Funcion De Los Auditores

La organización de un equipo auditor requiere de un orden jerárquico que garantice el flujo de la información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes.

Esta división del trabajo posibilita que los miembros del equipo en sus diferentes posiciones, puedan emplear correctamente su potencial y propicia la apropiada conjunción de conocimientos y criterios para aplicar la auditoría de manera objetiva y sistemática, conforme a las circunstancias que prevalecen en cada etapa, reduciendo el margen de error y el riesgo de ocasionar retrasos innecesarios.

ESTRUCTURA

La formación del equipo tiene que llevarse a cabo de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategia de la auditoría.

A partir de esto, es necesario que las personas, técnicos y profesionales que se incorporen, tengan una clara definición del papel que se les ha encomendado, por ello es imprescindible determinar la función que desempeñarán en el estudio.

La división del trabajo en relación con las funciones que tienen que cumplir, se lleva a cabo considerando los siguientes puestos:

Coordinador General.

Líder de proyecto.

Asistente o analista de proyecto.

Características del Coordinador General

Como responsable de la auditoria es necesario que sea poseedor de una gran experiencia en la materia, la cual puede derivarse de su formación académica y/o profesional, así como de su trayectoria y orientación personal.

El potencial de su participación puede ser más significativo si su experiencia laboral proviene del conocimiento de ésta clase de esfuerzos en instituciones públicas y privadas, aunque no es un requisito indispensable.

El asumir la dirección de una auditoria administrativa conlleva no sólo la responsabilidad de tener la capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan, sino al de mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes.

Su presencia debe constituir una base de confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visión, el dominio de la técnica, respaldo moral y liderazgo, traducida en el logro de avances, coordinación de esfuerzos, espíritu de lucha, creatividad y actitud constructiva.

Características del Líder de Proyecto

En su carácter de enlace entre el coordinador general, el personal destacado en la auditoria, la organización y entorno, el líder representa el eslabón clave para que los objetivos, programa y estrategias propuestas sean susceptibles de alcanzarse.

Su personalidad tiene que conjuntar una personalidad tranquila, mesurada, negociadora, analítica y motivadora, capaz de hacer que las cosas sucedan y sucedan bien.

Por su función su trabajo es un tanto cuanto más operativo, ya que, aunque tiene la percepción de conjunto del proyecto, tiene la obligación de cumplir con:

-Las líneas de acción de la coordinación general.

-Acatar las directrices de los niveles de decisión de la organización.

-Conciliar enfoques, puntos de vista y observaciones.

-Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el programa de auditoria.

-Vigilar que las fases y tiempos programados se cumplan.

Aclarar dudas.

-Recabar y resolver observaciones.

-Mantener el nivel de desempeño convenido.

-Adicionalmente, esta obligado a motivar a los auditores, para que se reafirme en todo momento el espíritu de equipo y se puedan obtener los resultados esperados en condiciones óptimas.

Características del Asistente o Analista de Proyecto

Como personal de primera línea, es el responsable de atender directamente a todo el personal que, de una u otra manera, interviene en la auditoria, además de ser quien va a manejar directamente los papeles de trabajo que contienen los hallazgos, evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas que consoliden la aplicación de la auditoria.

Por ésta razón, debe de ser capaz de:

§ Acatar instrucciones con precisión.

§ Actuar en forma prudente y tranquila.

§ Ser cordial pero firme en sus decisiones.

§ Disciplinado para cumplir con sus obligaciones a tiempo.

§ Solidario con sus compañeros de equipo.

§ Ordenado con sus papeles de trabajo.

§ Objetivo en la detección de hallazgos para soportar las evidencias.

§ Ser preciso en sus observaciones.

Debido a su posición, de el depende en gran medida el evitar crear falsas expectativas o información que propicie corrientes de opinión controvertidas, que puedan constituirse en factores de dilación u obstáculos para el logro de resultados.

FUNCIONES GENERALES.

Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el equipo cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización.

Las funciones tipo del equipo auditor son:

• Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.

• Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.

• Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.

• Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.

• Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.

• Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.

• Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.

• Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas

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