Plan De Relaciones Publicas

Plan De Relaciones Públicas, Conceptos Básicos

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• 2PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS

¿Qué es un plan de relaciones públicas?

Un plan de relaciones públicas es un documento escrito (el plan que no está escrito no existe), estos planes no siguen un orden o modelo estricto a seguir para la realización del mismo. Por lo tanto cada plan que se realice será diferente a todos. La creatividad y la adaptación al contexto organizacional son la clave para realizar este tipo de proyectos.

¿Por qué es importante tener un plan de relaciones públicas?

1. Es una estrategia de comunicación.

2. No puedes comenzar el año sin tener un rumbo en tus actividades de comunicación que se apegue a los objetivos corporativos.

3. Se ahorra más tiempo a largo plazo.

4. Se ahorra dinero haciendo que nos alejemos de costosos errores

Su valor radica en que es esencial que se piense detenidamente en lo que hay que hacer, y con qué secuencia, para alcanzar los objetivos de la organización.

La planificación debe ser estratégica, es decir, consiste en decidir dónde se quiere estar en el futuro (el fin) y cómo se llega hasta ahí (las estrategias).

Es importante conocer sus objetivos, y qué hacer para conseguirlos, antes de tomar cualquier proyecto de publicidad. Un plan hace que sea más fácil no desviarse, monitorizar su progreso, y corregir los errores en el camino.

Además, un plan detallado y bien presentado le puede dar una gran ventaja sobre sus competidores. Una campaña bien planificada de RP puede ser incluso más eficaz que las estrategias de la publicidad cara.

Objetivo: quiero ir ahí

Estrategia: tomare este camino

Plan: iré en coche, necesitaré gasolina

y tardare dos horas en complementar el recorrido.

A continuación se presenta un esquema muy básico de lo que debe contener un plan de relaciones públicas:

1. Objetivo general

2.Objetivos específicos

3.Consideraciones generales

4.Posicionamiento: Actual y proyectado

5.Estrategia y tácticas

6.Mensajes clave

7.Herramientas de comunicación

8.Acciones puntuales por audiencia específica

9.Medición, evaluación y análisis de resultados

De preferencia los planes se hacen ha periodos anuales o más cortos.

Herramientas para llevar a cabo un plan de relaciones públicas.

Las tácticas son las acciones que realizaran los profesionales de RRPP utilizando herramientas como:

+Sondeos: Para poder analizar el público es necesario realizar un sondeo. Un sondeo de opinión es una encuesta que se utiliza para conocer las preferencias del público ante una serie de variables. De esta manera, se logra tener una mayor visión del mismo. Además, esto le proporcionará a la empresa datos como la franja etaria y el sexo del público que más concurre; también le será útil para saber el nivel de información que tienen sobre la organización.

+Notas de prensa: La nota o comunicado de prensa es la herramienta básica del trabajo de relaciones públicas, en el aspecto de relaciones con los medios, mejor conocido como gabinete de prensa. Es un escrito que reúne la información fundamental sobre algún tema, persona y/o producto, que se envía a los medios de comunicación para que éstos se encarguen de difundirla entre la población.

+Dossier: Un dossier de prensa es una herramienta utilizada en las relaciones

públicas. Documento básico de toda campaña de relaciones públicas que contiene información que refuerza y complementa a una nota de prensa, que a diferencia de ésta tiene una importancia documental más que noticiosa, pero que también puede y debe tener valor periodístico en sí mismo.

La extensión de un dossier de prensa varía, sin que sea recomendable ofrecer un documento demasiado extenso, salvo que la información que contenga no pueda ser resumida sin que esto pueda dar pie a confusión entre los periodistas.

+Conferencias de prensa: convocatoria organizada de los medios. Con lugar físico, horario y designación de aquellos que van a hablar. Es solicitada con una cierta anticipación.

Una conferencia de prensa es un evento con un propósito claro. Básicamente, es una reunión de reporteros para anunciar algo y para presentar a expertos que responderán a las preguntas. Tal vez esté anunciando una donación para financiar las operaciones de rescate, la lista de las necesidades más urgentes del país, el número de muertos y accidentados en el desastre u otras noticias importantes similares.

