EL SISTEMA ORGANIZACIÓN ELEMENTOS ESENCIALES DE LA ORGANIZACIÓN

[pic 1][pic 2][pic 3]

[pic 4]

[pic 5]

EL SISTEMA ORGANIZACIÓN

La organización es un proceso encaminado a lograr un fin, el cual fue previamente fijado en la fase de planeación. De este trabajo, se derivan las diversas actividades y recursos necesarios  para alcanzar los recursos necesarios y los objetivos deseados.

La organización reúne los recursos en una forma ordenada y da arreglo a los recursos humanos.

DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN

• Isaac Guzmán la define como: La coordinación de las actividades de los individuos que integran una empresa, con el propósito de obtener el máximo aprovecha-miento de los elementos, materiales, y humanos.
• Para George R. Terry es: El tic las funciones que se estiman necesarias, para lograr el objetivo es una indicación dela autoridad la responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.
• Y para Mario Sverdlick es: El proceso de estructurar o arreglar las partes que componen un organismo

ELEMENTOS ESENCIALES DE LA ORGANIZACIÓN

Las partes. Pueden considerarse como unidades trabajo-personas. Cada una de las cuales, se forma por las tareas que es necesario realizar y por las personas designadas para hacerlo.

Las relaciones. Tienen lugar como: el resultado de la importancia comparativa que se da a cada unidad orgánica, y  la operación de la persona que ejecuta estas tareas respectivas.

OBJETO DE LA ORGANIZACIÓN

EI objeto de la organización es hacer, que cada uno de los miembros conozca

"qué actividades son las que va a ejecutar. Cuando la asignación es definida, el logro del objetivo puede concentrarse en y existe el mínimo de malas  interpretaciones y de confusión respecto "a quién es el que va a hacer qué". Es más, pueden

Importancia

• Es de carácter continuo. Es decir, jamás se puede decir que ha terminado dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que lógicamente dunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización
• Es un medio a través del cual, se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
• Suministra la descripción de funciones, para que el personal pueda desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo. Evita la lentitud e Ineficiencia en las actividades, reduce tiempos y  costos -Incrementando la productividad.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar claramente: las funciones, y las obligaciones, las responsabilidades, la autoridad.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Existen dos formas de organización: la formal y la informal

Organización formal: Considera a la organización de manera estricta y hace referencia a la estructura planeada y representa un intento intencional por establecer patrones de relación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos de manera efectiva.

Es el resultado de decisiones explicitas y de naturaleza prescriptiva, la organización formal se puede representar mediante un organigrama y se incluye en los manuales de organización.

Organización informal: Se refiere a las interacciones del personal, que no están prescritas por la organización formal, es decir, se refiere a los aspectos del sistema de organización, que no están formalmente planeados, sino que surgen de manera espontánea de las actividades e interacciones de los participantes.

La organización formal es lenta en responder a las fuerzas externas, por lo que se desarrollan las relaciones informales, para manejar estos problemas. De esta manera, la organización informal puede ser adoptable y sirve para realizar funciones nuevas que no están prescritas por la organización formal.

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

La organización puede ser visualizada como un subsistema administrativo, ya que se refiere a un método de disposición de recursos humanos y materiales, que representan una forma eficaz de hacer las cosas eficientemente.

La acción de organizar, se hace necesaria a medida que deben coordinarse los esfuerzos de más y más personas, han de establecerse canales a través de los cuales pueden entenderse entre sí y relacionarse en la obtención consciente y sistemática de unos objetivos específicos.

El propósito del sistema de organización consiste en facilitar el logro de las metas del sistema administrativo, proporcionando un enfoque racional para el uso de los recursos organizacionales.

6. EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Podemos conceptualizar al proceso de organización como: una serie de pasos o etapas necesarias, para llevar a cabo la acción de organizar un organismo social.

