Talleres Para Una Buena Presentacion "planeacion"

INTRODUCCIÓN

Para ser un buen administrador o un buen contador, se requiere tener conocimientos y

Habilidades duras, como son las analíticas y cuantitativas. Sin embargo, para ser un

Gerente o un director, que tiene personal a su cargo, se necesita, además, desarrollar

Habilidades suaves o humanas. Dentro de las competencias humanas destaca la habilidad

de comunicación efectiva, necesaria para informar y persuadir a los grupos con los que se

relaciona la empresa. Una herramienta de comunicación muy usada en el mundo de los

negocios es hacer presentaciones ejecutivas. La presente Guía fue elaborada con el

propósito de que sirva de apoyo y facilite la labor tanto de los maestros como de los

alumnos en el desarrollo de presentaciones orales.

Para lograr presentaciones orales profesionales, se deben incluir tres etapas: planeación,

realización y evaluación. A continuación se revisará lo que se debe hacer en cada una de

ellas.

II. EL PROCESO DE LA PRESENTACIÓN

ETAPA 1: PLANEACIÓN

En la planeación es necesario elaborar cuatro elementos: análisis de la situación,

estructura, mensaje y apoyos visuales.

1.1 Análisis de la Situación

La situación se refiere al entorno que rodea a la presentación, a la ocasión de que se

trate y al ambiente que la caracteriza. No es lo mismo hacer una presentación a

compañeros de clase que a clientes potenciales o para amigos que celebran su boda. Para

que una presentación sea exitosa se deben analizar los cuatro elementos que definen la

situación: el tema, el objetivo, análisis de la audiencia y el expositor.

a. Tema

Se refiere a un aspecto específico de una materia. Es aquello de lo que se va a hablar, el

asunto sobre el que trata la presentación. Por ejemplo, los resultados de una

investigación de mercados.

b. Objetivo

Consiste en el propósito de la presentación, es la razón por la que se hace, aquello que se

pretende lograr con la audiencia. Siguiendo con el ejemplo del tema referente a los

resultados de la investigación de mercados, el objetivo puede ser sólo informar o bien

convencer a la dirección general de las bondades de lanzar un nuevo producto al

mercado. El tema se refiere a aquello de lo que se habla, mientras que el objetivo al por

qué o para qué se habla.

GUÍA PARA PRESENTACIONES ORALES ITAM

DAAC Primavera 2003

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Siempre que vayamos a hacer una presentación debemos definir claramente el objetivo.

Existen diferentes tipos de presentaciones de acuerdo con el propósito que se pretende

lograr. Lane (1987) propone tres tipos de presentaciones de acuerdo con su objetivo:

informativas, persuasivas y recreativas.

Las presentaciones informativas pretenden transmitir conocimientos, de tal forma que se

mantenga el interés, se facilite la comprensión y se incremente la posibilidad de retener

la información. El expositor quiere, así, satisfacer en su auditorio la necesidad o el deseo

de saber. Para lograr lo anterior, la información debe ser intelectualmente estimulante,

novedosa, ser presentada en forma atractiva, actualizada y, sobre todo, que se relacione

con las necesidades e intereses de la audiencia.

Las presentaciones persuasivas buscan modificar creencias, opiniones o mover a la acción.

Se hacen discursos persuasivos cuando el expositor pretende influir o cambiar la conducta

de otras personas. En el mundo de los negocios, la mayoría de los discursos son

persuasivos, ya sea que queramos convencer a un cliente de que compre nuestro

producto, o que nuestros empleados eleven su productividad o que reduzcan gastos. Sin

embargo, a pesar de ser las más frecuentes, son, además, las más difíciles, ya que

modificar la conducta implica cambiar patrones y costumbres que tienen fuerza.

