Filosofia De La Calidad

Sistema de sugerencias

El sistema de sugerencias es el proceso mediante el cual esas soluciones son comprendidas y adoptadas por la gerencia o dirección.

La creatividad y las sugerencias son una clase de mejora, y el número de sugerencias que da la gente es una indicación del deseo de mejorar de una empresa.

El sistema de sugerencias funciona como una parte integral del kaizen orientado a individuos, y hace énfasis en los beneficios de elevar el estado de ánimo mediante la participación positiva de los empleados. Los gerentes y supervisores deben inspirar y motivar a su personal a suministrar sugerencias, sin importar lo pequeña que sean. La meta primaria de este sistema es desarrollar empleados con mentalidad kaizen y autodisciplinados.

Los sistemas de sugerencias constituyen otro medio de hacer fluir todo el potencial de la empresa. Se trata de incitar a las personas a la aportación de ideas, que puedan suponer mejoras en aspectos como la calidad, la productividad, la seguridad o el bienestar en el entorno de trabajo.

Para que tengan éxito, los programas de sugerencias necesitan venderse internamente. Eventos especiales, publicidad, boletines internos y periódicos, juntamente con folletos promocionales precisos y vigorosos, son los ingredientes para mantener el sistema vivo y en buen funcionamiento. No hay que esperar que los sistemas sigan trabajando sin mantenimiento, revisión y nueva inspiración. Cumplidos estos ingredientes, los programas de sugerencias son un sistema muy valioso para cosechar ideas innovadoras.

El sistema de sugerencias es una parte integral del Kaizen orientado al individuo. La alta administración debe implantar un plan bien diseñado para asegurar que el sistema de sugerencias sea dinámico.

Además de hacer a los empleados conscientes del Kaizen, los sistemas de sugerencias proporcionan a los trabajadores la oportunidad de hablar con sus supervisores y entre ellos mismos. Al mismo tiempo, proporcionan la oportunidad de que la administración ayude a los trabajadores a tratar con los problemas. De este modo, las sugerencias son una oportunidad valiosa para la comunicación bidireccional tanto en el taller como para el autodesarrollo del trabajador.

Un sistema de sugerencias debe incluir:

1. Organización (responsables, equipos de evaluación…)

2. Objetivos

3. Compromiso de los máximos responsables (garantía de apoyo)

4. Definición de sugerencia

5. Diseño de hoja de sugerencias

6. Proceso de presentación y ejecución de sugerencias

7. Proceso de implantación de sugerencias

8. Sistema de comunicación (tablones, correos…)

9. Reconocimiento.

Organización

El sistema debe tener una cabeza visible que realice un seguimiento continuo y sea capaz de resolver conflictos. El “coordinador del sistema de sugerencias” debe contar con el apoyo de la Dirección y tener recursos suficientes para la tarea.

En ocasiones se crea un “comité de sugerencias” que se encarga de la gestión del sistema. Esto puede funcionar siempre y cuando su funcionamiento sea disciplinado y el sistema de sugerencias sea claramente responsabilidad de los miembros del equipo.

Objetivos

El objetivo general debe ser mejorar la competitividad de la compañía aprovechando el conocimiento y la implicación de todos sus empleados.

También se debe dejar claro este objetivo cada vez que pedimos una sugerencia para que el resultado no este orientado a otras áreas.

Compromiso de los máximos responsables (garantía de apoyo)

Los máximos responsables de la organización deben jugar un papel importante en la definición del sistema, de modo que es más fácil contar con ellos a la hora de asegurar su cumplimiento.

Por otra parte, también deben estar implicados en los reconocimientos.

Definición de sugerencia

Puede haber varias definiciones posibles, si bien ésta debe evitar que quejas o propuestas faltas de creatividad se traten como ideas creativas, ya que esto puede desanimar a aquellos que usan el sistema con propiedad y puede animar a otros a abusar de él.

Un ejemplo de definición de sugerencia podría ser:

• “Idea creativa claramente descrita que tiene como objetivo mejorar las condiciones actuales, que supone una ventaja económica y que no forma parte de las funciones del puesto de su autor.”

Diseño de la hoja de sugerencias

Una hoja de sugerencias debe invitar a escribir sobre ella. Debe ser simple.

A veces, el afán por recabar datos que permitan un registro eficiente hace que haya que rellenar innumerables datos; el límite depende de nosotros

Proceso de presentación y ejecución de sugerencias

En principio parece lógico que el proceso sea canalización à ejecución à seguimiento y evaluación à premio, pero también puede haber otros procesos.

En el sistema de Toyota no hay una presentación de sugerencias para su ejecución, sino para su evaluación.

El TPS sostiene que todo trabajador debe tener autonomía para idear y ejecutar sus propias mejoras, y que si necesita ayuda para realizar cualquiera de sus funciones (incluidas las mejoras) puede confiar en que la tendrá.

Extendido a las sugerencias, cuando el trabajador de Toyota realiza una mejora que él mismo ha ideado, no está sino cumpliendo con su trabajo; no espera a que la idea sea canalizada y si lo precisa recibe apoyo inmediato de su responsable directo. Cuando la sugerencia finalmente se canaliza ya está ejecutada, y lo único que queda es documentarla y evaluar posibles reconocimientos.

En la práctica

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