La Importancia del proceso de organización radica en que implica equilibrio entre necesidades que tiene el organismo, tanto de estabilidad como de cambio. Por un lado la estructura de la empresa da los actos de sus miembros, estabilidad v contabilidad, que se necesitan para que una organización pueda avanzar de manera coherente hacia sus objetivos y planes.

A) División y especialización del trabajo

La mayoría de los organismos sociales están interesados en crear o proporcionar algo (bien o servicio) para uso de otros. Por lo tanto, al aumentar las actividades de un organismo o cuando se diversifica su acción, será necesario distribuir dichas actividades entre las personas idóneas, delegándoles con toda claridad y precisión, la responsabilidad y dotándoles de la autoridad correspondiente para su ejecución.

Por tanto, la división del trabajo requiere que las diferentes operaciones, se organicen de tal manera que haya posibilidad de al personal. Y es necesario que se establezcan normas de actuación, para las distintas personas o unidades administrativas que intervienen en la organización, fin de uniformidad en las

Ahora es necesario definir, qué se entiende por especialización: "Consiste en dividir la producción en varios pasos, y la responsabilidad de la terminación de ciertos pasos es asignada a individuos específicos".

B) Jerarquización

Un esfuerzo de organización son las relaciones jerárquicas. Estas se refieren a una cadena de mando. La organización se construye sobre la premisa de que el individuo que se encuentra en la parte superior, posee la mayor cantidad dc autoridad, y que la autoridad de los demás individuos se ve reducida de acuerdo a la posición relativa del individuo en el organigrama. Entre más baja sea la posición del individuo en el organigrama, menor será autoridad que posea.

Una definición sobre jerarquización, que nos dan los autores Munch y García “Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia".

La 'jerarquización viene a ser definición de la estructura del organismo, mediante el establecimiento de centros de decisión que se relacionen entre sí con precisión.

Los autores Munch y García, nos indican reglas para cuando se lleva cabo la jerarquización, y que son las siguientes:

• Los niveles jerárquicos establecidos, dentro de cualquier organismo social, deben ser las mínimas e indispensables.
• Se debe definir claramente el tipo de autoridad (Lineal, Funcional, Staff) de cada nivel.
• crecimiento de ia organización

Las proporciones de un orgamsmo, no siempre son las mismas, ya que es necesario crear nuevos puestos, nuevas funciones basadas en factores tales como: diversificación, la dispersión, las características de los productos o de los servicios, junto con las dimensiones que vaya tomando el organismo en general. Por tanto, hay dos tipos de crecimiento que experimenta toda organización.

a) Crecimiento Vertical. Existe cuando al aumentar las un jefe nombre nuevos auxiliares suyos, pero que siguen dependiendo directamente de él

b) Crecimiento Horizontal. Se da cuando se considera, que son va muv numerosos los auxiliares que tiene que supervisar un jefe, hace que dependan directamente de él sólo dos o más, y coloca bajo la supervisión inmediata de éstos, a todos los demás.

C) Departamentalización

La departamentalización se logra mediante una división orgánica, que permite al organismo desempeñar con eficiencia sus diversas actividades. "La división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud"

1. Secuencia de la departamentalización:

En el proceso de departamentalizar, sigue una secuencia de acciones, que son.

1. Listar todas las funciones del organismo social.
2. Clasificar las funciones.
3. Agrupar las funciones, según un orden jerárquico.
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departa. mento, deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas del organismo, y de las funciones involucradas.

b) Fijación de autoridad-responsabilidad y obligación

Si a los administradores se les asignan responsabilidades, para realizar determinadas tareas, debe dárseles también la autoridad correspondiente para llevarlas a cabo. La legitimación de la autoridad de una fuente central, establece que el superior "tiene el derecho de mandar a alguien más y la persona subordinada tiene la obligación de obedecer las órdenes"

Se define a la "Autoridad" como: "La facultad o derecho para tomar decisiones que produzcan efectos". La responsabilidad se relaciona con el flujo de autoridad y obligaciones.

...