrado de Gestión Institucional de la Universidad La Gran Colombia ha diseñado el instrumento para la Gestión Documental, con el fin de estandarizar los procesos mediante: Caracterizaciones, procedimientos, formatos, instructivos o registros que haya lugar, basados en los requisitos de las normas que integran el Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI, ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad, ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental e ISO 45001:2018 Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Este instrumento permite documentar los procesos partiendo del desarrollo a través de la planeación, producción, gestión, transferencia, disposición, conservación y valoración. Lo que permite que el SIGI garantice la disponibilidad, visibilidad y fiabilidad en los documentos controlados por el sistema de gestión como fuente veraz de consulta de la estandarización de los procesos. A su vez permite evidenciar la interacción de los procesos estratégicos, misiones, de apoyo y de evaluación y control, en las actualizaciones documentales junto con los sistemas de gestión de la Universidad, permitiendo afianzar la interacción de dichos procesos minimizando esfuerzos, recursos a través de controles que permite el acceso a la información a toda la comunidad académica grancolombiana.

La Universidad La Gran Colombia en su constante búsqueda por el mejoramiento de sus procesos genera la articulación a través de sus partes interesadas que permiten una adecuada descripción de los criterios, compromisos y lineamientos para la aplicación del Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI, para los procesos académicos y administrativos, garantizando las actividades que permitan el cumplimiento efectivo de los procesos misionales como docencia, investigación, innovación, extensión, cultura y la generación y promoción de nuevo conocimiento, con el fin de lograr la eficacia y eficiencia en la prestación de sus servicios.

Los procesos del Sistema Integrado de Gestión Institucional están en permanente cambio y actualización con el fin de promover la calidad al interior de los mismos, para el logro de la alta calidad institucional.

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1. ALCANCE

La gestión documental del SIGI, inicia con el diagnostico, diseño, planificación ejecución, control y evaluación de la documentación a estandarizar involucrando a los procesos académicos-administrativos y así dar cumplimiento a la normatividad vigente; esto con el fin de crear una cultura de gestión documental en la Universidad, promoviendo las buenas prácticas de la gestión documental y así permitir la mejora continua mediante la innovación y creación de conciencia en la administración y estandarización de los procesos.

Se establecen los lineamientos y disposiciones documentales para soportar y evidenciar en los procesos de La Universidad generando conciencia de apropiación y aplicación en los productos y servicios académicos y administrativos.

Lo anterior se apropia a través de la docencia, la investigación, la innovación, la extensión, la cultura, la generación y promoción de nuevo conocimiento, así como los requerimientos de todas las partes interesadas y las acciones necesarias para la prestación del servicio con criterios de calidad, ambientales y de seguridad y salud en el trabajo establecidos como requisitos en las normas ISO 9001:2015 2015 sistemas de gestión de la calidad , ISO 14001:2015 sistema de gestión ambiental, ISO 45001:2018 sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, ISO 27001:2013 seguridad de gestión de la seguridad de la información, ISO 31000:2018 gestión del riesgo. Directrices, ISO 26000:2010 responsabilidad social.

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1. GLOSARIO

En el proceso de gestión documental se aprecian diferentes términos que permiten la articulación del lenguaje aplicado en cada momento de la gestión documental institucional, para ello a continuación se relacionan los términos que tienen pertinencia coherencia y articulación con cada uno de ellos

∴ Caracterización de Proceso: Corresponde al documento por medio del cual se establece y documenta “Qué” hacen los procesos, por medio del ciclo (PHVA) Planear, Hacer, Verificar y Actuar, identificando las entradas, las actividades y las salidas (productos) que generan los procesos y la interacción entre los mismos. (ISO 9000, 2015)

∴ Documento: Información y el medio en que está contenida, este puede ser físico o virtual. (ISO 9000, 2015)

∴ Datos: Hechos sobre un objeto. (ISO 9000, 2015)

∴ Especificación: Documento que establece requisitos. (ISO 9000, 2015)

∴ Estandarizar: Hace referencia a la emisión o actualización de un documento del cual se requiere controlar su estructura, contenido, versión y estado dentro del sistema de gestión de calidad, de manera que se establezca una ruta única para su consulta y uso previsto. (ISO 9000, 2015)

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