ANÁLISIS Y RECOMENDACIONES DE CONTROL AL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ASISTENCIA

ANÁLISIS Y RECOMENDACIONES DE CONTROL AL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ASISTENCIA

I. FUNCIONALES

Situación: En el ámbito de control se observa que entre las funcionarias no existe una separación de funciones en aspectos operativos, lo que no genera conflictos dadas las características personales de cada una, pero ante situaciones límites podría generar alguna contingencia.

Se recomienda: Analizar cada una de las funciones y establecer claramente una adecuada distribución de tareas y responsabilidades, teniéndose adecuadas separaciones de funciones.

Comentario: Actualmente el personal (3) que participa en el Proceso de registro y control de asistencia de la UCSH es pequeño por lo que las contingencias que se generan en este ámbito no son notorias o pasan desapercibidas, pero a futuro podrían generar algún tipo de conflicto no deseado.

Situación: En el ámbito de control se observa que existen contradicciones respecto a la existencias de falencias en el sistema automatizado, las cuales si bien se reconocen no se especifican causas, responsabilidades y posibles soluciones. A la vez se asume en forma diferente las rigurosidades que deben tener los medios de comunicaciones formales e informales de este proceso.

Se recomienda: Establecer un (a) responsable directo de efectuar seguimiento y control al sistema automatizado de apoyo, siendo esta persona quien canalice, a través de canales formales, las inquietudes, solicitudes y requerimientos de corrección.

Necesariamente debe ser una persona del área receptora del servicio (RRHH).

Comentario: Muy relacionado con la necesidad de una adecuada separación de funciones, estando esto dentro del ámbito de asignación de responsabilidades específicas, no repetidas y con el establecimiento de formalidades operacionales.

II. OPERATIVOS

Situación: En el ámbito de control se observa que en el proceso de registro y control de asistencia no existe un manual que contenga objetivos, descripción del proceso, horarios, entre otras, por lo cual limita el conocimiento de los trabajadores. Además no cuentan con una vía de reclamos y/o sugerencias formales a los cuales puedan tener acceso todos los trabajadores que utilicen este proceso, por ende al no existir estas vías formales, los trabajadores se encuentran en la obligación de solicitar ayuda, reclamos o sugerencias por vías informales, ya sea teléfono y/o correo electrónico (de cada trabajadora). No se establecen tiempos mínimos de respuesta.

Las trabajadoras encargadas de este proceso no logran manejar la misma información relevante (métodos alternativos, quejas, inconvenientes).

Se recomienda: Elaborar un manual que contenga objetivos, descripción del proceso, horarios y procedimientos específicos ante situaciones de contingencia u operativas que involucre al proceso de registro y control de asistencia, con delimitaciones de tiempos y oportunidades (tiempo respuesta – implementación de cambios y/o soluciones).

Comentario: Contrario a lo que comúnmente se tiende a creer, un ambiente controlado y normado es un espacio de trabajo y desarrollo agradable, fluido y altamente productivo.

Situación: En el proceso de registro y control de asistencia no se lleva un orden del horario de colación de cada trabajador, perjudicando así un adecuado control de este. No existe establecido turnos ni procedimientos al respecto.

Se recomienda: Establecer un sistema de turnos por área, función y estamento de la universidad, ordenando con ello los horarios de colación oficiales, quedando el uso de otros horarios o alternativos, bajo un procedimiento de autorización informado.

Comentario: Aparte de ordenar una actividad no normada en la actualidad, otorga elementos básicos de seguimiento y control

Situación: Se acepta que una jefatura directa informe alguna situación especial relacionada con el ingreso o salida de un trabajador, no estando este procedimiento claro ni establecido.

Se recomienda: Incorporar en el Manual sugerido anteriormente, la incorporación de procedimientos formales en este ámbito.

Comentario: Regulariza procedimientos y contribuye a lograr un ambiente ordenado y normado en cuanto a procedimientos ante situaciones que son reiterativas.

Situación: En el ámbito de control se observa que la falla de registro de huella por parte del trabajador en el reloj controlador, se debe realizar llamadas telefónicas al área de gestión de personas, con el deseo de la solución a su inconveniente.

En caso de que el trabajador necesite ayuda para solucionar un problema, dejar un reclamo o sugerencia a este proceso, envía un correo electrónico al mail de algunas de las tres trabajadoras. Este proceso no es informado a diferentes autoridades de la universidad.

