ORGANIZACION Y METODOS..

IUIT DE LOS LLANOS-VALLE DE LA PASCUA

UNIDAD CURRICULAR: ORGANIZACION Y MÉTODOS

ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN

Unidad II

Facilitadora: Lic. María Elena Rivas Núñez

FUNCION GERENCIAL DE ORGANIZACIÓN Y METODOS:

FUNCION GERENCIAL:

Es aquella que consiste en la labor de un tipo de empleo que es responsable de la obtención de objetivo que exige los esfuerzos de otros es decir que cumpla con las funciones administrativas.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS:

PREVISIÓN: Anticipar cualquier tipo de error en un proceso ante de que éste se ponga en marcha con la intención de controlarlo más adecuadamente.

PLANIFICACIÓN: Consiste en establecer metas y desarrollar estrategias, políticas, procedimientos o programas para garantizar la ejecución de las actividades.

ORGANIZACIÓN: Permite agrupar actividades, establecer estructuras organizacionales y procedimientos que garanticen la ejecución de las actividades

COORDINACIÓN: Funciones de dirección que comprenden un grupo de actividades entre las que cabe señalar las de planificación, dirección y control

DIRECCION: Acción de planificar. Coordinar y dirigir las actividades de una organización

EJECUCIÓN: Esta función abarca los aspectos de relaciones interpersonales en la organización por lo que el liderazgo, guía y motivación del personal son sus aspectos fundamentales.

COMUNICACIÓN: Es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla.

MOTIVACIÓN: Estímulo que activa ciertas respuestas en una persona.

SUPERVISIÓN es la observación regular y el registro de las actividades que se llevan a cabo en un proyecto o programa. Es un proceso de recogida rutinaria de información sobre todos los aspectos del proyecto.

CONTROL: Mide el rendimiento con relación a las metas y objetivos planteados, desarrolla los procedimientos convenientes para realizar el ajuste o correctivo necesario.

MEDICIÓN: Es el resultado de la comparación cuantitativa de una variable de un fenómeno o situación con un patrón pre-establecido, el cual debe ser estable, reproducible y universalmente conocido y aceptado.

DEFINICION DE:

ORGANIZACIÓN:

Una organización se define como una coordinación racional de actividades de un grupo de personas con el propósito de alcanzar algún objetivo específico.

METODOS

Son todos los procedimientos que se emplean para alcanzar un determinado fin o meta.

ORGANIZACIÓN Y METODOS

1. Organización y Métodos conocida como la O y M, es una función especializada cuya finalidad consiste en aumentar la eficacia y la rentabilidad de los procesos burocráticos, así como el control dentro de una empresa. Ello se consigue mediante el estudio y el perfeccionamiento de la estructura organizativa de los trámites y métodos administrativos en vigor. Generalmente se insiste más en los métodos que en la estructura organizativa.

2. Es una función especializada concerniente a la aplicación de métodos científicos, el uso de la experiencia y un toque de imaginación para solucionar problemas administrativos.

3. Es una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados

4. El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración pública

5. De esta manera, el término de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la organización como la función que se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo: determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización.

6. Además, se aplica en administración pública con el fin de obtener un mejor rendimiento de los recursos destinados a la prestación de servicios.

7. La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los métodos deben ser acordes con la organización y ésta con los métodos aplicados. Una variación en la organización ocasiona una variación en los métodos y, a la inversa, un cambio en los métodos provoca cambios en la estructura orgánica. El método permite descubrir cuáles son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz.

FINALIDAD

La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.

Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

IMPORTANCIA

El estudio científico del trabajo, que aplica la técnica analítica al proceso de producción con el fin de simplificar y reducir el coste de las operaciones singulares para mejorar los métodos de transformación y tratar de lograr un mejor aprovechamiento de los recursos.

La función de O y M. Tiene la misma finalidad en el ámbito administrativo de la empresa que el estudio científico del trabajo en el ámbito de la fabricación.

PROPÓSITO

Proveer un servicio de consultoría a la gerencia y el del control y eficiencia del trabajo de oficina en cualquier parte de la organización

LAS UNIDADES DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS SE CREAN EN CADA DEPENDENCIA Y OBEDECEN A DOS OBJETIVOS FUNDAMENTALES:

1. Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.

2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

VENTAJAS

La O y M posee muchas ventajas pero podemos considerar la principal que tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza.

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las facultades críticas, es decir, pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello.

FUNCIONES:

El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.

3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.

4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación.

5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.

6. Dictamen, asesoramiento

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