ACTA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

VICEMINISTERIO DE SERVICIOS, LOGISTICA Y PERSONAL

DIRECCIÓN GENERAL DE EMPRESAS Y SERVICIOS

SERVICIO DESCONCENTRADO OCAMAR

ACTA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

        En Maiquetía, Estado Vargas, a los 20 días del mes de julio del año 2016 se elabora acta interna de funciones y alcances del Área de compras, con el fin de ampliar conocimientos del estado y situación del área.

        FUNCIONES DEL AREA:

1. Elaborar y coordinar el cumplimiento del Plan Anual de Compras.
2. Rendición de las compras al Registro Nacional de Contrataciones.
3. Verificar que se cumplan los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas para el proceso de compras, bienes y suministros.
4. Verificar los expedientes y que los mismos cumplan el procedimiento legal establecido para el proceso de pago de acuerdo a la normativa legal vigente.
5. Llevar el control del registro de proveedores y el archivo de expedientes de proveedores identificados y actualizados.

1. Ordenes de Compras y Servicios.

Dirigir, coordinar, analizar y comprar, los requerimientos solicitados por el personal interno así como los externos, realizando un seguimiento a las compras desde el momento de su requerimiento al proveedor hasta el pago del mismo.

ACTIVIDADES DEL ÁREA ACTUALES:

COMO DEBEN SER ARMADO LOS EXPEDIENTE.

1. El expediente nace de un Requerimiento, el cual debe contener la instrucción.
2. Realizar el Presupuesto Base para el análisis de las cotizaciones antes de la adquisición de bienes, prestación de servicios o ejecución de obras, para analizarlos con el presupuesto que nos envían los proveedores, posterior aprobación.
3. Corroborar documentación de los proveedores, tanto en el archivo interno como en el registro nacional de contratista (objeto, RNC, solvencia).
4. Levantar acta de inicio de conformidad de la calificación de las empresas.
5. Proceder a realizar la consulta de precio con al menos tres (3) cotizaciones de acuerdo a la normativa legal vigente.
6. Luego de evaluada las ofertas montar la orden de compra o servicio, remitirla al departamento de presupuesto y control interno.
7. Notificar a al proveedor luego de autorizada la adjudicación y la orden firmada por la Directora de Ocamar y todos los involucrados al proveedor beneficiado de la consulta de precio.
8. En el momento que el proveedor entrega el material, se debe tomar en cuenta: nota de entrega, fotografía de la entrega, Acta de Apoyo o Donación según sea el caso, cedula de identidad de la persona que recibe, todo esto deben estar firmado y sellado por ambas partes y con sello húmedo de la empresa, así mismo la orden debe estar firmada y sellada por el proveedor.
9. Verificación de la factura que cumpla con todo lo exigido por el seniat, como numero de factura, numero de control, fecha con sus seis dígitos, imprenta, Rif de la empresa contratante, monto tanto en número como en letra.
10. La factura debe ser original y debe estar Recepcionada tanto por la empresa como por el proveedor.
11. El expediente debe contener, nota de entrega para bienes, acta de inicio y terminación y/o acta de aceptación del servicio.
12. Armado el expediente y verificado que cumpla con todo los requerimientos debe relacionarse y pasar al departamento de control interno, para su evaluación en cuanto al fondo y forma de la contratación.
13.  Luego del correspondiente análisis realizado por control interno, se procede a pasar para ordenación de pago.

nota importante: todos los expedientes deben estar debidamente conformados, para poder realizar el trámite ante ordenación de pago).

1. Estar en constante seguimiento con el expediente hasta tanto sea cancelado al proveedor.

ELABORACION DE DIFERENTES REPORTES SOLICITADOS.

1. Reportes de apoyos a los diferentes entes gubernamentales.
2. Reportes de órdenes de compras o servicios, emitidas aprobadas, comprometidas procesadas.
3. Reporte por proveedores
4. Reportes por años por semestres.

SOLVENCIAS DEL REGISTRO NACIONAL DE CONTRATISTA.

1. Emitir bajo el sistema SIGESP y bajarlo al Excel los reportes de órdenes de compras o servicios comprometidas, de aquellos proveedores que solicitan LA EVALUACION DE DESEMPEÑO DE CONTRATISTA.

1. CONTROL DE GESTION.

        Realizar diariamente cuadro de gestión de control de las actividades a realizarse de todas aquellas solicitudes tanto internas como externas, y entregar a cada comprador para el debido proceso de adquisición de materiales o servicios, el cual será reportado semanalmente. Así como aquellos pagos que por su statu se deben realizar otro tipo de procedimiento. Solicitud de materiales para los diferentes departamentos entre otros.

SOLICITUD DE PASAJES AEREOS Y HOSPEDAJES.

1. Coordinar y controlar con las agencias de viajes como el hospedaje del personal que amerita venir de comisión y necesita los servicios, así como el pago oportuno de estos servicios.

ARCHIVO.

1. Organizar y llevar el control interno del archivo de las comunicaciones internas como externas, ordenes de compras y servicios, apertura de carpetas para nuevos proveedores y aquellas que sean solicitadas por el jefe del departamento.

        MATRIZFODA DE LA OFICINA DE COMPRA.

FORTALEZAS:

• Personal Profesional Calificado.
• Trabajo en equipo.
• Buen Ambiente Laboral.
• Equipos de Computación Actualizados.

OPORTUNIDADES:

1.- Apoyo recibido por parte de las áreas de Ordenación de Pago, habilitado, y Presupuesto para el buen desenvolvimiento y rapidez en los pagos a proveedores.

2.- Talleres de mejoramiento en cuanto al reglamento exigido por el registro nacional de contrataciones, con la finalidad que el profesional se perfeccione para buscar su crecimiento personal y profesional.

3.- Avance de tecnología destinada al mejoramiento de las actividades del sector público.

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