ACTIVIDAD 1. COMUNICACIÓN INTERNA Y DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

COMUNICACIÓN INTERNA

Definición

Es una de las principales actividades de la organización, pues mediante esos procesos se coordinan las acciones fundamentales que le dan sentido a la organización, se ejecutan tareas, se realizan cambios, se orientan las conductas interpersonales, y se construyen valores de la cultura organizacional

Importancia

Siendo un factor de participación, ayuda a la integración, motivación y desarrollo personal y grupal, ayudando a las iniciativas y promoviendo la creatividad.

El manejo correcto de la comunicación interna deberá cubrir las necesidades que presenten los miembros de la organización con relación a la comunicación

Clasificación

Descendente

Ascendente

Horizontal

Informal

Este tipo de comunicación inicia desde los altos mandos y desciende a los cargos más bajos de la organización. Se caracteriza por ser una comunicación específica ya que la información que contiene está hecha para la ejecución de ideas y objetivos, oculta datos relacionados con la organización (no hay información extra, solamente la necesaria para realizar la tarea).

Se considera una herramienta que ayuda a conocer los problemas de la organización, permite a los empleados participar en la solución de problemas así como quejarse o manifestar su descontento

Se caracteriza por el trabajo en equipo con el objetivo de aumentar la interacción, trayendo como beneficio la coordinación positiva de los empleados, un clima social efectivo, ayuda a satisfacer, conocer e identificar las necesidades sociales y autorrealización personal y ayuda a conseguir una organización más innovadora

Las comunicaciones informales pueden traer beneficios a las personas involucradas y de igual manera pueden ser útiles a la organización. Entre sus principales consecuencias se encuentran, la mala recepción de la información debido a la mala presentación del emisor, la rapidez con la que circula y que muchas veces es una gran audiencia la que recibe la información y que suelen ser muy manipulables y reales para las personas

Fases de la comunicación

1. El primer paso, la condición inexcusable, es conseguir un firme compromiso de la alta dirección
2. Realización de un diagnóstico de la situación de comunicación en la organización. Los planes de comunicación deben basarse en una auditoría de comunicación y no en la intuición o en los gustos del equipo directivo.
3. Diseño del Plan: definición de objetivos, selección de medios, planificación de acciones, temporalización, establecimiento de mecanismos y procedimientos para el seguimiento durante y al final de la implementación.
4. Estrategia de comunicación, sensibilización y negociación. Es necesario sensibilizar, mentalizar y formar en comunicación a los empleados de todos los niveles para que tomen conciencia de su importancia.
5. Implantación y seguimiento. La implantación debe ir acompañada de un sistema de seguimiento y retroalimentación constante para identificar las desviaciones a los objetivos y sus causas y poder diseñar acciones correctoras.

DOCUMENTOS DESCRIPTIVOS

Recomendaciones para redacción.

• Identificar a quien va dirigido para saber cómo voy a realizarlos y el tema que voy a exponer.
• Hacer notas sobre nuestro objetivo para asegurarnos que se ajusta las necesidades del público.
• Conocer el objetivo de nuestro texto.
• Realizar anotaciones antes de iniciar el texto ayuda a identificar objetivos.
• Decidir la estructura del texto para que la comprensión del texto sea la correcta.
• Colocar títulos que atraigan al lector.
• Observar ejemplos de textos similares para no perdernos al momento de redactar el nuestro.
• Utilizar “jerga técnica” y asegurarnos que la redacción es coherente.
• Utilizar voz activa ya que atrae más a los públicos.
• Usar verbos precisos hace que los lectores imaginen la información como si ellos fueran los protagonistas.
• De igual manera colocar nombres precisos para que el lector obtenga una imagen más clara y precisa que lo trato de decir.
• Antes de publicar o presentar necesitamos probar la eficacia del texto

Tipos de redacción.

Redacción formal

Redacción académica

Redacción literaria

Redacción técnica

Es aquella empleada en los documentos, notas de diversa índole, currículos, y otros escritos de uso frecuente en los lugares de trabajo y otros ámbitos similares

Es aquella cuyos textos se caracterizan por describir una información en forma sistemática y lógica. Es propia del ambiente científico y universitario.

Es la que tiene por finalidad la expresión artística a través del lenguaje escrito. Una obra literaria.

Los textos de este tipo de redacción se caracterizan por poseer un lenguaje y una estructura de redacción exclusiva del ámbito científico al cual pertenecen.

Tipos de documentos administrativos

Oficio:

Es de carácter oficial y se ocupa principalmente en los organismos del sector público y en algunos casos en instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas independientes del estado. Se utiliza entre autoridades de más alta jerarquía

Solicitud:

Es un documento que va dirigido a un organismo público con la finalidad de pedir algo después de exponer o reclamar sus motivos. Se redacta en una hoja A4 y se acompaña de requisitos que solicitan las instituciones y estos pueden ser (recibos, constancias, fotografías, etc.)

Memorando:

Utilizado en organismos del estado y sector privado gracias a que es flexible, practico, breve y directo. El oficio y el memorando son los documentos más utilizados en el sector privado.

Carta:

Es de carácter privado, se utiliza en entidades que no dependen del estado y entre personas naturales y tienen por objetivo tratar asuntos de interés común.

• Carta Simple: Solo hay un destinatario.
• Carta Circular: Más de un destinatario.
• Carta Comercial: Usada en las empresas para asuntos comerciales.
• Carta Notarial: La firma del remitente está apoyada con la firma de un notario público.
• Carta Familiar: Contiene intereses familiares.
• Carta Poder: Es necesario el apoyo de una carta notarial ya que puede existir el caso de necesitar apoyo de un notario.
• Carta con Carácter de Declaración Jurada: Se presenta a entidades del sector público para cumplir exigencias legales.
• Carta-Solicitud de Empleo: Documento mixto (su forma es de carta pero el contenido es de solicitud). Puede ser dirigida a una empresa pública para solicitar la consideración de una plaza de empleo

Informe:

Se utiliza para dar a conocer el avance o la terminación de una acción que se encomendó o la información de hechos de interés. Un ejemplo sería un trabajador de una tienda cuando presenta los avances sobre las ventas en el último mes.

• Informe Ordinario: Lo utilizan los empleados para informar a sus superiores el avance de trabajos. Proporciona porcentajes y condiciones en las que se ejecutaran las acciones. Toda información deberá ser fría, objetiva e imparcial.
• Informe Extraordinario. Lo utilizan las personas que desempeñan un cargo para comunicar sus superiores asuntos relacionados con el trabajo.
• Informe Técnico: Informa el cumplimiento de las acciones y lo utilizan los especialistas. Solo se redacta cuando es solicitado. Es de suma importancia para la toma de decisiones.

Contrato:

Contiene acuerdos entre dos o más personas para crear, medir, modificar o dar por terminada una relación jurídica. Es de carácter obligatorio ya que responde a la voluntad de ambas partes.

Curriculum Vite:

Es un documento que presenta información personal proporcionada por la misma persona y que considera son identificadores de sus capacidades. La redacción depende de a dónde y a quien va dirigido. Es un documento básico que ayuda a todas aquellas personas que quieren aplicar en un empleo.