+Rueda de prensa: es mas informal que la conferencia de prensa. La prensa rodea al protagonista. Se organiza a nivel de que hay algo importante que comunicar. Es una mini conferencia.

+Calendario del plan de RRPP: el calendario determine los momentos en los que cada táctica tiene que realizarse. Su seguimiento asegura que todas las actividades tengan suficiente tiempo de preparación y sobre todo, evita que se deje algo a la improvisación. Un calendario tiene que ser realista y flexible.

+Inventario

de herramientas: Un inventario de herramientas de comunicación se aplica en un plan de relaciones públicas para evaluar que herramienta es más viable para la empresa utilizar debido a sus necesidades y recursos.

Herramientas utilizadas por los públicos.

Publico interno:

1. house organce: es la revista interna de cada empresa.

2. carteleras: se utilizan diferenciación en los colores de los mensajes.

3. capacitaciones a los empleados.

4. eventos sociales.

5. manual del empleado.

6. libro blanco: es un manual con la filosofía y la misión de la organización.

7. buzón de sugerencias: con o sin formularios. Anónimo. También es de público externo.

8. balance anual: Son especialmente útiles en el control del funcionamiento general de la empresa. En el puede

Observarse los cambios que se efectúan y analizarse los desarrollos generales.

Publico externo:

1. publicidad institucional: se reconoce como es la empresa, cuáles son sus valores. Se utiliza cine y TV, y la radio solo se usa en apoyo a la campaña. Cuando no hay presupuesto, se realiza una fuerte campaña en la vía pública únicamente.

2. folletos institucionales

3. CD institucional: son CD’s que explican que es lo que se hace en la empresa. Se usan en campañas políticas para explicar lo que se hace en la campaña.

4. página WEB (no interactiva)

5. video mailing: son videos institucionales que se envían por correo.

6. news letter (carta de noticias): es una mini revista de una o dos hojas. Se escribe como noticias, y se envía junto a las facturas, etc. Da información sobre actividades y productos.

7. visitas guiadas: son

las que se hacen dentro de una organización para que el público conozca a la misma por dentro. Se regalan productos a los visitantes.

8. eventos académicos, deportivos y culturales

9. centro de atención al cliente: 0-800-XXXXX. Es un servicio adicional de un producto o servicio.

10. videos institucionales

11. programas para becas de investigación: perfeccionamiento tanto para publico interno como externo.

12. sponsoring, auspicio o patrocinio: (carreras de autos – Canal 13 y UNICEF). Es cuando se auspicia a organizaciones o empresas con o sin fines de lucro, siempre en cuando el auspiciado y el auspiciante tengan los mismos valores.

13. ceremonial y protocolo: son leyes que se utilizan en actos públicos que ordenan participación de personas..

14. inserts: son publicaciones institucionales que vienen abrochadas en la página central de una revista. Puede ser un librito o una hoja.

15. padrinazgos: son para demostrar a la comunidad un servicio de bien. Ejemplo: apadrinar plazas, hospitales, etc.

16. donaciones: las hacen las instituciones, asegurándose que la comunidad se de por enterada de las mismas.

17. organización de eventos: se utilizan para presentar un nuevo producto o un relanzamiento del mismo, o también para festejos de la empresa.

18. mailing: correo personalizado. Es poco utilizado porque es caro. Es la manera mas elegante de llegar a un cliente jerárquico de mi empresa. Mail: no está muy bien visto, pero es más económico.

19. regalos empresariales: se hacen cuando sucede algo importante en la empresa. Siempre se tiene que notar quien es el que regala, y saber que va

a ser del agrado de la persona que lo reciba.

Definición de objetivos

Los objetivos son los propósitos o logros particulares, específicos, entendibles, compartidos, alcanzables y medibles que se pretenden conseguir en un periodo de tiempo determinado por un conjunto de personas y recursos determinados a los que su consecución debe provocar una motivación.

Elementos que la componen.

Propósitos, es decir, es algo que se desea conseguir, un fin. Es algo a lo que debemos tender y que va a dirigir nuestra acción.

Logros particulares. Hay que evitar los lugares comunes. El objetivo bien fijado es aquél que es único de cada organización y no extrapolable. Esto es así porque los objetivos se fijan con respecto a una situación única, la de nuestra empresa y a unos recursos únicos, que son de los que disponemos.

Por supuesto,

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