Técnicas Y Tecnología Para Una Nueva Administración En Agrosuper.

I N S T I T U T O P R O F E S I O N A L

S A N T O T O M Á S

P R E S E N T A C I O N

P R O Y E C T O D E T Í T U L O

TÍTULO: Técnicas y Tecnología para una nueva Administración en Agrosuper.

ALUMNO: Alexander Faundez Muñoz.

CARRERA: Ingeniería en Ejecución de Administración.

DESCRIPCIÓN

El área Administrativa de Agrosuper Sucursal Lo Espejo, consta de un Jefe Administrativo, tres Analistas de Cuentas, dos Administrativos, dos Control Documentarios y un Venta Móvil.

Los cuales cumplen diversas Funciones:

A- Los Analistas de Cuentas, son los encargados de analizar los clientes de Agrosuper y de revisar el ° Pendiente Nacional de la sucursal.

°Pendiente: Corresponden a las facturas no Reconocidas por los Clientes Supermercados, como por ejemplo: Cencosud, Tottus, Super 10, Rendic y Otros. Los cuales no reconocen algunas facturas y por lo cual se debe realizar un proceso, de buscar físicamente la factura, esta debe tener la firma del encargado del supermercado, se debe juntar también la Orden de Compra y la Entrega de Mercadería.

Se realizara la mejora a este procedimiento, ya que es muy engorroso, debido a que en ocasiones se solicitan facturas de años anteriores como por ejemplo en la actualidad, aun se nos piden facturas del año 2012, las cuales por ley se encuentra el documento físico guardado, pero es una gran pérdida de tiempo, ya que la única forma de dar con él, es ir a buscarlo a una pequeña bodega, la cual contiene cajas y cajas con documentos desde Notas de Créditos, Facturas Electrónicas, Documentos de RRHH, Informes del Área de Despacho, etc.

Por lo cual debemos optimizar los tiempos, ya que debemos enviar documentos a la central de Agrosuper y esto nos resta tiempo.

B- Los Administrativos, Son los encargados de realizar, Solicitudes de Notas De Crédito, Facturas Sin Cargo, Re Facturaciones, Listado de Bono Pollos, Arqueos en Ruta, Informes a Rancagua, Notas de Débito, Notas de Crédito, Compensar Cheques en Cartera, Revisión de Cartolas Bancarias, Revisión de Documentos en Signature y Otros.

Trabajare arduamente en esta parte del Proyecto(sin dejar de trabajar en el otro cargo a mejorar), ya que mi cargo es Administrativo, y es donde el tiempo es muy valioso por todas las funciones que debemos realizar a la vez, la idea es llevar a cabo todas las tareas con la mayor rapidez y eficiencia posible.

Nuestro trabajo también es supervisado por nuestra casa Matriz Ubicada en Rancagua, es aquí donde nos autorizan y liberan las Notas de Crédito superiores a 200 mil pesos. Aquí también nos compensan las Facturas Sin Cargo, según el centro de costo que corresponda, les enviamos a la vez copias de todos los documentos.

Necesitamos optimizar nuestra Hora Hombre, buscar técnicas de trabajo y tecnología adecuada, para no tener que manejar tanto material físico.

El Proyecto parte con la idea de que cada Jefe Administrativo de Sucursal, tenga el poder de autorizar documentos sin tener que ser enviados a Rancagua. Ya que para mí es tener que hacer el trabajo dos veces, por ende perdemos tiempo, además debemos esperar en oportunidades hasta más de dos semanas una Liberación de alguna solicitud de Nota de Crédito o alguna Conciliación de alguna Factura sin Cargo en caso de Bloqueo de algún Cliente.

Por lo mismo es fundamental que con la venia de nuestro Jefe Administrativo, podamos realizar Liberaciones de Notas Crédito y podamos cerrar el proceso completo de estas, o de alguna factura que haya que compensar, sin la necesidad de enviar documentos a Rancagua.

Por otra parte se contratara más personal, para poder dividir las tareas mencionadas, ya que si vamos a realizar los procesos completos en la sucursal, debemos contar con un equipo más grande.

C- Control Documentarios, tiene el mayor desgaste físico, ya que estos son los encargados de guardar a diarios todos los documentos físicos, tantos como Facturas, Rendiciones, Re facturaciones y Otros.

Es uno de los puntos donde la mejora debe ser terminar con gran parte del material físico con el cual ellos trabajan a diario. Si es cierto que hay documentos que por ley deben quedar guardados por un periodo de tiempo, también hay otros documentos que pueden quedar guardados o respaldados en la tecnología, como por ejemplos escanearlos y guardarlos.

Contratar mayor personal el cual se dedique a solo escanear o guardar estos documentos.

Para esto se compraran también nuevas impresoras las cuales, serán mucho más rápidas para escanear de forma inmediata y de mayor capacidad.

D- Venta Móvil, Es el encargado de revisar las Epad e impresoras que manejan tanto los Pre ventas, como los Transportistas.

°Epad: es un aparato tecnológico, como un pequeño computador en el cual los vendedores generan las facturas, pueden ingresar pedidos, anular facturas e incluso pueden realizar llamadas a través de estas. Las facturas que se realizan en estas máquinas y son impresas en unas mini impresoras las cuales funcionan con bluetooth y se entrelazan con las Epad.

Es aquí donde la tecnología juega un rol fundamental en nuestra sucursal, ya que en muchas ocasiones las Epad fallan y tienen problemas, lo que significa una pérdida económica para nuestra empresa, ya que el vendedor no puede generar facturas, por ende no puede realizar ventas.

La solución será invertir en máquinas de mayor calidad, las cuales necesiten solo una revisión al mes, ya que las que hay en la actualidad si bien son modernas, no entregan un excelente servicio y son muy vulnerables. Con estas nuevas máquinas, los vendedores podrán generar sus pedidos y generar sus facturas sin el riesgo de perder la información. Lo más importante para la empresa es que se verán incrementadas las ventas.

Se deberá retroalimentar al Venta Móvil, a través de capacitaciones, para que este pueda manipular y conocer los procesos de las nuevas máquinas.

OBJETIVO GENERAL

El objetivo general para el proyecto Técnicas y Tecnología para una nueva Administración en Agrosuper, consiste en Analizar el área administrativa, Disminuir los tiempos de procesos mencionados y con la ayuda de la Tecnología, poder ahorrar espacio y documentos físicos los cuales quedaran respaldados en nuevos sistemas, los cuales serán de mucha utilidad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1.- Reducir el tiempo de los procesos administrativos, con nuevas técnicas de trabajo.

2.- Analizar la cartera de clientes para que no se encuentren bloqueados al momento que estos deseen realizar un pedido.

3.- Aumentar ventas móviles, a través de inversión en tecnología de calidad y segura.

4.- Enseñar la manipulación de la nueva tecnología, tanto al Venta Móvil, como a los Pre ventas y Transportistas. A través de capacitaciones.

5.- Asegurar y Concretar las ventas, con un buen análisis de clientes y con un buen uso de la tecnología por parte de los vendedores.

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