Se recomienda: Incorporar procedimientos formales para la comunicación y registro de estas situaciones, evitando así ambigüedades y ausencia de registro oficial.

Comentario: Cabe lo anterior dentro de ámbitos transversales ya mencionados, que involucran segregación de funciones y responsabilidades, establecimiento de procedimientos formales y seguimiento, solución y control de situaciones que hoy se tratan como excepcionales pero que la mayoría de ellas caben dentro de lo casi cotidiano.

Situación: En el ámbito de control se observa que el reloj controlador no cumple con las expectativas operacionales, ya que se presentan inconvenientes en el registro de huella, lo cual provoca reclamos por parte de los trabajadores participes de este proceso.

Se recomienda: Se debe revisar y proponer medidas que las eliminen o al menos las controlen, especialmente con procedimientos nuevos y/o alternativos

Comentario: Si se ha optado por un sistema tecnológico para el registro y control de asistencia, este debe ser eficiente y no presentar fallas reiteradas. Se debe revisar el contrato y/o situación con el proveedor y evaluar alternativas que impliquen desde su reemplazo hasta adecuadas y periódicas mantenciones.

La tecnología nos otorga herramientas y procedimientos facilitadores de los procesos, pero los errores y deficiencias de ella generalmente ocasionan reiteración del error, a veces oculto y multiplicado.

III. ÍNTERRELACIONES

Situación: En el ámbito de control se observa que existe relación e ínter dependencia directa con otras áreas y funciones de la unidad de recursos Humanos, específicamente afecta a los procedimientos de cálculo y determinación de vacaciones, licencias medicas (incluye docentes) e inasistencias sin justificación por parte de los trabajadores.

Se recomienda: Adecuada coordinación ínter procesos del área de RRHH.

Comentario: Si bien esta coordinación existe, esta es facilitada por funcionar los distintos procesos internos colindantes físicamente por lo que es recomendable establecerlos oficialmente previendo situación que pudieran darse a futuro ante una separación física de los mismos.

Situación: En el ámbito de control se observa que el área de Recursos Humanos de la Universidad Católica Silva Henríquez se relaciona de con el área de informática, ya que ante cualquier falla del reloj controlador, se le debe informar de manera inmediata al área de informática, generando dependencias para el registro adecuado de la asistencia.

Se recomienda: Establecer claramente las responsabilidades operacionales sobre el sistema de registro y control de asistencia, dejando a informática como contraparte ante los proveedores externos del sistema.

Comentario: El área de informática, así mismo como el resto de las áreas funcionales de la institución, debe ser un proveedor de servicios internos eficientes y adecuados, debiendo además cautelar que los proveedores de su ámbito respondan a las expectativas y requerimientos de las diferentes unidades usuarias.

IV. INTEGRIDAD

Situación: En el ámbito de control se observa que se realizan evaluaciones por parte del área de Recursos Humanos y área de informática, para lograr así un óptimo control del proceso de asistencia. No se logra saber con certeza si estas evaluaciones se realizan periódicamente.

Se recomienda: Oficializar la realización de las evaluaciones considerando una adecuada planificación de las mismas.

Comentario: La planificaciones son base de los procesos de administración y gestión por tanto estas deben obedecer a necesidades y siempre existir, obviamente para ser cumplidas.

Situación: En el ámbito de control se observa que tienen un proceso automatizado, con un programa establecido el cual permite visualizar y revisar el registro de asistencia.

Se recomienda: A través de este programa e incorporando la participación de personal especializado en el área de Recursos Humanos, se puede llevar a cabo el protocolo de inasistencia por parte del trabajador.

Comentario: Los programas automatizados no sólo deben cumplir con la función operativa establecida en su concepción sino que deben ser a la vez facilitadores de las tareas de auditoría y control.

Situación: No se pudo constatar programa de mantenimiento de los sistemas de apoyo (Software y reloj control) ni responsable directo de ello.

Se recomienda: Establecer, si no existe un programa de mantención con designación de unidad y persona específica responsable

Comentario: si bien no se pudo constatar, es común que las instituciones adquieran sistemas y software de apoyo y no se relacione estos, ya sea en forma paralela o vía contrato, con acciones de mantención y/o actualización.

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