Ejecucion Y Evaluacion

Ejecución y evaluación de Proyecto.

Ejecución del proyecto.

Esta es la etapa de desarrollo del trabajo en sí. Esta etapa es responsabilidad del contratista, con la supervisión del cliente. Durante la ejecución del proyecto, se debe poner énfasis en la comunicación para tomar decisiones lo más rápido posible en caso de que surjan problemas. Así, es posible acelerar el proyecto estableciendo un plan de comunicación, por ej. a través de:

• El uso de un tablero que muestre gráficamente los resultados del proyecto, permitiendo que el director del proyecto arbitre en caso de variaciones.

• Un informe de progreso que permita a todas las personas involucradas en el proyecto estar informadas sobre las acciones en progreso y aquellas terminadas. Generalmente, "informar" incluye la preparación completa y la presentación de informes sobre las actividades.

Además, se deberán organizar regularmente (una vez por semana, preferentemente) reuniones para administrar el equipo del proyecto, es decir, discutir regularmente el progreso del proyecto y determinar las prioridades para las siguientes semanas.

¿Como ejecutarlo?

Antes de comenzar con la ejecución de un proyecto, es necesario tomarse el tiempo para desglosar el proyecto en tareas de manera que se pueda programar la ejecución de estas tareas y determinar los recursos que deben movilizarse. Las siguientes herramientas y métodos son los que generalmente se utilizan:

El cuadro de tareas, a veces denominado cuadro técnico del proyecto, que permite desglosar el proyecto en tareas elementales (listado de elementos).

• El método Pert permite organizar las tareas para optimizar su integración

• La tabla GANTT permite hacer una representación gráfica del desarrollo del proyecto y así determinar su progreso.

Es responsabilidad del contratista implementar los procedimientos que asegurarán la calidad del proyecto.

El éxito de un proyecto se basa en parámetros conocidos: concepción, planificación, recursos, equipo de trabajo, normas, supervisión y control de calidad y costos. Esto aplica en general a proyectos de cualquier naturaleza, ya sean ejecutados por el gobierno o por particulares.

Un proyecto debe estar bien concebido, es decir hay que tener claro que se persigue con el mismo y cuál es su alcance: por ejemplo construir 1000 casas para la clase media de un determinado tamaño.

Debe poseer un plan: por ejemplo el proyecto será ejecutado en tal sitio, en un periodo determinado y con un valor por vivienda de tanto.

Dividir el proyecto en partes más pequeñas y manejables es un inicio importante. Se puede empezar estableciendo las fases de trabajo. Cada fase debe ser planificada teniendo en cuenta cuatro documentos importantes:

1) La definición de las etapas (productos entregables) del proyecto

2) La estimación de los recursos, tiempos y costos especificados en un cronograma y un presupuesto

3) El análisis del riesgo detallado en un registro de riesgos

4) Las métricas de calidad especificadas en un plan de gestión de calidad.

El registro de riesgos incluye las oportunidades y amenazas que se presentan durante el proyecto, y debe ser actualizado permanentemente por el director. Por otro lado, las métricas de calidad son los indicadores de desempeño del proyecto y del producto (índices de desempeño de costos y tiempos, y el número de partes del proyecto defectuosos en relación con el número de partes producidos).

Debe tener recursos financieros disponibles: Por ejemplo un préstamo bancario, o un aporte presupuestario en caso de proyectos del gobierno, o un aporte financiero de los dueños del proyecto.

Debe tener unos procedimientos y normas de ejecución: Por ejemplo el proyecto será licitado pública o privadamente, será ejecutado por contratistas nacionales o extranjeros, los materiales que serán utilizados tendrán el siguiente origen etc.

Debe tener un equipo de trabajo dedicado exclusivamente a la realización, control y supervisión de las obras: por ejemplo un gerente del proyecto, un planificador, un contralor, un jefe de compras y un jefe de ordenación de pagos y claro un administrador de contratos, entre otros miembros del equipo de trabajo. Todos con experiencia reconocida en la materia. El equipo de trabajo debe tener claro a quien reporta y quien es responsable directo del proyecto.

La ausencia de cualquiera de estos parámetros originara retrasos, fallas de calidad, reclamos contractuales y por consiguiente un fracaso total o parcial del proyecto.

Defina claramente los objetivos del proyecto. No hay nada más saludable para un proyecto que la planeación concluya con una apropiada definición de objetivos, y que éstos sean dados a conocer oportunamente no sólo al equipo de trabajo, sino a todos los integrantes dentro de la organización.

2. Comprometa al equipo de trabajo en el proyecto. Las buenas intenciones no son suficientes durante la fase de ejecución de un proyecto. Las personas involucradas deben ejecutar. Horas de retraso en la ejecución de las actividades asignadas significan semanas de retraso en el proyecto global.

3. Asigne y motive a las personas clave. Un proyecto no requiere que se le asigne todo el recurso humano que labora en una organización; requiere más bien de personas clave con conocimientos sólidos acerca del negocio. Estas personas clave deben ser motivadas para lograr los resultados esperados.

4. Identifique a tiempo posibles fuentes de problemas. Pocos proyectos se ejecutan sin que surjan problemas en el camino. Es muy importante que como gerente de proyecto detecte lo más pronto posible aquellos esfuerzos que no están siendo encaminados a los fines del proyecto, y actúe en consecuencia. Esto evitará en buena medida pérdidas de esfuerzo.

5. Negocie con oportunidad y firmeza. Como gerente de proyecto debe negociar oportunamente y con gran firmeza para que la ejecución de actividades, en caso de desviaciones, retorne lo más pronto

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