Administración Documental Fundamentos Básicos de Administración Documental

Fundamentos Básicos de Administración Documental

Para lograr el éxito de una empresa se hace necesario  una buena planeación,  organización, ejecución y control de documentos.

Vale la pena resaltar la importancia de la administración como eje de la gestión y tramite  que se realiza con los documentos. Por esta razón, se debe catalogar como un proceso que encadena  a la comunicación empresarial, tanto interna como externa la cual se apoya en soporte físicos que van dirigidos a una empresa o a un funcionario determinado.

Administración

La palabra administración etimológicamente se compone de dos vocablos por un lado admanus traher traduce gestión y por otro lado ministrare traduce servicio, al unirse da como resultado gestión del servicio “que significa actuar a favor de otros y estas actividades conjuntas y cooperativas son las consecuencia o conducen a la obtención de resultados y logros”.

Según la historia de la evolución del hombre se dice que gracias a la organización y administración se lograron asignar  responsabilidades jerarquías y direccionamientos que conducen a unos resultados.

Proceso Administrativo

Se entiende por proceso administrativo  las secuencias de acciones y operaciones lógicas que apoyadas en cuatro elementos básicos que generan resultados en el desarrollo de una función y esos elementos son:

1. Planeación: Este elemento es importante pues permite que todas las actividades se relacione y obtenga los resultados esperado adema se supone una proyección lo que se pueda llegar hacer la propuesta inicial.

2. Organización: Es el elemento que establece un orden y una secuencia en la ejecución de actividades conducente al logro de la planeación, así como también vincula acciones recursos y personas determinando la asignación de tareas y el camino correcto.

3. Ejecución: Allí se observa el ejercicio de las actividades propuestas y organizadas. Es decir, es el hacer del proyecto inicial es donde genera se desarrolla no solo el planteamiento sino que además nos señala en la práctica los aciertos que tenemos o por lo contrario la necesidad de acudir a un plan de contingencia que se haya realizado desde el principios para incurrir los imprevistos.

4. Control: Este elemento encierra las acciones encaminadas a verificar el cumplimiento de las actividades atrasadas de la planeación, se apoya en instrumentos y herramientas que ayuda y permite soportar los hallazgos y novedades, productos de negociación y busca que pueda establecer posibles correctivos en caso de identificarse  falla en el proceso administrativo.

Administración Documental

Es el proceso de  elaboración de documentos debidamente planeado y organizado a partir de una normatividad determinado, como respuesta a una solicitud y tramita de las comunicaciones internas y externas de una empresa las cuales soportan el proceso administrativo y apoya la exactitud de la toma de decisiones.

Finalidad: Su finalidad es regular en la organización de archivos ya que a través de la administración se recopila datos los cuales se convierte en información que se evidencia en su cuerpo o contenido y esto permite responder a brindar una comunicación asertiva y solicitar una respuesta y realizar una acción como persona natural o que requiera una información.

Funciones

Busca que el proceso administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información de principio a fin hasta llegar al archivo. Las funciones que se destaca son:

1.Control: Permite verificar, comprobar el soporte de los contenidos del documento y de su estructura la cual debe estar acorde con la que persigue con las disposiciones legales, como por ejemplo la GTC 185 del 2009 explica las normas a tener en cuenta en la elaboración de documentos según su plazo que postula los requisitos documentales que postula el archivo, el acuerdo 060 del 2001 que plantea la revisión detallada de sus datos del comienzo de elaboración, la estructura según la comunicación que se esté construyendo hasta su disposición final y la responsabilidad de quienes interviene, y finalmente la ISO 9001 del 2008 es un documento es un soporte, registro  y una acción correctiva y preventiva en información de novedades.

Por consiguiente el control no se ejerce solo a través de una dependencia o una persona sino se apoya de elementos e instrumentos de carácter tecnológico. Como el reloj único, monogramas y detectores de seguridad en general.

2. Mantenimiento: Es el cuidado o la actualización de documento en físico o medio electrónico en el cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva el acervo documental.

3. Almacenamiento: Esta función consiste en recopilar los documentos debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos y ubicarlos en un lugar adecuado según las condiciones técnicas con el fin que sus características no se pierda y se deteriore; además facilita su consulta en la gestión administrativa e incluso puede llegar apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico o cultural.

4. Descartes: En algún momento dado todo archivo desiste de ciertos documentos que pierde su valor y utilidad con el paso de los años ya que empieza a perder sus condiciones físicas y su importancia textual.

Los documentos que se identifica como obsoletos o inservibles frente a un proceso, debe desalojados del lugar en el cual se había archivado y conservado, pero no se puede proceder por solo insinuación de la persona encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, según el tiempo que lleve en el lugar y la revisión de las tablas de retención documental.

Según el acuerdo 006 de 1996 el comité archivístico asignado por el archivo general de la nación impertinente toma la decisión de descartes de documentos soportándola con actas que justifique la actuación. Sin embargo hay que tener encuenta que el tiempo estipulado por lo general es de cinco años y en algunos casos puede extenderse hasta diez años.

5. Recuperación de información: Es un proceso que se lleva acabo a partir de la exploración de la base de datos, palabras claves, actas, registros, guías, catálogos, índices o indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva la recuperación de la información se acude a la búsqueda detallada de información en los medios físicos o electrónicos que puede ser claves en la indagación. No obstante, se puede encontrar dos resultados:

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