Para lograr ser más persuasivos en nuestras presentaciones, se recomienda seguir los

siguientes principios (Verderber, 1999):

- Escriba un objetivo específico: aquello que espera lograr de la audiencia

- Tome en cuenta la actitud de la audiencia con respecto a la demanda que le hace: a

favor, en contra o no informados

- Fundamente con argumentos sólidos su propuesta: dé razones lógicas y evidencia

- Organice las razones de acuerdo con los intereses de la audiencia: solucionar un

problema, comparar ventajas, satisfacer un criterio o una necesidad

- Resalte qué saldrá ganando la audiencia: haga manifiestos los beneficios que

obtendrán los oyentes

- Use un lenguaje que motive: haga surgir emociones, especialmente en la introducción

y en las conclusiones. Una presentación persuasiva equilibra los aspectos intelectuales

con los emocionales

- Desarrolle credibilidad: hable con la verdad, no exagere la bondad de su posición,

incluya tanto los aspectos positivos como los negativos de su propuesta

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Las presentaciones recreativas tienen la intención o el propósito de entretener o de hacer

pasar un rato agradable a la audiencia, con un objetivo más social que de negocios. El

discurso del Director General en la comida de fin de año de la compañía o las palabras

que dirige el orador invitado a un ejecutivo que se retira después de una carrera exitosa,

son ejemplos de presentaciones recreativas.

Algunos recursos que se pueden utilizar en las presentaciones recreativas son los

siguientes:

- Uso del humor

- Contar historias o anécdotas

- Hacer descripciones de lugares, eventos o personas

- Evitar la controversia y los contenidos complejos

Una vez que se ha definido el objetivo y el tipo de presentación que vamos a realizar, el

siguiente paso será analizar las características de nuestros receptores.

c. Análisis de la Audiencia

La audiencia o auditorio se refiere a las personas que recibirán la presentación. Son los

receptores de nuestro mensaje.

Al planear una presentación, se debe hacer un análisis cuidadoso de la audiencia que

tendremos. Por ejemplo, es conveniente e incluso necesario que conozcamos

características como edad, nivel de escolaridad, sexo, profesión, nivel jerárquico de los

asistentes, así como sus preferencias y necesidades y las actitudes probables que tienen

con respecto al tema y al orador.

Si nos pidieran que diéramos una plática sobre medidas para la conservación del medio

ambiente, sería muy diferente el enfoque que daríamos a nuestra presentación si nuestro

auditorio estuviera constituido por amas de casa, empresarios o jóvenes universitarios, ya

que lo que cada uno de estos grupos puede hacer contra la contaminación es diferente,

así como también son diferentes sus intereses y sus necesidades.

d. Expositor

El último elemento a considerar en la Situación de una presentación es el expositor.

Muchas veces pensamos que podemos llegar a ser mejores expositores imitando a otras

personas, cuyas presentaciones nos han impactado. Si ellos empiezan sus presentaciones

con un chiste, queremos hacer lo mismo, sin considerar que nuestra personalidad es más

seria o que nuestro sentido del humor es fatal. Cada expositor debe ser fiel así mismo y

encontrar su propio estilo.

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1.2 Mensaje

El segundo elemento de la etapa de planeación se refiere a la elaboración del mensaje de

la presentación. El Mensaje es la idea central que se quiere dejar en la mente de los

receptores, es la esencia de la presentación misma. Por ejemplo, Procter & Gamble

puede llevar a cabo una presentación sobre su compañía (tema) para reclutar jóvenes con

potencial de desarrollo (objetivo), cuyo mensaje sea: "Procter es tu mejor opción para

hacer carrera profesional en una compañía de nivel mundial". En muchas presentaciones

ni siquiera se menciona el mensaje, pero éste aparece en la mente de los receptores

como una consecuencia lógica de todo lo expuesto.

Los mensajes deben ser minimalistas: frases cortas, sencillas, para que se graben en la

mente de la audiencia.

Además, se requiere que el mensaje sea consistente con el objetivo de la presentación.

Para presentaciones informativas, el mensaje debe ser descriptivo; para presentaciones

persuasivas, el mensaje debe ser de opinión o de recomendación, y para presentaciones

recreativas, el mensaje debe ser festivo o de reconocimiento.

1.3 Organización o Estructura

La estructura de una presentación consiste en ordenar su contenido de tal forma que

permita que el público pueda entender y recordar más fácilmente la idea central.

Si pensamos en la presentación total, la estructura de ésta debe incluir tres partes:

introducción, cuerpo y conclusiones.

Al planear una presentación, es recomendable elaborar primero el cuerpo de la misma, a

través de hacer un bosquejo ("outline") de su contenido. En el cuerpo, se recomienda

incluir

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